Hvad er HRIS?

HRIS står for Human Resource Information System.

På dansk kan man kalde det et HR-informationssystem eller et digitalt HR-system. Det er software, der samler medarbejderdata, HR-processer, dokumenter og administrative opgaver ét sted.

Et HRIS ligger i krydsfeltet mellem HR og informationsteknologi. Det betyder, at HR-opgaver, som tidligere blev håndteret i regneark, mails, mapper og papirarkiver, kan håndteres digitalt og mere struktureret.

Et HRIS kan blandt andet bruges til medarbejderdata, kontrakter, dokumenter, onboarding, offboarding, organisationsdiagram, adgangsstyring, tidsregistrering, MUS, kompetencer, rapportering og HR-analyser.

Et HRIS bruges til at gøre HR-arbejdet mere samlet, sikkert og effektivt.

I stedet for at medarbejderoplysninger ligger spredt i forskellige systemer og dokumenter, kan virksomheden samle de vigtigste HR-data ét sted. Det gør det lettere for HR, ledere og medarbejdere at finde, opdatere og bruge de rigtige informationer.

Et HRIS kan for eksempel hjælpe med:

• Medarbejderoplysninger
• Ansættelsesdetaljer
• Løn- og vilkårsoplysninger
• Dokumenter og personalehåndbog
• Onboarding og offboarding
• Organisationsdiagram
• Udstyr og adgang
• Kompetencer og uddannelse
• Tidsregistrering
• MUS og medarbejdersamtaler
• Trivselsmålinger
• HR-rapportering
• Rollebaseret adgangsstyring

Det vigtigste er ikke, at systemet kan alt. Det vigtigste er, at det understøtter de HR-processer, virksomheden faktisk har brug for.

Begreberne HRIS, HRMS og HCM bliver ofte brugt om hinanden.

HRIS betyder Human Resource Information System og bruges ofte om systemer, der samler medarbejderdata og centrale HR-processer.

HRMS betyder Human Resource Management System og bruges ofte om en bredere HR-platform, der også kan dække processer som rekruttering, onboarding, performance, kompetencer, fravær og rapportering.

HCM betyder Human Capital Management og bruges ofte om systemer eller tilgange, hvor HR kobles endnu tydeligere til strategi, talent, performance, kompetenceudvikling og virksomhedens samlede udvikling.

I praksis overlapper begreberne meget. Mange moderne HR-systemer indeholder elementer af alle tre. Derfor er det vigtigere at se på funktioner og behov end på betegnelsen alene.

Et HRIS er ikke bare et sted, hvor virksomheden gemmer medarbejderoplysninger.

Et godt HRIS understøtter processer. Det kan hjælpe virksomheden med at sikre, at de rigtige opgaver bliver løst på det rigtige tidspunkt.

Når en medarbejder starter, kan systemet understøtte preboarding og onboarding. Når medarbejderen skifter rolle, kan data, dokumenter, lederrelation og adgang opdateres. Når medarbejderen stopper, kan systemet understøtte offboarding, aflevering af udstyr og lukning af systemadgange.

På den måde bliver HRIS ikke kun et arkiv. Det bliver en praktisk motor i virksomhedens HR-drift.

Et HRIS er tæt forbundet med HR-masterdata.

HR-masterdata er virksomhedens centrale grunddata om medarbejdere, roller, ansættelser, organisation, dokumenter og adgang. HRIS er det system, der kan samle, strukturere og vedligeholde disse data.

Når HR-masterdata ligger spredt i mange forskellige systemer, bliver det svært at vide, hvilken information der er korrekt. Når data samles i et HRIS, får virksomheden et mere pålideligt grundlag.

Det gør det lettere at svare på spørgsmål som:

• Hvem arbejder hos os?
• Hvem refererer til hvem?
• Hvilke dokumenter er underskrevet?
• Hvem har adgang til hvilke systemer?
• Hvilket udstyr er udleveret?
• Hvilke medarbejdere er startet eller stoppet?
• Hvilke HR-processer mangler opfølgning?

HRIS er vigtigt, fordi HR-processer hurtigt bliver sårbare, hvis de bygger på regneark, mails og personafhængig viden.

Når virksomheden vokser, bliver det sværere at holde styr på medarbejderdata, dokumenter, opfølgning, adgang, deadlines og processer manuelt.

Et HRIS kan reducere fejl, spare tid og skabe bedre overblik. Det kan også gøre HR mindre afhængigt af enkeltpersoner, fordi data og processer ikke kun ligger i hovedet på én leder eller én administrativ medarbejder.

Samtidig kan et HRIS give ledelsen bedre indsigt. Når data er samlet, bliver det lettere at følge udviklingen i rekruttering, onboarding, trivsel, medarbejderomsætning, kompetencer, fravær og HR-aktiviteter.

Et HRIS skal håndtere medarbejderdata sikkert.

HR-data indeholder ofte personoplysninger, og nogle oplysninger kan være følsomme. Derfor er det vigtigt, at virksomheden har styr på adgang, formål, opbevaring, sletning og dokumentation.

Et HRIS kan hjælpe med rollebaseret adgangsstyring, bedre dokumentstruktur og mere kontrolleret håndtering af medarbejderoplysninger. Det gør det lettere at sikre, at de rette personer har adgang til de rette data.

Men et system gør ikke virksomheden GDPR-sikker i sig selv. Der skal også være klare processer, ansvar og retningslinjer for, hvordan data indsamles, bruges, deles, opbevares og slettes.

Et HRIS er ikke nødvendigvis det samme som et lønsystem.

Et lønsystem håndterer typisk lønudbetaling, skat, pension, ferie og lønrelaterede beregninger. Et HRIS håndterer typisk medarbejderdata, HR-processer, dokumenter, organisation, onboarding, offboarding og rapportering.

I nogle virksomheder ligger en stor del af HR-data i lønsystemet. Det kan fungere til løn, men det er ikke altid nok til at styre hele medarbejderrejsen.

Derfor vælger mange virksomheder at bruge et HRIS som det primære sted for HR-masterdata og koble det til lønsystemet, hvis der er behov for integration eller dataeksport.

Et HRIS kan være første skridt mod mere datadrevet HR.

Når data er samlet og struktureret, kan virksomheden begynde at arbejde mere systematisk med HR-rapportering, HR-KPI’er og HR Insights.

Det kan for eksempel handle om:

• Hvor mange medarbejdere starter og stopper?
• Hvor hurtigt bliver nye medarbejdere onboardet?
• Hvor mange MUS-samtaler bliver gennemført?
• Hvordan udvikler fravær og trivsel sig?
• Hvor er der kompetencegab?
• Hvilke ledere har mange medarbejdere?
• Hvilke HR-processer bliver ikke fulgt op?

Data skal dog bruges med omtanke. HR handler stadig om mennesker, relationer og ledelse. Et HRIS kan give bedre overblik, men det kan ikke erstatte den professionelle dialog og vurdering.

HRIS er ikke kun relevant for store virksomheder.

Mindre og mellemstore virksomheder har også brug for styr på medarbejderdata, dokumenter, onboarding, offboarding, adgang, HR-årshjul og personaleprocesser.

Forskellen er, at mindre virksomheder ofte har brug for en enkel løsning. De har sjældent behov for et tungt enterprise-system med mange komplekse funktioner. De har brug for et system, der skaber overblik og gør hverdagen lettere.

Et godt HRIS til mindre virksomheder bør derfor være enkelt, fleksibelt og let at komme i gang med.

Før virksomheden vælger HRIS, bør den afklare sine reelle behov.

Det er ikke sikkert, at virksomheden har brug for det største system. Det vigtigste er, at systemet passer til virksomhedens størrelse, modenhed, processer og ambitionsniveau.

Virksomheden bør blandt andet spørge:

• Hvilke HR-data skal vi samle?
• Hvilke HR-processer skal systemet understøtte?
• Hvem skal bruge systemet?
• Hvilke data må ledere se?
• Hvilke data må medarbejdere selv opdatere?
• Skal systemet kunne integrere med løn eller andre systemer?
• Har vi brug for onboarding, offboarding, MUS eller trivsel?
• Hvordan sikrer vi GDPR og adgangsstyring?
• Hvilke rapporter og HR-KPI’er har vi brug for?

Et HRIS skal vælges ud fra virksomhedens behov, ikke ud fra en lang funktionsliste.

PeopleSuite Staff er IPA Nordics HR-system og kan fungere som et HRIS for virksomheder, der ønsker at samle HR-data og HR-processer ét sted.

I PeopleSuite kan virksomheden blandt andet arbejde med medarbejderoplysninger, ansættelsesdetaljer, løn og fordele, kompetencer, udstyr, adgang, dokumenter, håndbøger, preboarding, onboarding og offboarding.

I PeopleSuite Flex kan virksomheden derudover arbejde med HR Insights, tilpasning af felter, rollebaseret adgangsstyring, tidsregistrering, dataeksport, standardintegrationer og åben API.

Det betyder, at systemet både kan bruges som et administrativt HR-fundament og som afsæt for mere datadrevet HR.

Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/

HR RealityTjek
https://www.strategisk-hr.dk/hr-diagnosesuite/hr-realitytjek/

Hvad er forskellen på HR og HRM?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-forskellen-paa-hr-og-hrm/

Hvad er en HR ansvarlig?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-hr-ansvarlig/

Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/

Hvad er offboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-offboarding/

HR – Den Strategiske Brobygger
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/hr-den-strategiske-brobygger/

PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff

PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium

PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex

PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete