Hvad er operationel HR?

Operationel HR er de konkrete og tilbagevendende HR-opgaver, der får virksomhedens daglige arbejde med medarbejdere til at fungere. Det omfatter blandt andet administration, dokumentation, rekruttering, onboarding, fravær, medarbejdersamtaler og håndtering af praktiske personalespørgsmål.

Operationel HR skaber struktur og sikrer, at medarbejdere og ledere ved, hvad de skal gøre, hvornår det skal ske, og hvem der har ansvaret.

Operationel HR handler om at omsætte virksomhedens HR-politikker og beslutninger til konkret praksis.

Det kan eksempelvis være at:

• Udarbejde ansættelseskontrakter
• Registrere nye medarbejdere
• Indsamle og vedligeholde medarbejderdata
• Planlægge onboarding og introduktion
• Følge op på fravær
• Koordinere medarbejderudviklingssamtaler
• Administrere personalehåndbøger og politikker
• Besvare spørgsmål fra medarbejdere og ledere
• Sikre dokumentation ved ændringer i ansættelsen
• Gennemføre offboarding ved fratrædelser

Opgaverne kan virke administrative, men de har stor betydning for medarbejdernes oplevelse af virksomheden og ledernes mulighed for at udøve god ledelse.

Operationel HR omfatter typisk de HR-processer, der gentages gennem hele medarbejderens tilknytning til virksomheden.

Den operationelle del af rekrutteringen kan omfatte:

• Oprettelse og publicering af stillingsopslag
• Modtagelse og registrering af ansøgninger
• Koordinering af samtaler
• Kommunikation med kandidater
• Indhentning af referencer
• Udarbejdelse af ansættelsesdokumenter

Den strategiske beslutning handler om, hvilke kompetencer virksomheden har brug for. Den operationelle HR-opgave er at gennemføre processen professionelt og effektivt.

Når en ny medarbejder er ansat, skal en række praktiske opgaver gennemføres.

Det kan være:

• Indsamling af personlige oplysninger
• Udarbejdelse af kontrakt
• Bestilling af udstyr og adgang
• Planlægning af introduktionsforløb
• Information til kolleger og ledere
• Opfølgning i de første uger og måneder

En god onboarding kræver, at opgaverne er planlagt, og at ansvaret er tydeligt fordelt.

Personaleadministration er en central del af operationel HR. Det omfatter håndtering og opdatering af virksomhedens medarbejderoplysninger.

Det kan blandt andet være:

• Kontaktoplysninger
• Ansættelsesforhold
• Arbejdstid
• Lønoplysninger
• Kompetencer og uddannelse
• Udstyr og adgangsrettigheder
• Kontrakter og øvrige dokumenter
• Ændringer i stilling eller ansættelsesvilkår

Korrekte medarbejderdata er nødvendige, hvis virksomheden skal kunne træffe beslutninger og gennemføre sine HR-processer på et sikkert grundlag.

Operationel HR kan også omfatte registrering og opfølgning på sygdom, ferie, orlov og andet fravær.

Det handler ikke kun om registrering. Virksomheden skal også have klare procedurer for, hvordan ledere følger op, og hvornår HR skal inddrages.

Det kan eksempelvis være ved:

• Gentagne sygefravær
• Langvarigt fravær
• Tegn på mistrivsel
• Tilbagevenden efter sygdom
• Behov for særlige aftaler eller tilpasninger

MUS, LUS og andre samtaler kræver ofte praktisk koordinering.

Operationel HR kan blandt andet:

• Planlægge samtalerne
• Udsende spørgsmål og materiale
• Sikre, at lederne er forberedte
• Samle aftaler og udviklingsmål
• Følge op på de beslutninger, der er truffet

Samtalerne skaber først værdi, når der bliver fulgt op på dem.

MUS, LUS og andre samtaler kræver ofte praktisk koordinering.

Operationel HR kan blandt andet:

• Planlægge samtalerne
• Udsende spørgsmål og materiale
• Sikre, at lederne er forberedte
• Samle aftaler og udviklingsmål
• Følge op på de beslutninger, der er truffet

Samtalerne skaber først værdi, når der bliver fulgt op på dem.

Når en medarbejder forlader virksomheden, skal fratrædelsen håndteres struktureret.

Operationel HR kan blandt andet sikre:

• Dokumentation af fratrædelsen
• Information til relevante personer
• Tilbagelevering af udstyr
• Lukning af adgange og systemrettigheder
• Overdragelse af opgaver og viden
• Afsluttende samtale
• Opdatering af medarbejderdata

En klar offboardingproces beskytter virksomheden og giver medarbejderen en professionel afslutning.

Operationel HR handler primært om den daglige gennemførelse af HR-opgaver og processer.

Strategisk HR handler om den langsigtede retning og om at skabe sammenhæng mellem virksomhedens mål, organisation, ledelse og medarbejdere.

Et eksempel kan være kompetenceudvikling:

Den strategiske HR-opgave er at vurdere, hvilke kompetencer virksomheden får brug for i fremtiden.

Den operationelle HR-opgave er at planlægge udviklingssamtaler, registrere kompetencer, koordinere kurser og følge op på de aftalte aktiviteter.

De to områder kan ikke adskilles fuldstændigt. Strategiske beslutninger skaber først værdi, når de bliver omsat til operationelle handlinger. Samtidig bliver den operationelle HR-indsats let tilfældig, hvis den ikke bygger på tydelige prioriteringer.

Hvorfor er operationel HR vigtig?

Operationel HR skaber stabilitet, ensartethed og overblik i virksomhedens arbejde med medarbejdere.

Når de grundlæggende HR-processer fungerer, bliver det lettere at:

• Give medarbejderne en professionel oplevelse
• Støtte lederne i deres daglige personaleansvar
• Sikre, at opgaver bliver gennemført til tiden
• Bevare overblik over dokumenter og medarbejderdata
• Skabe ensartede processer på tværs af virksomheden
• Følge op på aftaler og indsatser
• Reducere risikoen for fejl og manglende dokumentation

Dårligt organiseret operationel HR kan skabe usikkerhed, dobbeltarbejde og forskellige løsninger fra leder til leder.

Hvem har ansvaret for operationel HR?

Ansvaret afhænger af virksomhedens størrelse og organisering.

I større virksomheder vil mange af opgaverne normalt blive varetaget af en HR-afdeling. I mindre virksomheder ligger ansvaret ofte hos direktøren, økonomifunktionen, administrationen eller de enkelte ledere.

Virksomheden kan også vælge at få hjælp fra en ekstern HR-partner.

Det vigtigste er, at det er tydeligt:

• Hvem der ejer de enkelte HR-processer
• Hvem der gennemfører opgaverne
• Hvem der skal godkende beslutninger
• Hvor informationer og dokumenter opbevares
• Hvornår ledelsen eller ekstern rådgivning skal inddrages

Kan operationel HR digitaliseres?

En stor del af den operationelle HR kan samles og understøttes i et HR-system.

Det kan blandt andet gælde:

• Medarbejderoplysninger
• Dokumenter og personalehåndbøger
• Preboarding og onboarding
• Offboarding
• Kompetencer
• Udstyr og adgang
• Arbejdstid og fravær
• Rollebaseret adgang
• Dataeksport og rapportering

Et HR-system fjerner ikke behovet for menneskelig vurdering eller dialog. Det kan derimod reducere manuel administration og gøre det lettere at gennemføre processerne ensartet.

Hvordan styrker virksomheden sin operationelle HR?

Virksomheden kan begynde med at kortlægge de HR-opgaver, der allerede bliver løst.

Herefter bør virksomheden undersøge:

1. Hvilke HR-processer der findes
2. Hvilke processer der mangler
3. Hvem der har ansvaret for hver proces
4. Hvilke opgaver der gentages i løbet af året
5. Hvor medarbejderdata og dokumenter opbevares
6. Hvilke opgaver der kan standardiseres eller digitaliseres
7. Hvor lederne har brug for støtte

Målet er ikke at skabe unødvendig administration. Målet er at gøre de nødvendige HR-opgaver enklere, tydeligere og mere ensartede.

Operationel HR fungerer bedst, når virksomheden har klare processer, tydeligt ansvar og et samlet overblik over årets HR-aktiviteter.

Fast HR-Partner
Få hjælp til den daglige HR-drift, planlagte HR-aktiviteter og udvikling af organisationen
https://www.strategisk-hr.dk/hr-partner/hr-partner/

PeopleSuite HR-system
Digitale værktøjer til HR, rekruttering, udvikling, trivsel og organisationsindsigt
https://www.ipanordic.com/da/staff