Hvad er preboarding?

Preboarding er den del af medarbejderrejsen, der foregår fra det øjeblik, kandidaten har sagt ja til jobbet, og frem til den første arbejdsdag.

Hvor onboarding handler om at hjælpe den nye medarbejder godt i gang efter opstart, handler preboarding om at skabe tryghed, relation og klarhed inden opstart.

Det er en vigtig fase, fordi den nye medarbejder ofte befinder sig i en overgang. Kontrakten er underskrevet, det gamle job er måske sagt op, og forventningerne til det nye job begynder at tage form. Hvis virksomheden bliver tavs i denne periode, kan der opstå tvivl, usikkerhed eller lavere engagement.

God preboarding viser den nye medarbejder, at virksomheden er klar, og at personen allerede er en del af fællesskabet.

Mange virksomheder tænker først på introduktion, når medarbejderen møder ind den første dag. Men en god start begynder tidligere.

Preboarding starter, når kandidaten accepterer jobbet. Det kan være efter mundtlig accept, når kontrakten er sendt, eller når kontrakten er underskrevet. Her begynder virksomheden at fastholde relationen og omsætte rekrutteringen til en kommende ansættelse.

I denne fase skal medarbejderen ikke overvældes med information. Preboarding handler om at give den rigtige information på det rigtige tidspunkt. Det skal skabe tryghed, ikke ekstra arbejde.

Det kan være en kort velkomst, praktisk information, en hilsen fra lederen, præsentation af teamet eller en tydelig plan for første arbejdsdag.

Preboarding er vigtig, fordi tiden mellem kontrakt og første arbejdsdag kan være afgørende for medarbejderens forventninger og engagement.

Den nye medarbejder har måske sagt nej til andre muligheder, sagt sit tidligere job op og begynder nu mentalt at flytte sig ind i den nye rolle. Hvis virksomheden håndterer perioden professionelt, styrker det tilliden og lysten til at starte.

Hvis perioden derimod er præget af tavshed, manglende information eller praktisk kaos, kan det skabe en dårlig første oplevelse allerede før første arbejdsdag.

Preboarding reducerer risikoen for usikkerhed og gør det lettere for medarbejderen at møde velforberedt. Samtidig hjælper det virksomheden med at få styr på det praktiske, så den første dag ikke bruges på adgangsproblemer, manglende udstyr eller uklare aftaler.

Preboarding og onboarding bør ikke ses som to adskilte processer.

Preboarding skaber overgangen fra kandidat til kommende medarbejder. Onboarding fortsætter arbejdet, når medarbejderen starter og skal ind i rollen, opgaverne, relationerne og kulturen.

Hvis preboarding fungerer, bliver onboarding lettere. Medarbejderen møder ind med en grundlæggende forståelse af, hvad der skal ske, hvem der tager imod, og hvad de første dage kommer til at indeholde.

Det betyder, at den første arbejdsdag kan bruges på relationer, retning og opstart, i stedet for at løse praktiske problemer, som kunne være håndteret tidligere.

Preboarding bør tilpasses virksomheden, rollen og personen. Men en god preboarding indeholder typisk både praktiske, faglige og relationelle elementer.

Det praktiske handler om kontrakt, dokumenter, systemadgange, udstyr, arbejdstider, adresse, parkering, første mødetidspunkt og kontaktperson.

Det faglige handler om rollen, de første opgaver, forventninger, teamets arbejde og eventuel forberedelse.

Det relationelle handler om velkomst, kontakt med leder, introduktion til kolleger, buddy, kultur og oplevelsen af allerede at høre til.

Preboarding kan blandt andet indeholde:

• Velkomstmail fra leder
• Praktisk information om første dag
• Plan for de første dage og uger
• Kort præsentation af teamet
• Kontakt til buddy eller mentor
• Information om virksomheden, kulturen og værdierne
• Klargøring af udstyr, arbejdsplads og systemadgange
• Adgang til relevante dokumenter eller personalehåndbog
• Afklaring af spørgsmål og særlige behov

Et preboardingforløb kan med fordel tænkes i fire faser.

Her begynder virksomheden at skabe klarhed om rollen og den første tid.

Medarbejderen skal vide, hvad der skal ske, hvem der tager imod, og hvad der forventes i begyndelsen. Det handler ikke om at lægge pres på medarbejderen før opstart, men om at skabe ro og retning.

Det kan være en kort plan for de første dage, en beskrivelse af de vigtigste opgaver eller en introduktion til, hvordan teamet arbejder.

Her sikrer virksomheden, at alt det praktiske er på plads. Kontrakt, dokumenter, udstyr, adgang, arbejdsplads og relevante systemer skal være klar.

Det virker simpelt, men det har stor betydning. Hvis den nye medarbejder møder ind til en computer, der ikke virker, eller en leder, der ikke har tid, sender det et dårligt signal.

Forberedelse viser, at medarbejderen er ventet.

Her handler preboarding om relationer.

Den nye medarbejder kan få en hilsen fra teamet, blive koblet til en buddy eller få mulighed for at deltage i et relevant møde, en frokost eller et socialt arrangement, hvis det giver mening.

Formålet er ikke at gøre medarbejderen aktiv før ansættelsen reelt starter. Formålet er at skabe en følelse af kontakt og tilhørsforhold.

Her handler preboarding om relationer.

Den nye medarbejder kan få en hilsen fra teamet, blive koblet til en buddy eller få mulighed for at deltage i et relevant møde, en frokost eller et socialt arrangement, hvis det giver mening.

Formålet er ikke at gøre medarbejderen aktiv før ansættelsen reelt starter. Formålet er at skabe en følelse af kontakt og tilhørsforhold.

Den sidste fase handler om at sikre, at medarbejderen møder første dag med ro i maven.

Her kan virksomheden sende en kort besked et par dage før opstart med mødetid, adresse, program, kontaktperson og praktiske detaljer.

Det er en lille handling, men den kan gøre en stor forskel. Den nye medarbejder skal ikke være i tvivl om, hvor de skal møde, hvem de skal spørge efter, eller hvad der sker den første dag.

Preboarding bør ikke kun være en standardmail.

En god preboarding tager højde for den konkrete medarbejder og den konkrete rolle. En erfaren leder, en nyuddannet medarbejder, en specialist, en international medarbejder og en medarbejder i en driftsfunktion har ikke brug for det samme.

Hvis virksomheden har brugt personprofil, jobprofil eller anden viden i rekrutteringen, kan den viden bruges konstruktivt i preboarding og onboarding.

Det kan for eksempel handle om, hvordan medarbejderen bedst får information, hvor meget struktur der er behov for, hvordan feedback bør gives, og hvilke forhold lederen skal være særligt opmærksom på i den første tid.

Ved internationale medarbejdere kan preboarding være ekstra vigtig.

Her handler det ikke kun om jobbet, men også om flytning, sprog, kultur, skat, bolig, familie, myndigheder og forståelse af danske arbejdsformer.

Hvis virksomheden ønsker at lykkes med internationale medarbejdere, bør den være tydelig om, hvad den hjælper med, og hvad medarbejderen selv skal håndtere.

Det kan også være relevant at sætte ekstra tid af til kulturforståelse, netværk og praktiske spørgsmål, så medarbejderen og eventuel familie får en mere tryg overgang.

Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/

Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/

Hvad er rekruttering?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-rekruttering/

Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/

Job- og kompetenceprofil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/job-og-kompetenceprofil/

Employer branding og EVP
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/employer-branding-og-evp/

Rekrutteringssystem og ATS
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekrutteringssystem-og-ats/

Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/

HR RealityTjek – et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/

Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/

PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff

PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium

PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex

PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete

IPA Nordic
https://www.ipanordic.com/da/