Hvad er en HR ansvarlig?

En HR-ansvarlig er den person, der har ansvar for, at virksomhedens vigtigste HR-opgaver bliver løst professionelt, rettidigt og med sammenhæng.

Rollen kan se meget forskellig ud fra virksomhed til virksomhed. I en større virksomhed kan den HR-ansvarlige være HR-chef, HR-manager eller leder af en HR-afdeling. I en mindre virksomhed kan rollen ligge hos direktøren, en administrationsansvarlig, en økonomiansvarlig eller en leder med særligt ansvar for medarbejderområdet.

Det afgørende er ikke titlen. Det afgørende er, at nogen har ansvar for at skabe struktur, retning og opfølgning på arbejdet med medarbejdere, ledere, kultur, trivsel, rekruttering, udvikling og HR-processer.

En HR-ansvarlig arbejder med hele medarbejderrejsen.

Det betyder, at rollen kan spænde fra rekruttering og onboarding til trivsel, MUS, kompetenceudvikling, personalehåndbog, HR-politikker, ledersparring, arbejdsmiljø, medarbejderdata og offboarding.

Den HR-ansvarlige skal sikre, at HR ikke bliver tilfældige enkeltsager, men hænger sammen med virksomhedens drift, strategi og ledelse.

I praksis kan den HR-ansvarlige blandt andet arbejde med:

• Rekruttering og udvælgelse
• Preboarding og onboarding
• MUS og udviklingssamtaler
• Trivsel og arbejdsmiljø
• Personalehåndbog og HR-politikker
• Kompetenceudvikling og talentudvikling
• Lederstøtte og sparring
• Fravær, konflikter og personalesager
• Løn, vilkår og personalegoder
• HR-system, data og dokumentation
• Offboarding og exit-samtaler

En af de vigtigste opgaver for en HR-ansvarlig er at skabe sammenhæng.

Mange virksomheder har HR-opgaver, men ikke nødvendigvis en samlet HR-struktur. De ansætter medarbejdere, holder samtaler, håndterer fravær og laver kontrakter. Men hvis opgaverne ikke hænger sammen, bliver HR hurtigt reaktivt og personafhængigt.

Den HR-ansvarlige skal derfor sikre, at virksomheden har klare processer, tydeligt ansvar og en fast rytme for de vigtigste HR-aktiviteter.

Det kan for eksempel være et HR-årshjul, der viser, hvornår der arbejdes med MUS, trivselsmålinger, APV, lønregulering, kompetenceudvikling, rekruttering, onboarding og opfølgning.

En HR-ansvarlig arbejder i krydsfeltet mellem ledelse, medarbejdere og forretning.

Rollen handler ikke kun om at administrere medarbejderforhold. Den handler også om at forstå, hvad virksomheden har brug for, hvad medarbejderne oplever, og hvad lederne har behov for støtte til.

Den HR-ansvarlige skal derfor have føling med organisationen. Det kræver dialog med ledere, kontakt med medarbejdere og forståelse for den hverdag, HR-processerne skal fungere i.

HR må ikke blive HR for HR’s skyld. HR skal hjælpe virksomheden med at få hverdagen til at fungere bedre.

En HR-medarbejder løser typisk konkrete HR-opgaver.

Det kan være rekruttering, kontrakter, onboarding, personaleadministration, trivselsmålinger, MUS-processer, dokumenter eller opdatering af HR-systemet.

En HR-ansvarlig har derimod det samlede ansvar for retning, prioritering og sammenhæng i HR-arbejdet.

I større virksomheder kan den HR-ansvarlige være leder for flere HR-medarbejdere. I mindre virksomheder kan den samme person både være HR-ansvarlig og udføre de praktiske HR-opgaver selv.

Forskellen ligger derfor ikke kun i opgaverne, men i ansvaret. Den HR-ansvarlige skal sikre, at HR-indsatsen understøtter virksomhedens mål og ikke kun løser opgaver enkeltvis.

I nogle virksomheder bruges betegnelserne HR-ansvarlig og HR-chef næsten ens.

En HR-chef har typisk ledelsesansvar for HR-funktionen og ofte også personaleansvar for HR-medarbejdere. En HR-ansvarlig kan have samme ansvar, men titlen bruges ofte bredere, især i mindre og mellemstore virksomheder.

En HR-ansvarlig behøver derfor ikke nødvendigvis at være chef for en HR-afdeling. Rollen kan også være en funktion, hvor personen har ansvar for at koordinere, prioritere og følge op på HR-arbejdet.

Det vigtige er, at virksomheden ved, hvem der ejer HR-processerne, og hvem der sikrer, at de bliver gennemført.

En stærk HR-ansvarlig skal forstå mere end HR.

Rollen kræver også forretningsforståelse. HR-indsatser skal ikke kun være pæne initiativer. De skal understøtte virksomhedens mål, drift, kultur, ledelse og økonomi.

Det betyder ikke, at medarbejdere skal reduceres til “ressourcer”, der bare skal optimeres. Det betyder, at den HR-ansvarlige skal kunne se sammenhængen mellem mennesker og resultater.

God rekruttering, tydelige roller, stærk onboarding, god ledelse, trivsel, kompetenceudvikling og ordentlig offboarding har betydning for virksomhedens evne til at levere.

Derfor er HR både menneskeligt og forretningsmæssigt vigtigt.

En stor del af HR-ansvaret handler om at støtte lederne.

Ledere har ofte det daglige ansvar for medarbejdere, performance, trivsel og samarbejde. Men de har ikke altid HR-fagligheden, tiden eller erfaringen til at håndtere svære personalesituationer alene.

Her kan den HR-ansvarlige hjælpe med struktur, sparring og proces.

Det kan være ved rekruttering, opfølgning på nyansatte, fravær, konflikter, feedback, svære samtaler, udviklingsplaner eller spørgsmål om vilkår og politikker.

Den HR-ansvarlige skal ikke overtage lederens ansvar. Men rollen skal hjælpe lederen med at tage ansvaret på en ordentlig og professionel måde.

En HR-ansvarlig skal sikre, at virksomheden har de nødvendige HR-processer og politikker.

Det kan være ansættelseskontrakter, personalehåndbog, ferie, barsel, fravær, hjemmearbejde, løn, adfærd, arbejdsmiljø, whistleblowerordning, onboarding, offboarding og behandling af medarbejderdata.

Formålet er ikke at skabe regler for reglernes skyld. Formålet er at skabe klarhed, retfærdighed og fælles rammer.

Når processer og politikker er tydelige, bliver det lettere for både ledere og medarbejdere at vide, hvad der gælder, og hvordan situationer skal håndteres.

Moderne HR kræver overblik.

Den HR-ansvarlige skal kunne arbejde med medarbejderdata, dokumenter, HR-masterdata, organisationsdiagram, adgang, onboarding, MUS, trivsel og rapportering.

Et HR-system kan hjælpe med at samle data og processer ét sted. Det gør HR mindre afhængigt af regneark, mails og enkeltpersoners hukommelse.

Data skal dog bruges med omtanke. HR-data handler ofte om mennesker og følsomme forhold. Derfor skal den HR-ansvarlige også have fokus på datasikkerhed, adgangsstyring og GDPR.

I mindre virksomheder findes der ofte ikke en egentlig HR-afdeling.

Det betyder ikke, at der ikke er HR-opgaver. Tværtimod kan HR være ekstra vigtigt, fordi få medarbejdere kan have stor betydning for drift, kultur og kundeleverancer.

I mindre virksomheder skal den HR-ansvarlige ofte arbejde meget praktisk. Det kan handle om at få styr på kontrakter, onboarding, medarbejderdata, HR-årshjul, MUS, trivsel og rekruttering.

Her er enkelhed vigtig. Virksomheden har sjældent brug for tung HR-administration. Den har brug for tydelige processer, klare aftaler og et niveau, der passer til virksomhedens størrelse.

En god HR-ansvarlig kombinerer struktur, menneskelig forståelse og forretningsblik.

Rollen kræver både faglighed og dømmekraft. Den HR-ansvarlige skal kunne arbejde med systemer og processer, men også forstå relationer, kultur, ledelse og de svære situationer, der opstår mellem mennesker.

En god HR-ansvarlig:

• Skaber overblik og struktur
• Tænker HR sammen med virksomhedens mål
• Har føling med organisationen
• Støtter lederne uden at overtage deres ansvar
• Taler både medarbejdernes og ledelsens sprog
• Arbejder systematisk med trivsel og tilknytning
• Sikrer dokumentation og ordentlige processer
• Bruger data uden at glemme mennesket
• Kan prioritere, hvad der er vigtigst lige nu

Hvis virksomheden ikke har haft en tydelig HR-struktur før, bør den HR-ansvarlige starte med at skabe overblik.

Det kan ske ved at stille nogle enkle spørgsmål:

• Hvilke HR-opgaver løser vi i dag?
• Hvem har ansvar for hvad?
• Hvor ligger vores medarbejderdata og dokumenter?
• Har vi styr på rekruttering, onboarding og offboarding?
• Har vi et HR-årshjul?
• Hvordan arbejder vi med trivsel, MUS og udvikling?
• Hvor er der størst risiko eller mest spildtid?
• Hvilke HR-indsatser vil skabe mest værdi først?

Det vigtigste er ikke at gøre alt på én gang. Det vigtigste er at skabe et realistisk fundament og prioritere de indsatser, der vil gøre størst forskel.

En HR-ansvarlig har ansvar for, at virksomhedens HR-arbejde hænger sammen.

Rollen handler om rekruttering, onboarding, trivsel, udvikling, HR-politikker, ledersparring, data, systemer og offboarding. Men den handler også om retning, prioritering og sammenhæng.

Den HR-ansvarlige er den person, der sikrer, at arbejdet med mennesker ikke bliver tilfældigt, men bliver en professionel del af virksomhedens drift og udvikling.

Hvad er forskellen på HR og HRM?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-forskellen-paa-hr-og-hrm/

HR RealityTjek – et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/

HR-årshjul – der skaber struktur
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/

Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/

Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/

Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/

MUS-samtale
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tilknytning/mus-samtale/

Medarbejderledelse, motivation og feedback
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/lederudvikling/medarbejderledelse/

HR – Den Strategiske Brobygger
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/hr-den-strategiske-brobygger/

Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/

PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff

PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium

PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex

PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete