Hvad er fravær?

Fravær betyder, at en medarbejder ikke udfører sit arbejde i en periode, hvor medarbejderen ellers normalt skulle have arbejdet.

Fravær kan skyldes mange forskellige forhold. Det kan være sygdom, ferie, barsel, omsorgsdage, barns sygdom, orlov, uddannelse, lægebesøg eller andre former for aftalt eller uforudset fravær.

I HR-sammenhæng er fravær vigtigt, fordi det både handler om drift, trivsel, planlægning, arbejdsmiljø, løn, data og ledelse. Fravær er ikke kun et tal i en statistik. Det er også et signal om, hvordan organisationen fungerer.

Når man taler om fravær på arbejdspladsen, tænker mange først på sygefravær.

Sygefravær er den del af fraværet, hvor medarbejderen ikke kan arbejde på grund af sygdom. Men fravær er et bredere begreb.

Fravær kan være planlagt, for eksempel ferie, barsel, uddannelse eller aftalt orlov. Det kan også være uforudset, for eksempel sygdom, akut familiesituation eller barns sygdom.

Derfor er det vigtigt, at virksomheden skelner mellem forskellige typer fravær. De skal ikke håndteres ens, og de siger ikke det samme om organisationen.

Fravær er vigtigt for HR, fordi det påvirker både medarbejdere, ledere og virksomhedens drift.

Når en medarbejder er fraværende, skal opgaver måske fordeles anderledes. Kolleger kan få ekstra belastning. Lederen skal følge op. HR skal sikre, at processen håndteres korrekt. Og virksomheden skal kunne planlægge kapacitet, bemanding og opfølgning.

Hvis fraværet er højt eller gentagende, kan det være et tegn på problemer, der bør undersøges nærmere. Det kan handle om arbejdspres, trivsel, ledelse, arbejdsmiljø, uklare roller, konflikter eller manglende balance mellem krav og ressourcer.

Fravær skal derfor ikke kun ses som et administrativt problem. Det skal også ses som en vigtig HR-indikator.

Sygefravær bør håndteres med både struktur og omtanke.

På den ene side har virksomheden brug for klare processer, så leder og HR ved, hvem der gør hvad, hvornår der skal følges op, og hvordan fraværet registreres.

På den anden side handler sygefravær om mennesker. Derfor skal opfølgningen være respektfuld, relevant og tilpasset situationen.

En god fraværsproces bør sikre, at medarbejderen oplever kontakt og støtte, uden at virksomheden bliver kontrollerende eller grænseoverskridende.

Formålet er ikke kun at reducere fravær. Formålet er at hjælpe medarbejderen bedst muligt tilbage i arbejde, når det er realistisk, og samtidig beskytte både medarbejderens trivsel og virksomhedens drift.

Fravær kan have mange årsager, og man skal være forsigtig med at tolke for hurtigt.

En enkelt sygedag siger sjældent noget om arbejdsmiljøet. Men mønstre i fravær kan være vigtige.

Hvis en afdeling har stigende sygefravær, gentagne korttidsfravær eller flere langtidssygemeldinger, bør virksomheden undersøge, hvad der kan ligge bag. Det kan være arbejdspres, dårlig planlægning, konflikter, lav psykologisk tryghed, utydelig ledelse eller manglende indflydelse på arbejdet.

Fravær kan derfor være et signal om, at virksomheden skal arbejde mere systematisk med trivsel, arbejdsmiljø og ledelse.

Fravær og arbejdsmiljø hænger ofte tæt sammen.

Et godt arbejdsmiljø fjerner ikke al sygdom. Medarbejdere bliver syge, uanset hvor god arbejdspladsen er. Men et godt arbejdsmiljø kan reducere unødvendigt fravær og gøre det lettere at vende tilbage efter sygdom.

Hvis medarbejdere oplever højt pres, uklare krav, lav støtte eller vanskelige samarbejdsrelationer over længere tid, kan risikoen for belastning og fravær stige.

Derfor bør fravær ikke kun håndteres individuelt. Virksomheden bør også se på de organisatoriske forhold omkring fraværet.

Planlagt fravær som ferie, barsel, uddannelse og aftalt orlov kræver også struktur.

Hvis planlagt fravær ikke er synligt, kan det give problemer med bemanding, opgavefordeling og kundeleverancer.

Når planlagt fravær registreres og godkendes i et system, får både medarbejdere, ledere og HR bedre overblik. Det bliver lettere at se, hvem der er væk hvornår, og hvordan opgaverne kan planlægges.

Det reducerer også antallet af manuelle spørgsmål til HR om ferie, fridage og godkendelser.

Orlov er en form for aftalt fravær fra arbejdet over en kortere eller længere periode.

Orlov kan have mange forskellige årsager, for eksempel barsel, uddannelse, pasning af familie, sygdomsforløb eller andre forhold, som medarbejder og arbejdsgiver aftaler eller håndterer efter gældende regler.

Det er vigtigt, at virksomheden har klare retningslinjer for orlov. Medarbejderen skal vide, hvordan orlov aftales, hvilke vilkår der gælder, og hvordan der følges op.

Regler og betaling afhænger af ansættelsesforhold, overenskomst, lovgivning og virksomhedens egne politikker. Derfor bør orlov altid håndteres konkret og ordentligt.

Korrekt registrering af fravær er vigtig.

Hvis fravær ikke registreres ensartet, bliver data upålidelige. Det gør det svært at se mønstre, lave rapporter, følge op og planlægge.

Virksomheden bør derfor have klare fraværskategorier. Det skal være tydeligt, hvad der registreres som sygdom, ferie, barsel, orlov, barns sygdom, uddannelse eller andet fravær.

Når fravær registreres korrekt, får virksomheden et bedre grundlag for både drift og HR-beslutninger.

Fraværsdata kan være meget værdifulde, men de skal bruges ansvarligt.

Data kan hjælpe virksomheden med at se mønstre, identificere risici og sætte ind tidligere. Men data om fravær kan også være følsomme, især når de handler om sygdom eller helbred.

Derfor skal fraværsdata behandles sikkert og med tydelige adgangsrettigheder. Det er ikke alle i virksomheden, der skal kunne se alle detaljer.

Virksomheden bør bruge fraværsdata til at skabe bedre opfølgning, bedre ledelse og bedre arbejdsmiljø. Ikke til mistillid eller unødvendig overvågning.

Fraværsprocent bruges ofte til at følge udviklingen i fravær.

Den kan for eksempel vise, hvor stor en del af den planlagte arbejdstid der er gået tabt på grund af fravær.

Fraværsprocenten kan være nyttig, men den skal læses rigtigt. Et gennemsnit kan skjule store forskelle mellem teams, perioder eller typer af fravær.

Derfor bør fravær ikke kun måles samlet. Det bør også analyseres efter mønstre:

• Er fraværet kortvarigt eller langvarigt?
• Er det stigende eller faldende?
• Er det koncentreret i bestemte teams?
• Er der særlige perioder med mere fravær?
• Er der sammenhæng med trivsel, arbejdspres eller ledelse?
• Er der behov for forebyggelse eller bedre opfølgning?

Et HR-system kan gøre fraværshåndtering mere enkel og professionel.

Medarbejdere kan registrere ferie, sygdom eller andet fravær direkte i systemet. Lederen kan godkende, følge op og få overblik. HR kan se rapporter, identificere mønstre og sikre, at processerne bliver fulgt.

Det reducerer behovet for manuelle mails, regneark og gentagne spørgsmål.

Et digitalt system kan også sende påmindelser, understøtte godkendelsesflow, samle dokumentation og give ledere bedre støtte i opfølgningen.

Systemet erstatter ikke den gode samtale, men det sikrer, at virksomheden ikke mister overblikket.

HR har typisk ansvar for at skabe struktur omkring fravær.

Det betyder ikke, at HR skal overtage lederens ansvar. Den nærmeste leder har ofte den vigtigste relation til medarbejderen og bør være central i opfølgningen.

HR’s rolle er at sikre klare processer, gode politikker, korrekt registrering, dataoverblik og støtte til lederne.

HR kan blandt andet hjælpe med:

• Fraværspolitik
• Sygefraværsproces
• Registrering og kategorier
• Ledervejledning
• Samtalestruktur
• Opfølgning på langtidssygefravær
• Analyse af fraværsmønstre
• Forebyggende trivselsindsatser
• Sammenhæng til arbejdsmiljø og HR-årshjul

HR har typisk ansvar for at skabe struktur omkring fravær.

Det betyder ikke, at HR skal overtage lederens ansvar. Den nærmeste leder har ofte den vigtigste relation til medarbejderen og bør være central i opfølgningen.

HR’s rolle er at sikre klare processer, gode politikker, korrekt registrering, dataoverblik og støtte til lederne.

HR kan blandt andet hjælpe med:

• Fraværspolitik
• Sygefraværsproces
• Registrering og kategorier
• Ledervejledning
• Samtalestruktur
• Opfølgning på langtidssygefravær
• Analyse af fraværsmønstre
• Forebyggende trivselsindsatser
• Sammenhæng til arbejdsmiljø og HR-årshjul

Det er ikke nok at registrere fravær.

Hvis virksomheden kun måler fravær, men ikke handler på årsagerne, skaber data begrænset værdi.

Fravær bør kobles til virksomhedens arbejde med trivsel, arbejdsmiljø, ledelse, psykologisk tryghed, MUS, workload og opfølgning på belastning.

Forebyggelse handler ikke om at presse medarbejdere til at møde syge på arbejde. Det handler om at skabe arbejdsforhold, hvor unødvendigt fravær reduceres, og hvor problemer bliver opdaget tidligere.

Sygefravær med individuel tilgang
Tag fat i sygefraværet med en individuel tilgang og en klar strategi
https://www.strategisk-hr.dk/tag-fat-i-sygefravaeret-med-en-individuel-tilgang-og-en-klar-strategi/

Forstå Stress og fang det i opløbet – sådan gør du!
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/forstaa-stress-og-fang-det-i-oploebet-saadan-goer-du/

Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/

Hvad er HRIS?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-hris/

Hvad er HR master data?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-hr-master-data/

HR RealityTjek
https://www.strategisk-hr.dk/hr-diagnosesuite/hr-realitytjek/

Hvad er en HR ansvarlig?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-hr-ansvarlig/

Hvad er Work life balance?
Work life balance hvad betyder det?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-work-life-balance/

PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff

PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex

PeopleSuite Trivsel
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/wellbeing

PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete

Stressindeks
Medarbejder Stress Indeks
https://www.ipanordic.com/da/wellbeing/stress-index

Datatilsynet om helbredsoplysninger
Helbred
https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/grundlaeggende-begreber/helbred

Borger.dk om sygedagpenge
Sygedagpenge, hvis du er lønmodtager
https://www.borger.dk/arbejde-dagpenge-ferie/dagpenge-kontanthjaelp-og-sygedagpenge/sygedagpenge/sygedagpenge-hvis-du-er-loenmodtager