Hvad er offboarding i praksis?

Undgå unødvendig forsinkelse i at lade de nærmeste interessenter (kollager, kunder, samarbejdspartnere m.m.) vide at medarbejderen forlader virksomheden. Dette for at undgå rygter og lignende til skade for arbejdspladsen.

Lad alle vide at medarbejderen stopper, tak medarbejderen for dennes tid og hvis det er passende lad alle vide hvorfor medarbejderen forlader virksomheden og hvem der skal overtage arbejdsopgaverne.

For senior ledere kan det være nødvendigt med offentlig kommunikation.

Såfremt der er identificeret en efterfølger er dette et relativt enkelt trin og hvis ikke håber vi at en god relation er bevaret.

Bed medarbejderen om, at overføre viden om kunder, samarbejdspartnere m.m samt viden om arbejdsopgaver til efterfølgeren. Hvis der ikke er en efterfølger bør der udarbejdes dokumenter, arbejdsbeskrivelser, kontaktlister m.m. som en senere efterfølger kan anvende.

Præcist hvordan viden overføres vil afhænge af medarbejdernes rolle og ansvar. Tekniske og proces-orienterede kan nemt dokumenteres hvorimod ledelsesprocesser er en smule vanskeligere.

For mange virksomheder fejler i, at sikre overdragelse af virksomhedens effekter som nøgler, adgangskort, børbare, pc’ere, m.m. For at sikre dette sker bør der udpeges en ansvarlig – og ikke nærmeste leder – som følger op og holder styr på indleverede effekter.

Interne sider, lister som referer til tidligere medarbejdere forsinker det interne arbejde. Vær sikker på at organisationsdiagrammer, intranet, brochure materiale m.m. er opdateret og gerne med en efterfølgers navn.

Huller i IT sikkerhed koster hvert år danske virksomheder store summer og en væsentlig andel menes at skyldes tidligere medarbejdere, som ikke får lukket deres brugerkonti.

Husk at alle delte postkasser, brugerkonti mm. også skal have deres password ændret.

Der sættes ofte spørgsmålstegn ved værdien af exit interviews. Vi mener det er en fantastisk kilde til hvad der fungerer og ikke fungerer i virksomheden og/eller afdelingen. Vi anbefaler at en neutral person fra HR eller anden afdeling – end der hvor medarbejderen kommer fra – gennemfører exit interviewet.

Når medarbejdere forlader en organisation – og i særdeleshed de som forlader med et positivt indtryk – bør de anerkendes for deres indsats og resultater. Det vil naturligvis medføre en øget sandsynlighed for et positivt indtryk af virksomheden (måske som en fremtidig kunde, samarbejdspartner eller leverandør) men det vil også påvirke moralen hos de tilbageblivende medarbejdere som måske er påvirkede af afskeden.

Der er en stigende tendens til at tidligere medarbejdere vil komme tilbage i virksomheden og tilfører yderligere erfaring, viden og relationer. De er også ambassadører for virksomheden og kan tilskynde potentiale kandidater at søge jobs.

For at dette skal kunne ske er det naturligvis vigtigt med en god offboarding oplevelse.

Det er essentielt at virksomheden sikrer en form for kontakt med medarbejderen i deres karriere og Alumni programmer er særdeles gode til, at holde kontakten samt annoncering af ledige stillinger.