Whistleblowerordning
Få hjælp til at etablere PeopleSuite Whistleblower eller udvikle jeres eksisterende ordning med tydelige procedurer, ansvar og kommunikation.
Kontakt Strategisk HR
Whistleblowerordning med trygge rammer og tydelig opfølgning
En whistleblowerordning skal gøre det muligt at indberette alvorlige forhold på en fortrolig og troværdig måde.
Vi hjælper jer med at etablere PeopleSuite Whistleblower eller gennemgå og udvikle en eksisterende løsning. Fra den digitale indberetningskanal og whistleblowerpolitikken til ansvar, procedurer, kommunikation og opfølgning.
Pris
| Forløb | Pris – DKK |
|---|---|
| Whistblower software | 10,- (pr. medarbejder / mdr)* |
| Opsætning af PeopleSuite Whistleblower | 4.995,- |
| Løbende feedback | ofte som fast HR-Partner |
* max betaling er for 149 ansatte
Dette leverer vi:
Vi hjælper med både den tekniske løsning og de organisatoriske rammer, der skal få whistleblowerordningen til at fungere i praksis.
- Opsætning og tilpasning af PeopleSuite Whistleblower
- Dialog om Whistleblowerpolitik, procedurer og tydelig ansvarsfordeling
- Gennemgang og eksisterende ordning
- Dialog om kommunikation og introduktion til medarbejdere og ansvarlige
Hvem skal have en whistleblowerordning?
Private og offentlige arbejdspladser med 50 eller flere ansatte skal som udgangspunkt have en intern whistleblowerordning. For private arbejdspladser knytter kravet sig som udgangspunkt til den juridiske enhed med eget CVR-nummer. Der kan desuden gælde særlige krav i sektorspecifik lovgivning, også for virksomheder med færre end 50 ansatte.
Virksomheder med færre end 50 ansatte kan også vælge at etablere en frivillig ordning. Det kan eksempelvis være relevant, når virksomheden:
- ønsker en tydelig kanal til alvorlige forhold
- arbejder med offentlige kunder eller større leverandørkæder
- har aktiviteter med særlige compliance-risici
- ønsker at styrke governance og ansvarlighed
- vil skabe ensartede rammer på tværs af en koncern
En frivillig ordning skal også være tydeligt beskrevet og håndteres ansvarligt. Det er derfor vigtigt at afklare, hvilke regler og beskyttelser der gælder for den konkrete løsning.
Whisteblower fakta
Whistleblowerordningen skal som minimum være tilgængelig for virksomhedens arbejdstagere. Det omfatter blandt andet fuldtidsansatte, deltidsansatte, tidsbegrænset ansatte og vikarer.
Virksomheden kan vælge at gøre ordningen tilgængelig for en bredere kreds, eksempelvis:
- tidligere medarbejdere
- jobansøgere
- praktikanter og frivillige
- selvstændige samarbejdspartnere
- leverandører og underleverandører
- medlemmer af direktion og bestyrelse
- aktionærer
Det bør fremgå tydeligt af whistleblowerpolitikken, hvem der kan anvende den interne ordning. Personkredsen skal passe til virksomhedens organisering og de relationer, hvor alvorlige forhold kan blive opdaget.
Whistleblowerordningen er beregnet til oplysninger om overtrædelser af bestemte områder af EU-retten samt alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold.
Det kan eksempelvis være oplysninger om eller rimelig mistanke om:
- bestikkelse, bedrageri og økonomisk kriminalitet
- misbrug af midler eller alvorlige uregelmæssigheder
- grove overtrædelser af sikkerheds- eller miljøregler
- alvorlige brud på persondata- eller informationssikkerheden
- alvorlig chikane eller andre grove personrelaterede forhold
- overtrædelser inden for offentligt udbud, produktsikkerhed eller forbrugerbeskyttelse
- forsøg på at skjule alvorlige overtrædelser
Ordningen kan også omfatte potentielle overtrædelser, som med stor sandsynlighed vil finde sted. Det er whistleblowerenheden, der i den enkelte sag skal vurdere, om indberetningen er omfattet af ordningen.
der kan anvende den interne ordning. Personkredsen skal passe til virksomhedens organisering og de relationer, hvor alvorlige forhold kan blive opdaget.
Almindelig utilfredshed med eget ansættelsesforhold, mindre samarbejdsproblemer, uenighed om ledelsesbeslutninger eller forhold af bagatelagtig karakter vil som udgangspunkt ikke være omfattet.
Sådanne forhold bør normalt håndteres gennem den nærmeste leder, HR, arbejdsmiljøorganisationen, tillidsrepræsentanten eller virksomhedens almindelige klageprocedurer.
Et forhold kan dog være omfattet, hvis det har en tilstrækkelig alvorlig karakter. Derfor bør whistleblowerpolitikken beskrive både ordningens anvendelsesområde og de alternative kanaler, medarbejderne kan anvende.
Virksomheden skal udpege en whistleblowerenhed bestående af en eller flere upartiske personer, som kan modtage og behandle indberetninger. Enheden skal kunne arbejde objektivt og sagligt, og virksomheden skal forebygge interessekonflikter. Den konkrete sagsbehandling skal være uafhængig af den daglige ledelse.
Ordningen skal samtidig have procedurer, der sikrer:
- modtagelse og registrering af indberetninger
- fortrolig behandling af oplysninger
- bekræftelse af modtagelsen inden for syv dage
- omhyggelig opfølgning på indberetningen
- feedback hurtigst muligt og som udgangspunkt senest tre måneder efter bekræftelsen
- dokumentation for etableringen og procedurerne
- information, der er synlig og tilgængelig for den relevante personkreds.
Virksomheden skal oplyse, hvordan ordningen anvendes, hvilke forhold der kan indberettes, hvordan indberetninger behandles, hvem der kan indberette, og om anonym indberetning er mulig.
Whistleblowerordningen skal beskytte fortroligheden omkring whistleblowerens identitet, den person, der indberettes om, og andre personer, der nævnes i sagen.
Kun autoriserede personer i whistleblowerenheden bør have adgang til indberetningerne. Oplysningerne må derfor ikke placeres på almindelige fællesdrev eller i systemer, hvor andre medarbejdere har generel adgang.
Fortrolighed betyder, at identiteten og oplysningerne i sagen beskyttes. Anonymitet betyder, at whistlebloweren ikke oplyser sin identitet.
Det er ikke et generelt krav i whistleblowerloven, at interne ordninger skal give mulighed for anonym indberetning. Virksomheden kan vælge at tilbyde det, og der kan gælde særlige krav inden for bestemte sektorer. En digital løsning kan gøre det muligt at kommunikere med en anonym whistleblower og stille supplerende spørgsmål, uden at identiteten bliver kendt.
Vi hjælper jer med at afklare, hvilken model der passer til virksomhedens situation, og hvordan den skal beskrives i whistleblowerpolitikken.
En whistleblower, der er omfattet af lovens beskyttelse, må ikke udsættes for repressalier, trusler om repressalier eller forsøg på repressalier som følge af en indberetning.
Repressalier kan blandt andet være afskedigelse, degradering, lønnedgang, ændrede arbejdsopgaver, chikane, diskrimination eller anden ufordelagtig behandling. Det er heller ikke tilladt at hindre eller forsøge at hindre en person i at foretage en indberetning.
Beskyttelsen forudsætter blandt andet, at whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte og omfattet af loven.
Whistleblowerenheden er den person eller gruppe, der har ansvar for at modtage, vurdere og følge op på indberetninger.
Det kan eksempelvis være en person fra HR, jura eller compliance, en finanschef, et bestyrelsesmedlem eller en ekstern tredjepart. Valget skal tage højde for virksomhedens størrelse, organisering og risikoen for interessekonflikter.
Inden ordningen tages i brug, bør virksomheden have taget stilling til:
- hvem der modtager indberetningerne
- hvem der overtager ved inhabilitet
- hvem der kan inddrages i en undersøgelse
- hvem der kan beslutte eventuelle reaktioner
- hvordan ledelse eller bestyrelse orienteres
- hvordan adgang og fortrolighed beskyttes
- hvordan tidsfrister og opfølgning dokumenteres
Whistleblowerenheden behøver ikke nødvendigvis selv træffe den endelige beslutning om ansættelsesretlige konsekvenser, politianmeldelse eller andre reaktioner. Kompetencefordelingen skal imidlertid være tydelig, før en konkret sag opstår.
Her giver vores rådgivning værdi
Vi hjælper jer med at etablere eller udvikle en whistleblowerordning, der både opfylder virksomhedens behov og fungerer i praksis.
- Når I skal etablere en intern eller frivillig ordning, mangler en digital indberetningskanal eller har behov for en opdateret whistleblowerpolitik.
- Når I vil skabe tydelighed om roller, habilitet, ansvar og kommunikation eller sikre bedre sammenhæng mellem ordningen, virksomhedens compliance, HR-politikker og kultur.
Afklaring af behov og rammer
Vi begynder med at afklare virksomhedens størrelse, organisering og eksisterende setup.
Vi undersøger, hvem ordningen skal omfatte, hvilke kanaler virksomheden allerede har, og om der gælder særlige krav på virksomhedens område.
Har I allerede en løsning, gennemgår vi den eksisterende politik, indberetningskanal, ansvarsfordeling og kommunikation.
Roller og ansvar
Vi hjælper med at definere whistleblowerenheden og de personer, der skal have adgang til indberetningerne.
Her afklarer vi også habilitet, stedfortrædere, eskalation og grænseflader til ledelse, bestyrelse, HR, jura og eventuelle eksterne rådgivere.
Målet er, at der ikke opstår tvivl om ansvar og handlemuligheder, når en indberetning modtages.
Politik og procedurer
Vi udarbejder eller tilpasser virksomhedens whistleblowerpolitik og de tilhørende arbejdsgange. Procedurerne skal være konkrete nok til at kunne anvendes i praksis, uden at de bliver unødigt komplicerede.
- hvem der kan indberette
- hvilke forhold der er omfattet
- hvordan indberetningen foretages
- om anonym indberetning er mulig
- hvordan sagen behandles
- hvordan fortrolighed beskyttes
- hvilke rettigheder de involverede personer har
- hvilke øvrige interne og eksterne kanaler der findes
Opsætning eller tilpasning
Ved en ny løsning opsætter vi PeopleSuite Whistleblower med udgangspunkt i de aftalte roller og procedurer.
Har I allerede en løsning, hjælper vi med at tilpasse den, så system, politik og praktisk sagsgang understøtter hinanden.
Vi gennemgår samtidig de informationer, der møder whistlebloweren, og sikrer, at medarbejderne kan forstå, hvornår og hvordan ordningen skal anvendes.
Kommunikation og forankring
Ordningen bliver først anvendelig, når medarbejderne ved, at den findes, og har tillid til den.
Vi hjælper derfor med lancering, information og introduktion til de personer, der har ansvar for ordningen.
Kommunikationen skal både forklare, hvad der kan indberettes, og hvad der fortsat skal håndteres gennem den almindelige dialog med leder, HR eller medarbejderrepræsentanter.
Fra lovkrav til ansvarlig virksomhedskultur
Whistleblowerordningen er en del af virksomhedens HR-fundament, governance og ansvarlige virksomhedsdrift.
Den viser, hvordan virksomheden reagerer, når alvorlige forhold ikke kan eller bør håndteres gennem de almindelige kanaler. Ordningen kan derfor understøtte virksomhedens værdier og kultur, men kun når medarbejderne oplever, at den er troværdig og bliver taget alvorligt.
En ordning, som ingen kender, eller som medarbejderne ikke har tillid til, opfylder måske et formelt behov, men skaber begrænset organisatorisk værdi.
En velfungerende ordning gør det muligt at opdage alvorlige forhold tidligere, reagere systematisk og lære af de risici eller svagheder, som en indberetning kan synliggøre.
Etabler eller udvikl jeres whistleblowerordning
Vi hjælper jer med at opsætte PeopleSuite Whistleblower eller gennemgå og udvikle den ordning, I allerede anvender.
I får sammenhæng mellem den digitale indberetningskanal, whistleblowerpolitikken, ansvaret og den praktiske opfølgning.
Steen Wæver Poulsen
Grundlægger Strategisk HR
Kontakt Strategisk HR
Prøv at starte med gratis HR RealityTjek!
Det tager under 10 min at udføre.
Det bedste HR-årshjul begynder med en vurdering af, hvor virksomheden står i dag, og hvilke områder der får størst betydning fremover.
Derfor anbefaler vi, at arbejdet tager udgangspunkt i et HR-RealityTjek. Det giver et samlet billede af virksomhedens HR-indsats på ni centrale områder og synliggør styrker, gaps og strategiske fokusområder.
På den baggrund kan vi prioritere de aktiviteter, der skaber størst værdi, frem for blot at videreføre de aktiviteter, virksomheden plejer at gennemføre.
Understøttet af det rette HR-system
PeopleSuite Staff starter som freemium og kan udbygges i takt med jeres behov. Platformen bruges af virksomheder i hele Nordeuropa og er måske en af Skandinaviens hurtigst voksende HR-platforme.
I får et solidt fundament for HR-governance og kan tilføje løsninger til tiltrækning, tilknytning og trivsel, når organisationen er klar.
PeopleSuite Staff gør det nemt at komme i gang med professionel HR. I starter gratis med vores freemium-løsning og udbygger platformen, efterhånden som virksomheden og behovene vokser.
Platformen anvendes bredt af virksomheder i Nordeuropa og kombinerer stærk HR-governance med sammenhængende moduler til tiltrækning, tilknytning og trivsel. Det giver jer ét samlet sted til medarbejderdata, processer, dokumentation, rekruttering, onboarding, udvikling, målinger og opfølgning.
PeopleSuite Staff er derfor ikke kun et HR-system. Det er en fleksibel 360° HR-platform, som kan vokse med virksomheden.
Måske har I brug for en anden løsning?
En fast HR-partner er den rette løsning, når I ønsker løbende hjælp og kontinuitet. Har I et andet behov, kan en af vores øvrige samarbejdsformer være mere relevant.
Interim HR
Til dig, der midlertidigt mangler HR-kapacitet, eksempelvis ved barsel, sygdom, vakance eller en større organisatorisk forandring.
HR-Kickstarter
Til jer, der ønsker at skabe et stærkt HR-fundament med et samlet overblik, klare prioriteringer og en konkret plan for virksomhedens HR-indsats.
Fast HR-partner
Til dig, der ønsker et løbende samarbejde med en fast HR-person, som kender virksomheden og følger HR-indsatsen over tid.
Strategisk Sparringspartner
Til dig, der har brug for en fast og fortrolig sparringspartner til at skabe retning, kvalificere beslutninger og sikre sammenhæng mellem strategi, organisation og ledelse.