FAQ om HR, trivsel, tilknytning og analyser
Få korte svar på centrale HR-begreber
Her finder du korte forklaringer på centrale HR-begreber, analyser og processer, som ofte indgår i arbejdet med mennesker, ledelse og organisation.
FAQ’en er skrevet til ledere, HR-ansvarlige og virksomheder, der ønsker et mere klart sprog om HR. Nogle svar er korte definitioner, mens andre fungerer som små artikler med mere baggrund og praktisk anvendelse.
Du kan blandt andet finde svar om trivsel, stress, APV, onboarding, rekruttering, tilknytning, personprofiler, HR-systemer og strategisk HR.
Brug FAQ’en som opslagsværk
FAQ’en kan bruges som et hurtigt opslagsværk, når du møder et HR-begreb, en analyse eller en proces, du gerne vil forstå bedre.
Målet er ikke at gøre HR mere teoretisk. Målet er at gøre HR mere konkret, anvendeligt og lettere at omsætte til handling i virksomheden.
Hvis du vil arbejde mere systematisk med HR, kan du også læse mere om HR RealityTjek, HR-Kickstarter og Strategisk HR som konsulenthus.
Hvad er Stress?
Stress er kroppens reaktion på belastning
Stress er kroppens naturlige reaktion på belastning. I korte perioder kan stress være hjælpsomt, fordi kroppen skærper opmærksomheden og gør os klar til at håndtere en udfordring. Det kan for eksempel ske ved en vigtig deadline, en stor opgave, en forandring på arbejdspladsen eller en periode med høje krav.
Når kroppen reagerer på stress, aktiveres blandt andet hormoner som adrenalin og kortisol. Det kan give ekstra energi og handlekraft her og nu. Problemet opstår, når belastningen varer for længe, eller når der ikke er tilstrækkelig tid til restitution. Så kan stress begynde at påvirke både trivsel, koncentration, søvn, samarbejde og arbejdsevne.
Typiske tegn på stress
Typiske tegn på stress kan være uro i kroppen, søvnproblemer, hovedpine, muskelspændinger, irritabilitet, træthed, koncentrationsbesvær og lavere overskud.
Nogle oplever også ændret adfærd, mindre tålmodighed, flere fejl eller et større behov for at trække sig fra kolleger og fællesskab. Stress viser sig forskelligt fra person til person, og derfor er det vigtigt at være opmærksom på både fysiske, mentale og adfærdsmæssige signaler.
Stress på arbejdspladsen
På en arbejdsplads handler stress sjældent kun om den enkelte medarbejder. Stress kan også hænge sammen med uklare forventninger, højt arbejdspres, manglende prioritering, for lidt indflydelse, dårlig kommunikation, svagt samarbejde eller ledelsesmæssige uklarheder.
Derfor bør stress ses som en del af det samlede arbejde med trivsel, arbejdsmiljø og ledelse. Jo tidligere virksomheden opdager belastning og mistrivsel, desto bedre er mulighederne for at forebygge sygefravær og længerevarende problemer.
Forebyggelse af stress
Hos Strategisk HR arbejder vi med stress som en del af virksomhedens forebyggende HR-arbejde. Det kan blandt andet ske gennem foredrag om stress, APV, trivselsmålinger, lederdialog og systematisk opfølgning.
Stress kan også følges digitalt som en del af arbejdet med trivsel og tidlig opmærksomhed. IPA Nordic tilbyder digitale løsninger til måling af trivsel og stress, som kan hjælpe virksomheder med at opdage belastning tidligere og arbejde mere struktureret med forebyggelse.
Nyttige links og læs mere
Foredrag om stress
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/forstaa-stress-og-fang-det-i-oploebet-saadan-goer-du/
PeopleSuite Trivsel
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/wellbeing
Stressindeks
https://www.ipanordic.com/da/wellbeing/stress-index
Hvem er Sympa?
Sympa er en finsk HR softwarevirksomhed,
der tilbyder en integreret løsning til både HR- og talentstyring. Virksomheden er grundlagt i 2005 og har i dag mere end 750 kunder og en tilstedeværelse på 50 markeder i Europa, Asien og Mellemøsten. Sympa har hovedkontor i Helsinki og har også kontorer i Göteborg, Stockholm, København, Oslo, Amsterdam og London.
Sympa udvikler cloud-baseret HR-software,
der hjælper virksomheder med at administrere processer fra rekruttering og onboarding til planlægning af medarbejdernes præstationer og udvikling. Virksomhedens løsninger er brugervenlige, skalerbare og kan tilpasses specifikke organisationers behov. Sympas HR-software giver organisationer en samlet løsning, der gør det muligt at analysere og forudsige effekten af forskellige HR-aktiviteter samt at planlægge og optimere arbejdsstyrken.
Sympas løsninger inkluderer blandt andet en integreret ansøgningsportal, der hjælper med at automatisere rekrutteringsprocesser og optimere CV-screening. Løsningen gør det enkelt for HR-afdelingen at organisere ansøgninger og kommunikere med ansøgere i løbet af rekrutteringsprocessen. Sympa HR-software hjælper også med at administrere ansattes performance og udvikling, og understøtter løbende træning, mentorering og feedback.
En af Sympas fordele er nemt at bruge grafiske rapporter og dashboards, der giver HR-ledere et overblik over virksomhedens HR-aktiviteter. Brugerne kan hurtigt trække data ud fra forskellige kilder – såsom medarbejderpræstationer og træningsprogrammer – og skabe skræddersyede rapporter og analyser. Analysen kan bruges til at forbedre HR-processer og opbygge en mere effektiv arbejdsstyrke.
Sympa har gjort det nemt for HR-ledere i små og mellemstore virksomheder, der ikke tidligere har haft adgang til HR-teknologi, at anvende avancerede værktøjer som dataanalyse og automatiserede processer. Samtidig er løsningen enkel nok til, at HR-ledere kan oprette og vedligeholde data uden teknisk assistance.
Sympa og IPA Nordic arbejdet tæt sammen.
Hvad er psykologisk tryghed?
Psykologisk tryghed betyder, at man tør sige det vigtige højt
Psykologisk tryghed handler om, hvorvidt mennesker oplever, at de kan sige deres mening, stille spørgsmål, dele tvivl, pege på fejl og komme med idéer uden frygt for negative konsekvenser.
På en arbejdsplads betyder psykologisk tryghed, at medarbejdere tør bidrage ærligt, også når noget er usikkert, svært eller kritisk. Det kan handle om at sige fra, stille et spørgsmål, udfordre en beslutning, fortælle om en fejl eller dele en bekymring, før den udvikler sig.
Psykologisk tryghed er ikke det samme som, at alle skal være enige. Det handler heller ikke om at undgå krav, ansvar eller svære samtaler. Tværtimod skaber psykologisk tryghed bedre mulighed for at tale åbent om netop de emner, der kan være vanskelige.
Psykologisk tryghed på arbejdspladsen
Det er vigtigt at skelne mellem psykologisk tryghed og komfort. Et team kan godt have høj psykologisk tryghed og samtidig have høje krav, tydelige mål og stærk faglig uenighed.
Forskellen er måden, uenighed håndteres på. I et trygt team kan man udfordre hinanden uden at ydmyge hinanden. Man kan tale om fejl uden at lede efter syndebukke. Og man kan stille spørgsmål uden at blive opfattet som svag, illoyal eller besværlig.
Derfor er psykologisk tryghed ikke et blødt HR-begreb. Det er en vigtig forudsætning for læring, trivsel, kvalitet, innovation og organisatorisk udvikling.
Sammenhæng med trivsel og mental sundhed
Psykologisk tryghed hænger tæt sammen med trivsel og mental sundhed. Når medarbejdere oplever, at de kan tale åbent om bekymringer, fejl og belastninger, bliver det lettere at reagere tidligt på mistrivsel og samarbejdsproblemer.
Omvendt kan psykologisk utryghed føre til tavshed, usikkerhed og tilbageholdenhed. Det kan betyde, at problemer ikke bliver sagt højt, at fejl gentages, eller at medarbejdere bruger energi på at beskytte sig selv i stedet for at bidrage åbent.
Derfor bør psykologisk tryghed ses som en del af virksomhedens samlede arbejde med trivsel, ledelse, samarbejde og arbejdsmiljø.
Hvordan kan man styrke psykologisk tryghed?
Psykologisk tryghed skabes især gennem ledelse og daglig adfærd. Det handler blandt andet om, hvordan ledere reagerer på spørgsmål, kritik, fejl og uenighed.
Ledere kan styrke psykologisk tryghed ved at invitere til dialog, lytte aktivt, stille nysgerrige spørgsmål og reagere konstruktivt, når nogen deler noget vanskeligt. Det har også betydning, om fejl bliver brugt som anledning til læring eller som anledning til skyld og placering af ansvar.
Teamet har også et ansvar. Psykologisk tryghed kræver en kultur, hvor man behandler hinanden ordentligt, tager feedback alvorligt og anerkender dem, der bidrager til åbenhed og læring.
Nyttige links og læs mere
Psykologisk tryghed og teams
Tryghed er den faktor, der afgør dit teams succes
https://www.strategisk-hr.dk/tryghed-er-den-faktor-der-afgoer-dit-teams-succes/
Foredrag om HR
HR Foredrag
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/
Ekstern HR-hjælp og trivsel
Skal vi være din ekstern HR afdeling?
https://www.strategisk-hr.dk/hr-ydelser/ekstern-hr-afdeling/
HR RealityTjek
HR RealityTjek
https://www.strategisk-hr.dk/hr-diagnosesuite/hr-realitytjek/
PeopleSuite Trivsel
PeopleSuite Trivsel
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/wellbeing
IPA Teamanalyse
IPA Teamanalyse
https://www.ipanordic.com/da/organisational-analyses/ipa-team-analysis
PeopleSuite HR-system
PeopleSuite Staff
https://www.ipanordic.com/da/staff
Work life balance
Work life balance (balance i arbejdslivet) refererer til den balance, en person opretholder mellem sit arbejds- og personlige liv. Det handler om at finde den rette mængde tid og energi, der skal investeres i både jobbet og det personlige liv for at opretholde en sund og afbalanceret livsstil.
Mange mennesker i dag er blevet opslugt af deres arbejde og har svært ved at adskille det fra deres personlige liv. De føler sig ofte pressede til at være produktive og yde mere på jobbet. Denne konstante bekymring for arbejdet kan dog føre til stress og ubalance i livet.
En ubalance mellem arbejds- og privatliv kan have negative konsekvenser som stress, lavt selvværd og dårligt helbred. Omvendt kan en god balance føre til øget produktivitet, livstilfredshed og bedre sundhed.
Prioriter din tid
Det er vigtigt at prioritere sin tid og energi mellem arbejdet og privatlivet. En fast rutine for både arbejde og fritid kan hjælpe med at opretholde en sund balance. Lav en tidsplan, der giver plads til personlige behov og interesser. Sæt også grænser for dig selv og din arbejdsbyrde for at undgå overbelastning.
Det er ligeledes vigtigt at værdsætte sin fritid og tage sig tid til at slappe af og genoplade batterierne. Dette kan inkludere aktiviteter som at udforske naturen, læse bøger eller tilbringe tid med nære relationer. Regelmæssige pauser og tid til afslapning er essentielle for at kunne vende tilbage til arbejdet med fornyet energi og fokus.
Arbejdsgivere er også blevet opmærksomme på betydningen af work life balance. Mange virksomheder tilbyder programmer og politikker som fleksible arbejdstider, hjemmearbejde og betalt tid til personlige interesser. Disse tiltag kan hjælpe medarbejderne med at håndtere deres arbejdsbyrde mere effektivt og samtidig tage sig tid til personlige anliggender.
Derudover kan arbejdspladser fremme work life balance ved at skabe en kultur, der støtter medarbejdernes behov for fleksibilitet. Dette inkluderer at anerkende, at forskellige medarbejdere har forskellige behov, og at give dem mulighed for at tilpasse deres arbejdstider og opgaver i overensstemmelse hermed.
En sund work life balance kræver også, at medarbejderne lærer at sige nej til overarbejde og unødvendige opgaver. Ved at være bevidst om egne grænser og kommunikere dem klart til kolleger og ledelse, kan man undgå at blive overvældet og udbrændt.
Samlet set er en sund work life balance vigtig for at opretholde et harmonisk og positivt liv. Det kræver en bevidst indsats fra både individet og arbejdspladsen at finde den rette balance. Når balancen er fundet, kan man nyde et sundt og tilfredsstillende liv. Ved at tage små skridt og implementere ændringer i dagligdagen kan man gradvist opnå en bedre balance mellem arbejde og privatliv, hvilket i sidste ende vil føre til større tilfredshed og velvære.
Hvad betyder grit?
Grit handler om vedholdenhed over tid
Grit betyder vedholdenhed, udholdenhed og evnen til at blive ved med at arbejde mod et vigtigt mål over længere tid.
Begrebet bruges især om mennesker, der ikke kun drives af talent eller kortvarig motivation, men som bliver ved, også når arbejdet bliver svært, langsomt eller krævende. Grit handler derfor både om retning, indsats og evnen til at fortsætte, selv når motivationen falder.
Grit bliver ofte beskrevet som en kombination af passion og vedholdenhed i arbejdet med langsigtede mål. Det betyder ikke nødvendigvis, at man altid skal presse sig selv hårdere. Det handler mere om at kunne holde fast i noget vigtigt, justere undervejs og komme tilbage på sporet efter modstand.
Er grit det samme som talent eller intelligens?
Grit er ikke det samme som talent eller intelligens. En person kan være meget begavet, men stadig have svært ved at fastholde indsatsen over tid. Omvendt kan en person med mindre naturligt talent nå langt gennem vedholdenhed, læring og stabil indsats.
Derfor er grit interessant i arbejdslivet. Mange opgaver kræver ikke kun, at man kan forstå noget hurtigt. De kræver også, at man kan holde fokus, håndtere modstand, lære af fejl og arbejde videre, når resultaterne ikke kommer med det samme.
Grit bør dog ikke forstås som blind stædighed. Høj grit er ikke altid godt, hvis man bliver ved med noget, der ikke længere giver mening. Derfor skal vedholdenhed balanceres med refleksion, feedback og evnen til at tilpasse sig.
Grit på arbejdspladsen
På en arbejdsplads handler grit om, hvordan mennesker arbejder med mål, modstand og udvikling over tid. Det kan være relevant i forbindelse med nye roller, forandringer, læring, performance, lederudvikling og talentudvikling.
Medarbejdere med stærk grit kan ofte fastholde fokus i længere forløb, tage ansvar for deres udvikling og arbejde sig igennem vanskelige perioder. Men grit er ikke kun et individuelt træk. Rammerne omkring medarbejderen har også stor betydning.
Hvis mål er uklare, kravene er urealistiske, eller der mangler støtte fra ledelse og kolleger, kan selv meget vedholdende medarbejdere miste energi og retning. Derfor bør grit altid forstås i sammenhæng med arbejdsopgaver, ledelse, kultur og trivsel.
GRIT-analyse som dialogværktøj
Hos Strategisk HR arbejder vi også med GRIT-analyse som et dialogværktøj. Analysen giver indsigt i, hvordan en person typisk mobiliserer energi, fastholder indsats, tilpasser sig under pres og udvikler sig over tid.
En GRIT-analyse kan bruges i samtaler om udvikling, læring, robusthed, arbejdsstil og potentiale. Den kan blandt andet hjælpe med at forstå, hvad der giver personen energi, hvor vedholdenheden er stærk, og hvor der kan være behov for støtte, struktur eller tydeligere retning.
Formålet er ikke at sætte mennesker i kasser. Formålet er at skabe et mere præcist sprog for, hvordan mennesker arbejder med mål, modstand og udvikling i praksis.
Hvornår er grit særligt relevant?
Grit er særligt relevant, når virksomheden arbejder med udviklingsforløb, lederudvikling, talentudvikling, rekruttering, onboarding eller større forandringer.
Det er også relevant, når en medarbejder skal lykkes i en rolle, hvor resultaterne først viser sig over tid. Det kan være i salg, ledelse, projektarbejde, specialiserede funktioner eller roller med høje krav til selvledelse.
Når grit kobles med personlighed, motivation, arbejdsstil og den konkrete rolle, får virksomheden et bedre grundlag for at støtte medarbejderen rigtigt. Det gør grit til mere end et personligt karaktertræk. Det bliver et praktisk HR-begreb, der kan bruges i dialogen om udvikling og performance.
Nyttige links og læs mere
Hvad er en personlighedsanalyse?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-personlighedsanalyse/
Hvad er trækteori?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-traekteori/
Hvad er The Big Five?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-the-big-five/
Talentudvikling
https://www.strategisk-hr.dk/talentudvikling/
Motiverende foredrag omkring personprofiler
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/motiverende-foredrag-omkring-personprofiler/
Medarbejderens motivation og min ledelsesstill
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/medarbejderens-motivation-og-min-ledelsesstil/
Personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
Kernepersonlighedsanalyse
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/core-personality
IPA Research
https://www.ipanordic.com/da/research
PeopleSuite HR System
https://www.ipanordic.com/da/staff
Grit: perseverance and passion for long-term goals
PubMed
https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/17547490/
Unpacking grit
PubMed
https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/31404261/
Hvad er HRIS?
HRIS betyder Human Resource Information System
HRIS står for Human Resource Information System.
På dansk kan man kalde det et HR-informationssystem eller et digitalt HR-system. Det er software, der samler medarbejderdata, HR-processer, dokumenter og administrative opgaver ét sted.
Et HRIS ligger i krydsfeltet mellem HR og informationsteknologi. Det betyder, at HR-opgaver, som tidligere blev håndteret i regneark, mails, mapper og papirarkiver, kan håndteres digitalt og mere struktureret.
Et HRIS kan blandt andet bruges til medarbejderdata, kontrakter, dokumenter, onboarding, offboarding, organisationsdiagram, adgangsstyring, tidsregistrering, MUS, kompetencer, rapportering og HR-analyser.
Hvad bruger man et HRIS til?
Et HRIS bruges til at gøre HR-arbejdet mere samlet, sikkert og effektivt.
I stedet for at medarbejderoplysninger ligger spredt i forskellige systemer og dokumenter, kan virksomheden samle de vigtigste HR-data ét sted. Det gør det lettere for HR, ledere og medarbejdere at finde, opdatere og bruge de rigtige informationer.
Et HRIS kan for eksempel hjælpe med:
- Medarbejderoplysninger
- Ansættelsesdetaljer
- Løn- og vilkårsoplysninger
- Dokumenter og personalehåndbog
- Onboarding og offboarding
- Organisationsdiagram
- Udstyr og adgang
- Kompetencer og uddannelse
- Tidsregistrering
- MUS og medarbejdersamtaler
- Trivselsmålinger
- HR-rapportering
- Rollebaseret adgangsstyring
Det vigtigste er ikke, at systemet kan alt. Det vigtigste er, at det understøtter de HR-processer, virksomheden faktisk har brug for.
HRIS, HRMS og HCM
Begreberne HRIS, HRMS og HCM bliver ofte brugt om hinanden.
HRIS betyder Human Resource Information System og bruges ofte om systemer, der samler medarbejderdata og centrale HR-processer.
HRMS betyder Human Resource Management System og bruges ofte om en bredere HR-platform, der også kan dække processer som rekruttering, onboarding, performance, kompetencer, fravær og rapportering.
HCM betyder Human Capital Management og bruges ofte om systemer eller tilgange, hvor HR kobles endnu tydeligere til strategi, talent, performance, kompetenceudvikling og virksomhedens samlede udvikling.
I praksis overlapper begreberne meget. Mange moderne HR-systemer indeholder elementer af alle tre. Derfor er det vigtigere at se på funktioner og behov end på betegnelsen alene.
HRIS er mere end et digitalt arkiv
Et HRIS er ikke bare et sted, hvor virksomheden gemmer medarbejderoplysninger.
Et godt HRIS understøtter processer. Det kan hjælpe virksomheden med at sikre, at de rigtige opgaver bliver løst på det rigtige tidspunkt.
Når en medarbejder starter, kan systemet understøtte preboarding og onboarding. Når medarbejderen skifter rolle, kan data, dokumenter, lederrelation og adgang opdateres. Når medarbejderen stopper, kan systemet understøtte offboarding, aflevering af udstyr og lukning af systemadgange.
På den måde bliver HRIS ikke kun et arkiv. Det bliver en praktisk motor i virksomhedens HR-drift.
HRIS og HR-masterdata
Et HRIS er tæt forbundet med HR-masterdata.
HR-masterdata er virksomhedens centrale grunddata om medarbejdere, roller, ansættelser, organisation, dokumenter og adgang. HRIS er det system, der kan samle, strukturere og vedligeholde disse data.
Når HR-masterdata ligger spredt i mange forskellige systemer, bliver det svært at vide, hvilken information der er korrekt. Når data samles i et HRIS, får virksomheden et mere pålideligt grundlag.
Det gør det lettere at svare på spørgsmål som:
- Hvem arbejder hos os?
- Hvem refererer til hvem?
- Hvilke dokumenter er underskrevet?
- Hvem har adgang til hvilke systemer?
- Hvilket udstyr er udleveret?
- Hvilke medarbejdere er startet eller stoppet?
- Hvilke HR-processer mangler opfølgning?
Hvorfor er HRIS vigtigt?
HRIS er vigtigt, fordi HR-processer hurtigt bliver sårbare, hvis de bygger på regneark, mails og personafhængig viden.
Når virksomheden vokser, bliver det sværere at holde styr på medarbejderdata, dokumenter, opfølgning, adgang, deadlines og processer manuelt.
Et HRIS kan reducere fejl, spare tid og skabe bedre overblik. Det kan også gøre HR mindre afhængigt af enkeltpersoner, fordi data og processer ikke kun ligger i hovedet på én leder eller én administrativ medarbejder.
Samtidig kan et HRIS give ledelsen bedre indsigt. Når data er samlet, bliver det lettere at følge udviklingen i rekruttering, onboarding, trivsel, medarbejderomsætning, kompetencer, fravær og HR-aktiviteter.
HRIS og GDPR
Et HRIS skal håndtere medarbejderdata sikkert.
HR-data indeholder ofte personoplysninger, og nogle oplysninger kan være følsomme. Derfor er det vigtigt, at virksomheden har styr på adgang, formål, opbevaring, sletning og dokumentation.
Et HRIS kan hjælpe med rollebaseret adgangsstyring, bedre dokumentstruktur og mere kontrolleret håndtering af medarbejderoplysninger. Det gør det lettere at sikre, at de rette personer har adgang til de rette data.
Men et system gør ikke virksomheden GDPR-sikker i sig selv. Der skal også være klare processer, ansvar og retningslinjer for, hvordan data indsamles, bruges, deles, opbevares og slettes.
HRIS og lønsystemer
Et HRIS er ikke nødvendigvis det samme som et lønsystem.
Et lønsystem håndterer typisk lønudbetaling, skat, pension, ferie og lønrelaterede beregninger. Et HRIS håndterer typisk medarbejderdata, HR-processer, dokumenter, organisation, onboarding, offboarding og rapportering.
I nogle virksomheder ligger en stor del af HR-data i lønsystemet. Det kan fungere til løn, men det er ikke altid nok til at styre hele medarbejderrejsen.
Derfor vælger mange virksomheder at bruge et HRIS som det primære sted for HR-masterdata og koble det til lønsystemet, hvis der er behov for integration eller dataeksport.
HRIS og datadrevet HR
Et HRIS kan være første skridt mod mere datadrevet HR.
Når data er samlet og struktureret, kan virksomheden begynde at arbejde mere systematisk med HR-rapportering, HR-KPI’er og HR Insights.
Det kan for eksempel handle om:
- Hvor mange medarbejdere starter og stopper?
- Hvor hurtigt bliver nye medarbejdere onboardet?
- Hvor mange MUS-samtaler bliver gennemført?
- Hvordan udvikler fravær og trivsel sig?
- Hvor er der kompetencegab?
- Hvilke ledere har mange medarbejdere?
- Hvilke HR-processer bliver ikke fulgt op?
Data skal dog bruges med omtanke. HR handler stadig om mennesker, relationer og ledelse. Et HRIS kan give bedre overblik, men det kan ikke erstatte den professionelle dialog og vurdering.
HRIS i mindre virksomheder
HRIS er ikke kun relevant for store virksomheder.
Mindre og mellemstore virksomheder har også brug for styr på medarbejderdata, dokumenter, onboarding, offboarding, adgang, HR-årshjul og personaleprocesser.
Forskellen er, at mindre virksomheder ofte har brug for en enkel løsning. De har sjældent behov for et tungt enterprise-system med mange komplekse funktioner. De har brug for et system, der skaber overblik og gør hverdagen lettere.
Et godt HRIS til mindre virksomheder bør derfor være enkelt, fleksibelt og let at komme i gang med.
Hvad bør man overveje, før man vælger HRIS?
Før virksomheden vælger HRIS, bør den afklare sine reelle behov.
Det er ikke sikkert, at virksomheden har brug for det største system. Det vigtigste er, at systemet passer til virksomhedens størrelse, modenhed, processer og ambitionsniveau.
Virksomheden bør blandt andet spørge:
- Hvilke HR-data skal vi samle?
- Hvilke HR-processer skal systemet understøtte?
- Hvem skal bruge systemet?
- Hvilke data må ledere se?
- Hvilke data må medarbejdere selv opdatere?
- Skal systemet kunne integrere med løn eller andre systemer?
- Har vi brug for onboarding, offboarding, MUS eller trivsel?
- Hvordan sikrer vi GDPR og adgangsstyring?
- Hvilke rapporter og HR-KPI’er har vi brug for?
Et HRIS skal vælges ud fra virksomhedens behov, ikke ud fra en lang funktionsliste.
PeopleSuite som HRIS
PeopleSuite Staff er IPA Nordics HR-system og kan fungere som et HRIS for virksomheder, der ønsker at samle HR-data og HR-processer ét sted.
I PeopleSuite kan virksomheden blandt andet arbejde med medarbejderoplysninger, ansættelsesdetaljer, løn og fordele, kompetencer, udstyr, adgang, dokumenter, håndbøger, preboarding, onboarding og offboarding.
I PeopleSuite Flex kan virksomheden derudover arbejde med HR Insights, tilpasning af felter, rollebaseret adgangsstyring, tidsregistrering, dataeksport, standardintegrationer og åben API.
Det betyder, at systemet både kan bruges som et administrativt HR-fundament og som afsæt for mere datadrevet HR.
Nyttige links og læs mere
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
HR RealityTjek
https://www.strategisk-hr.dk/hr-diagnosesuite/hr-realitytjek/
Hvad er forskellen på HR og HRM?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-forskellen-paa-hr-og-hrm/
Hvad er en HR ansvarlig?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-hr-ansvarlig/
Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/
Hvad er offboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-offboarding/
HR – Den Strategiske Brobygger
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/hr-den-strategiske-brobygger/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
Hvad er fravær?
Fravær betyder, at en medarbejder ikke er på arbejde
Fravær betyder, at en medarbejder ikke udfører sit arbejde i en periode, hvor medarbejderen ellers normalt skulle have arbejdet.
Fravær kan skyldes mange forskellige forhold. Det kan være sygdom, ferie, barsel, omsorgsdage, barns sygdom, orlov, uddannelse, lægebesøg eller andre former for aftalt eller uforudset fravær.
I HR-sammenhæng er fravær vigtigt, fordi det både handler om drift, trivsel, planlægning, arbejdsmiljø, løn, data og ledelse. Fravær er ikke kun et tal i en statistik. Det er også et signal om, hvordan organisationen fungerer.
Fravær er ikke kun sygefravær
Når man taler om fravær på arbejdspladsen, tænker mange først på sygefravær.
Sygefravær er den del af fraværet, hvor medarbejderen ikke kan arbejde på grund af sygdom. Men fravær er et bredere begreb.
Fravær kan være planlagt, for eksempel ferie, barsel, uddannelse eller aftalt orlov. Det kan også være uforudset, for eksempel sygdom, akut familiesituation eller barns sygdom.
Derfor er det vigtigt, at virksomheden skelner mellem forskellige typer fravær. De skal ikke håndteres ens, og de siger ikke det samme om organisationen.
Hvorfor er fravær vigtigt for HR?
Fravær er vigtigt for HR, fordi det påvirker både medarbejdere, ledere og virksomhedens drift.
Når en medarbejder er fraværende, skal opgaver måske fordeles anderledes. Kolleger kan få ekstra belastning. Lederen skal følge op. HR skal sikre, at processen håndteres korrekt. Og virksomheden skal kunne planlægge kapacitet, bemanding og opfølgning.
Hvis fraværet er højt eller gentagende, kan det være et tegn på problemer, der bør undersøges nærmere. Det kan handle om arbejdspres, trivsel, ledelse, arbejdsmiljø, uklare roller, konflikter eller manglende balance mellem krav og ressourcer.
Fravær skal derfor ikke kun ses som et administrativt problem. Det skal også ses som en vigtig HR-indikator.
Sygefravær kræver tidlig og ordentlig opfølgning
Sygefravær bør håndteres med både struktur og omtanke.
På den ene side har virksomheden brug for klare processer, så leder og HR ved, hvem der gør hvad, hvornår der skal følges op, og hvordan fraværet registreres.
På den anden side handler sygefravær om mennesker. Derfor skal opfølgningen være respektfuld, relevant og tilpasset situationen.
En god fraværsproces bør sikre, at medarbejderen oplever kontakt og støtte, uden at virksomheden bliver kontrollerende eller grænseoverskridende.
Formålet er ikke kun at reducere fravær. Formålet er at hjælpe medarbejderen bedst muligt tilbage i arbejde, når det er realistisk, og samtidig beskytte både medarbejderens trivsel og virksomhedens drift.
Fravær kan være et tegn på mistrivsel
Fravær kan have mange årsager, og man skal være forsigtig med at tolke for hurtigt.
En enkelt sygedag siger sjældent noget om arbejdsmiljøet. Men mønstre i fravær kan være vigtige.
Hvis en afdeling har stigende sygefravær, gentagne korttidsfravær eller flere langtidssygemeldinger, bør virksomheden undersøge, hvad der kan ligge bag. Det kan være arbejdspres, dårlig planlægning, konflikter, lav psykologisk tryghed, utydelig ledelse eller manglende indflydelse på arbejdet.
Fravær kan derfor være et signal om, at virksomheden skal arbejde mere systematisk med trivsel, arbejdsmiljø og ledelse.
Fravær og arbejdsmiljø hænger sammen
Fravær og arbejdsmiljø hænger ofte tæt sammen.
Et godt arbejdsmiljø fjerner ikke al sygdom. Medarbejdere bliver syge, uanset hvor god arbejdspladsen er. Men et godt arbejdsmiljø kan reducere unødvendigt fravær og gøre det lettere at vende tilbage efter sygdom.
Hvis medarbejdere oplever højt pres, uklare krav, lav støtte eller vanskelige samarbejdsrelationer over længere tid, kan risikoen for belastning og fravær stige.
Derfor bør fravær ikke kun håndteres individuelt. Virksomheden bør også se på de organisatoriske forhold omkring fraværet.
Planlagt fravær skal også styres
Planlagt fravær som ferie, barsel, uddannelse og aftalt orlov kræver også struktur.
Hvis planlagt fravær ikke er synligt, kan det give problemer med bemanding, opgavefordeling og kundeleverancer.
Når planlagt fravær registreres og godkendes i et system, får både medarbejdere, ledere og HR bedre overblik. Det bliver lettere at se, hvem der er væk hvornår, og hvordan opgaverne kan planlægges.
Det reducerer også antallet af manuelle spørgsmål til HR om ferie, fridage og godkendelser.
Orlov er aftalt fravær over en periode
Orlov er en form for aftalt fravær fra arbejdet over en kortere eller længere periode.
Orlov kan have mange forskellige årsager, for eksempel barsel, uddannelse, pasning af familie, sygdomsforløb eller andre forhold, som medarbejder og arbejdsgiver aftaler eller håndterer efter gældende regler.
Det er vigtigt, at virksomheden har klare retningslinjer for orlov. Medarbejderen skal vide, hvordan orlov aftales, hvilke vilkår der gælder, og hvordan der følges op.
Regler og betaling afhænger af ansættelsesforhold, overenskomst, lovgivning og virksomhedens egne politikker. Derfor bør orlov altid håndteres konkret og ordentligt.
Fravær skal registreres korrekt
Korrekt registrering af fravær er vigtig.
Hvis fravær ikke registreres ensartet, bliver data upålidelige. Det gør det svært at se mønstre, lave rapporter, følge op og planlægge.
Virksomheden bør derfor have klare fraværskategorier. Det skal være tydeligt, hvad der registreres som sygdom, ferie, barsel, orlov, barns sygdom, uddannelse eller andet fravær.
Når fravær registreres korrekt, får virksomheden et bedre grundlag for både drift og HR-beslutninger.
Fraværsdata skal bruges med omtanke
Fraværsdata kan være meget værdifulde, men de skal bruges ansvarligt.
Data kan hjælpe virksomheden med at se mønstre, identificere risici og sætte ind tidligere. Men data om fravær kan også være følsomme, især når de handler om sygdom eller helbred.
Derfor skal fraværsdata behandles sikkert og med tydelige adgangsrettigheder. Det er ikke alle i virksomheden, der skal kunne se alle detaljer.
Virksomheden bør bruge fraværsdata til at skabe bedre opfølgning, bedre ledelse og bedre arbejdsmiljø. Ikke til mistillid eller unødvendig overvågning.
Fraværsprocent og fraværsstatistik
Fraværsprocent bruges ofte til at følge udviklingen i fravær.
Den kan for eksempel vise, hvor stor en del af den planlagte arbejdstid der er gået tabt på grund af fravær.
Fraværsprocenten kan være nyttig, men den skal læses rigtigt. Et gennemsnit kan skjule store forskelle mellem teams, perioder eller typer af fravær.
Derfor bør fravær ikke kun måles samlet. Det bør også analyseres efter mønstre:
- Er fraværet kortvarigt eller langvarigt?
- Er det stigende eller faldende?
- Er det koncentreret i bestemte teams?
- Er der særlige perioder med mere fravær?
- Er der sammenhæng med trivsel, arbejdspres eller ledelse?
- Er der behov for forebyggelse eller bedre opfølgning?
Digital fraværshåndtering i et HR-system
Et HR-system kan gøre fraværshåndtering mere enkel og professionel.
Medarbejdere kan registrere ferie, sygdom eller andet fravær direkte i systemet. Lederen kan godkende, følge op og få overblik. HR kan se rapporter, identificere mønstre og sikre, at processerne bliver fulgt.
Det reducerer behovet for manuelle mails, regneark og gentagne spørgsmål.
Et digitalt system kan også sende påmindelser, understøtte godkendelsesflow, samle dokumentation og give ledere bedre støtte i opfølgningen.
Systemet erstatter ikke den gode samtale, men det sikrer, at virksomheden ikke mister overblikket.
HR’s rolle ved fravær
HR har typisk ansvar for at skabe struktur omkring fravær.
Det betyder ikke, at HR skal overtage lederens ansvar. Den nærmeste leder har ofte den vigtigste relation til medarbejderen og bør være central i opfølgningen.
HR’s rolle er at sikre klare processer, gode politikker, korrekt registrering, dataoverblik og støtte til lederne.
HR kan blandt andet hjælpe med:
- Fraværspolitik
- Sygefraværsproces
- Registrering og kategorier
- Ledervejledning
- Samtalestruktur
- Opfølgning på langtidssygefravær
- Analyse af fraværsmønstre
- Forebyggende trivselsindsatser
- Sammenhæng til arbejdsmiljø og HR-årshjul
HR’s rolle ved fravær
HR har typisk ansvar for at skabe struktur omkring fravær.
Det betyder ikke, at HR skal overtage lederens ansvar. Den nærmeste leder har ofte den vigtigste relation til medarbejderen og bør være central i opfølgningen.
HR’s rolle er at sikre klare processer, gode politikker, korrekt registrering, dataoverblik og støtte til lederne.
HR kan blandt andet hjælpe med:
- Fraværspolitik
- Sygefraværsproces
- Registrering og kategorier
- Ledervejledning
- Samtalestruktur
- Opfølgning på langtidssygefravær
- Analyse af fraværsmønstre
- Forebyggende trivselsindsatser
- Sammenhæng til arbejdsmiljø og HR-årshjul
Fravær skal forebygges, ikke kun registreres
Det er ikke nok at registrere fravær.
Hvis virksomheden kun måler fravær, men ikke handler på årsagerne, skaber data begrænset værdi.
Fravær bør kobles til virksomhedens arbejde med trivsel, arbejdsmiljø, ledelse, psykologisk tryghed, MUS, workload og opfølgning på belastning.
Forebyggelse handler ikke om at presse medarbejdere til at møde syge på arbejde. Det handler om at skabe arbejdsforhold, hvor unødvendigt fravær reduceres, og hvor problemer bliver opdaget tidligere.
Nyttige links og læs mere
Sygefravær med individuel tilgang
Tag fat i sygefraværet med en individuel tilgang og en klar strategi
https://www.strategisk-hr.dk/tag-fat-i-sygefravaeret-med-en-individuel-tilgang-og-en-klar-strategi/
Forstå Stress og fang det i opløbet – sådan gør du!
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/forstaa-stress-og-fang-det-i-oploebet-saadan-goer-du/
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
Hvad er HRIS?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-hris/
Hvad er HR master data?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-hr-master-data/
HR RealityTjek
https://www.strategisk-hr.dk/hr-diagnosesuite/hr-realitytjek/
Hvad er en HR ansvarlig?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-hr-ansvarlig/
Hvad er Work life balance?
Work life balance hvad betyder det?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-work-life-balance/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite Trivsel
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/wellbeing
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
Stressindeks
Medarbejder Stress Indeks
https://www.ipanordic.com/da/wellbeing/stress-index
Datatilsynet om helbredsoplysninger
Helbred
https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/grundlaeggende-begreber/helbred
Borger.dk om sygedagpenge
Sygedagpenge, hvis du er lønmodtager
https://www.borger.dk/arbejde-dagpenge-ferie/dagpenge-kontanthjaelp-og-sygedagpenge/sygedagpenge/sygedagpenge-hvis-du-er-loenmodtager
Hvad er en ekstern HR-afdeling?
En ekstern HR-afdeling er HR-hjælp uden fast ansættelse
En ekstern HR-afdeling betyder, at en virksomhed får adgang til HR-kompetencer uden selv at ansætte en fuldtids HR-medarbejder eller opbygge en intern HR-afdeling.
Det kan være en fast ekstern HR-partner, en HR-konsulent på tilkald eller et samarbejde, hvor virksomheden får hjælp til udvalgte HR-opgaver efter behov.
For mange mindre og mellemstore virksomheder giver det god mening. Behovet for HR er der, men der er ikke altid opgaver nok til en fuldtidsansat HR-ansvarlig. Samtidig kan HR let blive nedprioriteret, hvis ansvaret ligger hos en leder, økonomifunktion eller administrator, der i forvejen har mange andre opgaver.
En ekstern HR-afdeling giver virksomheden adgang til faglighed, struktur og erfaring, uden at HR bliver tungere end nødvendigt.
Hvad laver en ekstern HR-afdeling?
En ekstern HR-afdeling kan hjælpe med de samme typer opgaver, som en intern HR-funktion typisk arbejder med.
Det kan være rekruttering, onboarding, medarbejderdata, personalehåndbog, HR-politikker, MUS, trivsel, arbejdsmiljø, kompetenceudvikling, ledersparring, fravær, konflikter, HR-system, offboarding og opfølgning på HR-årshjul.
Forskellen er, at opgaverne løses udefra og tilpasses virksomhedens behov.
Nogle virksomheder har brug for løbende hjælp. Andre har brug for en ekstern HR-partner i perioder, hvor der sker vækst, forandring, organisatorisk pres eller særlige personalesager. Andre igen har kun brug for hjælp til konkrete opgaver som rekruttering, HR-system, onboarding eller personalehåndbog.
Hvorfor vælger virksomheder en ekstern HR-afdeling?
Virksomheder vælger ofte en ekstern HR-afdeling, fordi de har brug for HR-faglighed, men ikke nødvendigvis en fuld intern HR-funktion.
Det kan være relevant, når virksomheden vokser, ansætter flere medarbejdere, får behov for tydeligere processer eller oplever, at HR-opgaverne bliver for tilfældige.
En ekstern HR-afdeling kan skabe overblik over, hvad der allerede fungerer, og hvor der mangler struktur. Den kan også hjælpe ledelsen med at prioritere, så HR-arbejdet ikke bliver en lang liste af løse opgaver, men en samlet indsats med retning og opfølgning.
Det vigtigste er, at HR bliver praktisk anvendeligt. En ekstern HR-afdeling skal ikke skabe unødvendig administration. Den skal hjælpe virksomheden med at få styr på det, der faktisk betyder noget i hverdagen.
Ekstern HR handler ikke kun om administration
Tidligere blev HR ofte set som personaleadministration, kontrakter og regler.
Det er stadig vigtigt. Men en moderne HR-funktion handler også om kultur, ledelse, trivsel, tilknytning, rekruttering, udvikling og struktur.
En ekstern HR-afdeling kan derfor både hjælpe med den daglige HR-drift og med de mere strategiske spørgsmål:
- Hvordan tiltrækker vi de rigtige medarbejdere?
- Hvordan giver vi nye medarbejdere en god start?
- Hvordan skaber vi bedre trivsel og samarbejde?
- Hvordan får vi struktur på MUS, udvikling og opfølgning?
- Hvordan sikrer vi klare HR-politikker og dokumentation?
- Hvordan får vi HR-data og systemer til at understøtte ledelsen?
- Hvordan skaber vi en organisation i bedre balance?
På den måde bliver ekstern HR ikke bare hjælp til opgaver. Det bliver en måde at styrke virksomhedens samlede HR-fundament.
Hvornår giver en ekstern HR-afdeling mening?
En ekstern HR-afdeling giver især mening, når virksomheden har behov for mere struktur, men ikke vil opbygge en tung HR-afdeling.
Det kan være i virksomheder, hvor:
- HR-opgaverne ligger spredt hos flere personer
- Lederen bruger for meget tid på HR-administration
- Der mangler struktur på rekruttering og onboarding
- Personalehåndbog og politikker er uklare eller forældede
- MUS og opfølgning sker tilfældigt
- Trivsel, fravær eller konflikter fylder mere end før
- Medarbejderdata ligger i regneark og mails
- Virksomheden vokser og har brug for mere professionel HR
- Ledelsen mangler en neutral sparringspartner i personalesager
Ekstern HR er ikke kun relevant, når noget er galt. Det er ofte mest værdifuldt, når virksomheden vil forebygge problemer og skabe en bedre HR-struktur, før behovet bliver akut.
Fordele ved en ekstern HR-afdeling
En ekstern HR-afdeling kan give virksomheden flere fordele.
For det første får virksomheden adgang til specialiseret HR-faglighed uden fast ansættelse.
For det andet kan hjælpen skaleres op og ned efter behov. Der kan være mere HR-hjælp i perioder med rekruttering, vækst, forandring eller personalesager, og mindre når der er ro på.
For det tredje får ledelsen en mere objektiv sparringspartner. Det kan være værdifuldt i svære samtaler, konflikter, fraværssager, organisatoriske ændringer eller spørgsmål om kultur og ledelse.
For det fjerde kan ekstern HR hjælpe med at skabe faste processer, så virksomheden ikke skal opfinde HR fra bunden hver gang.
Hvad bør en ekstern HR-afdeling ikke være?
En ekstern HR-afdeling bør ikke være en fjern rådgiver, der kun sender standarddokumenter.
HR skal fungere i virksomhedens virkelighed. Derfor skal en ekstern HR-partner forstå organisationen, lederne, kulturen, medarbejderne og de konkrete udfordringer.
En ekstern HR-afdeling bør heller ikke overtage lederens ansvar. Lederen har stadig ansvar for sine medarbejdere, beslutninger og den daglige dialog.
Den eksterne HR-afdeling skal støtte, strukturere og kvalificere arbejdet, så lederne kan lykkes bedre med deres ansvar.
Ekstern HR og ledersparring
Ledersparring er ofte en central del af ekstern HR.
Mange HR-udfordringer opstår ikke som rene administrative spørgsmål. De opstår i relationer, forventninger, kommunikation, kultur og ledelse.
En ekstern HR-partner kan hjælpe lederen med at forberede svære samtaler, forstå medarbejderreaktioner, håndtere konflikter, følge op på fravær eller skabe en bedre struktur omkring teamet.
Det giver lederen en professionel sparringspartner, som både kan se mennesket, processen og virksomhedens behov.
Ekstern HR og HR-system
En ekstern HR-afdeling kan også hjælpe virksomheden med at få styr på HR-system, medarbejderdata og dokumentation.
Mange virksomheder har HR-data liggende i regneark, mails, mapper og forskellige systemer. Det gør HR sårbart og tidskrævende.
Med et HR-system kan virksomheden samle medarbejderdata, dokumenter, onboarding, offboarding, organisationsdiagram, adgangsstyring, MUS og HR-processer ét sted.
Den eksterne HR-partner kan hjælpe med at vurdere behovet, skabe struktur og sikre, at systemet bliver brugt i praksis.
Ekstern HR og virksomhedens HR-årshjul
En ekstern HR-afdeling kan også hjælpe virksomheden med at skabe et HR-årshjul.
Et HR-årshjul gør de vigtigste HR-aktiviteter synlige og planlagte. Det kan for eksempel være MUS, lønproces, trivselsmåling, APV, kompetenceudvikling, lederopfølgning, rekruttering, onboarding og revision af personalehåndbog.
Når HR bliver sat ind i en fast rytme, bliver arbejdet mindre reaktivt. Virksomheden får bedre overblik over, hvad der skal ske hvornår, og hvem der har ansvar.
Ekstern HR er relevant i både små og mellemstore virksomheder
Ekstern HR er særligt relevant i små og mellemstore virksomheder.
I mindre virksomheder er medarbejderne ofte helt afgørende for drift, kunder og kultur. Men der er ikke altid volumen nok til en intern HR-afdeling.
I mellemstore virksomheder kan behovet være et andet. Her findes der måske allerede en HR-ansvarlig eller administrativ funktion, men der mangler ekstra kapacitet, specialiseret viden eller en ekstern sparringspartner.
Derfor kan ekstern HR både være et supplement til en eksisterende HR-funktion og en egentlig outsourcet HR-afdeling.
Kort sagt om den eksterne HR afdeling
En ekstern HR-afdeling er en fleksibel HR-løsning, hvor virksomheden får adgang til HR-faglighed uden at ansætte en intern HR-medarbejder.
Den eksterne HR-afdeling kan hjælpe med HR-drift, rekruttering, onboarding, trivsel, personalehåndbog, HR-system, ledersparring, HR-årshjul og opfølgning.
Det vigtigste er ikke, om HR ligger internt eller eksternt. Det vigtigste er, at HR-arbejdet bliver gjort ordentligt, hænger sammen med virksomheden og skaber værdi for både ledelse og medarbejdere.
Nyttige links og læs mere
HR Partner
HR-Partner – Strategisk HR
HR Kickstarter
HR-KickStarter – Strategisk HR
FastHR Parner
Fast HR-Partner – Strategisk HR
Interim HR-partner
Interim HR – Strategisk HR
Strategiksk Sparringspartner
Strategisk sparringspartner – Strategisk HR
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite Trivsel
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/wellbeing
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
Hvorfor er HR-masterdata vigtige?
HR-masterdata er fundamentet for professionel HR
HR-masterdata er vigtige, fordi de udgør virksomhedens fælles grundlag for arbejdet med medarbejdere, ledelse, løn, adgang, dokumenter, rapportering og HR-processer.
Når HR-masterdata er korrekte, opdaterede og samlet ét sted, bliver det lettere at drive HR professionelt. Når de derimod ligger spredt i regneark, mails, lønsystemer, mapper og lokale dokumenter, opstår der hurtigt usikkerhed, fejl og dobbeltarbejde.
HR-masterdata er derfor ikke bare administrative oplysninger. De er fundamentet under mange af de processer, der får virksomheden til at fungere som arbejdsplads.
Ét pålideligt sted for medarbejderdata
Mange virksomheder har medarbejderdata liggende flere steder.
Navn og adresse ligger måske i lønsystemet. Kontrakten ligger i en mappe. Udstyr er noteret i et regneark. Nærmeste leder står i organisationsdiagrammet. Adgang til systemer håndteres af IT. Onboarding ligger i en tjekliste. Og nogle oplysninger ligger kun i hovedet på en leder eller en administrativ medarbejder.
Problemet er, at ingen med sikkerhed ved, hvilken version der er den rigtige.
Når virksomheden har ét pålideligt sted for HR-masterdata, bliver det lettere at finde, opdatere og bruge de oplysninger, der er nødvendige. Det giver bedre overblik og mindre personafhængighed.
HR-masterdata reducerer fejl og dobbeltarbejde
Når de samme oplysninger skal indtastes og opdateres flere steder, stiger risikoen for fejl.
En medarbejder kan få ny adresse, ny leder, ny rolle, ændret arbejdstid eller ændrede vilkår. Hvis ændringen skal opdateres i flere systemer og dokumenter, er der stor risiko for, at noget bliver glemt.
Det skaber unødvendigt dobbeltarbejde og kan føre til forkerte oplysninger i løn, adgangsstyring, dokumenter, rapporter eller organisationsdiagram.
Gode HR-masterdata gør det lettere at arbejde mere effektivt. Oplysningerne opdateres ét sted og kan bruges i flere sammenhænge. Det sparer tid og reducerer risikoen for fejl.
HR-masterdata skaber bedre onboarding
Når en ny medarbejder starter, skal mange ting være på plads.
Der skal være kontrakt, kontaktoplysninger, stilling, leder, afdeling, udstyr, adgang til systemer, dokumenter, introduktionsplan og eventuelt tilknytning til en buddy eller mentor.
Hvis HR-masterdata ikke er strukturerede, bliver onboarding let tilfældig. Den nye medarbejder kan møde op uden adgang, uden udstyr, uden klar plan eller uden tydelig information om de første dage.
Når HR-masterdata er samlet og koblet til onboardingprocessen, kan virksomheden sikre, at de vigtigste opgaver bliver løst i tide. Det giver en bedre start for medarbejderen og en mere professionel proces for lederen.
HR-masterdata skaber bedre offboarding
HR-masterdata er også vigtige, når en medarbejder forlader virksomheden.
Ved offboarding skal virksomheden blandt andet have styr på sidste arbejdsdag, opgaveoverdragelse, udstyr, systemadgange, dokumenter, fratrædelsesaftaler og eventuelt exit interview.
Hvis disse oplysninger er spredt, kan der opstå sikkerhedsrisici og praktiske problemer. En tidligere medarbejder kan stadig have adgang til systemer. Udstyr kan mangle. Dokumenter kan være svære at finde. Viden kan forsvinde uden overdragelse.
Gode HR-masterdata gør offboarding mere sikker, struktureret og værdig. Det beskytter både virksomheden, medarbejderen og de kolleger, der skal overtage opgaverne.
HR-masterdata styrker datasikkerhed og GDPR
HR-masterdata indeholder ofte personoplysninger. Derfor er det vigtigt, at virksomheden ved, hvilke oplysninger der opbevares, hvorfor de opbevares, hvem der har adgang, og hvor længe de skal gemmes.
Hvis medarbejderdata ligger i regneark, mails, papirarkiver og private mapper, bliver det sværere at styre adgang, slette data korrekt og dokumentere behandlingen.
Et samlet HR-system kan ikke alene gøre virksomheden GDPR-sikker. Men det kan hjælpe med at skabe struktur, adgangsstyring og bedre dokumentation.
Det centrale er, at virksomheden har styr på formål, ansvar, adgang, opbevaring, sletning og sikkerhed. HR-masterdata skal behandles som forretningskritiske og følsomme oplysninger, ikke som tilfældige administrative data.
HR-masterdata understøtter adgangsstyring
En vigtig del af HR-masterdata handler om adgang.
Hvem har adgang til hvilke systemer? Hvilket udstyr er udleveret? Hvem skal have adgang til medarbejderdata? Hvem må se lønoplysninger, kontrakter, personalesager eller trivselsdata?
Hvis virksomheden ikke har styr på roller og adgang, kan medarbejdere få adgang til oplysninger, de ikke bør se. Det kan også betyde, at tidligere medarbejdere bevarer adgang for længe.
Derfor er HR-masterdata tæt forbundet med både IT-sikkerhed og ledelsesansvar. Når rolle, afdeling, leder og ansættelsesstatus er opdateret, bliver det lettere at styre adgange korrekt.
HR-masterdata gør organisationsdiagrammet mere værdifuldt
Et organisationsdiagram er kun nyttigt, hvis data er korrekte.
Hvis medarbejdere står i forkerte afdelinger, refererer til forkerte ledere eller ikke bliver opdateret ved jobskifte, mister organisationsdiagrammet hurtigt værdi.
Med gode HR-masterdata kan organisationsdiagrammet blive et reelt styringsværktøj. Det kan vise, hvem der refererer til hvem, hvordan virksomheden er struktureret, og hvor der er behov for afklaring af ansvar.
Det er særligt vigtigt i virksomheder, der vokser, omorganiserer, arbejder på tværs af teams eller har flere lokationer.
HR-masterdata gør HR mindre personafhængigt
I mange mindre og mellemstore virksomheder ligger meget HR-viden hos enkelte personer.
Det kan fungere i en periode, men det gør virksomheden sårbar. Hvis den person bliver syg, stopper eller får for travlt, kan vigtig viden gå tabt.
HR-masterdata gør HR-arbejdet mindre afhængigt af enkeltpersoner. Når oplysninger, processer og dokumenter er samlet, kan andre lettere tage over, følge op og finde det nødvendige grundlag.
Det skaber mere stabilitet i HR-driften og gør virksomheden bedre rustet til vækst, forandring og fravær.
HR-masterdata skaber grundlag for bedre beslutninger
HR-masterdata er også vigtige, fordi de giver et bedre beslutningsgrundlag.
Virksomheden kan ikke arbejde seriøst med datadrevet HR, hvis de grundlæggende data ikke er korrekte. Før man kan analysere trivsel, medarbejderomsætning, kompetencer, fravær, onboarding eller ledelsesstruktur, skal man vide, om grunddata er på plads.
Gode HR-masterdata gør det lettere at se mønstre og stille bedre spørgsmål:
- Hvor mange medarbejdere har vi?
- Hvor mange er startet eller stoppet?
- Hvor opstår der flaskehalse?
- Hvilke kompetencer har vi?
- Hvilke roller er kritiske?
- Hvilke ledere har mange medarbejdere?
- Hvor mangler vi dokumentation?
- Hvilke HR-processer bliver ikke fulgt op?
Når data er pålidelige, bliver HR mindre baseret på mavefornemmelser og mere baseret på viden.
HR-masterdata og HR Insights
HR-masterdata er især værdifulde, når de kobles med HR-indsigter.
De klassiske HR-masterdata beskriver medarbejdere, roller, ansættelser, organisation, dokumenter og adgang. Men virksomheden kan også arbejde med kvalitative HR-data, for eksempel personprofiler, trivselsmålinger, MUS, ledelsesdata, teamanalyser eller medarbejdertilfredshed.
Når kvantitative HR-masterdata kobles med kvalitative HR-indsigter, kan virksomheden få et mere nuanceret billede af organisationen.
Det er her, HR bevæger sig fra administration til indsigt. Data bliver ikke kun brugt til at holde styr på medarbejdere, men også til at forstå organisationens styrker, risici og udviklingsbehov.
HR-masterdata er en forudsætning for HR-KPI’er
Hvis virksomheden vil arbejde med HR-KPI’er, skal HR-masterdata være på plads.
KPI’er kan for eksempel handle om medarbejderomsætning, sygefravær, onboarding, MUS-gennemførelse, kompetenceudvikling, trivselsniveau, lederansvar, fratrædelser eller rekrutteringstid.
Men KPI’er er kun så gode som de data, de bygger på.
Hvis grunddata er ufuldstændige, forkerte eller spredt på tværs af systemer, bliver KPI’erne usikre. Derfor bør arbejdet med HR-data begynde med en stabil administrativ base.
Start med at få styr på de vigtigste data. Definér derefter, hvilke KPI’er der faktisk hjælper virksomheden med at træffe bedre beslutninger.
Det perfekte HR-masterdatasæt findes ikke.
Virksomheder ændrer sig. Medarbejdere starter og stopper. Roller udvikler sig. Nye krav opstår. Systemer ændres. Derfor skal HR-masterdata vedligeholdes løbende.
Målet er ikke at registrere alt. Målet er at registrere det rigtige.
Virksomheden bør derfor spørge:
- Hvilke data har vi reelt brug for?
- Hvilke data bruger vi i vores HR-processer?
- Hvilke data skal ledere kunne se?
- Hvilke data skal beskyttes særligt?
- Hvilke data skal medarbejderen selv kunne opdatere?
- Hvilke data skal bruges til rapportering og beslutninger?
Det bedste udgangspunkt er en enkel, stabil og automatiseret base, der kan udbygges, når virksomheden modnes.
HR-masterdata er ikke en ny type data.
Det er en formalisering af oplysninger, virksomheden allerede har. Forskellen er, at data bliver struktureret, placeret og vedligeholdt på en måde, der gør dem brugbare på tværs af organisationen.
Det kan være oplysninger om personer, roller, afdelinger, ledere, ansættelser, dokumenter, kompetencer, adgang og udstyr.
Når disse oplysninger samles og bruges systematisk, bliver de en del af virksomhedens HR-fundament.
Kort sagt
HR-masterdata er vigtige, fordi de skaber orden, sikkerhed og overblik i virksomhedens medarbejderdata.
De reducerer fejl, dobbeltarbejde og personafhængighed. De styrker onboarding, offboarding, adgangsstyring, GDPR, organisationsdiagram, HR-rapportering og ledelsesbeslutninger.
HR-masterdata er fundamentet. Når fundamentet er på plads, kan virksomheden bygge videre med HR-indsigter, analyser, KPI’er og datadrevet HR.
Nyttige links og læs mere
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
HR-årshjul – der skaber struktur
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/
HR RealityTjek – et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
Hvad er forskellen på HR og HRM?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-forskellen-paa-hr-og-hrm/
Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/
Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/
Hvad er offboarding?
Hvad er offboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-offboarding/
ATS rekrutteringssystem
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/ats-rekrutteringssystem/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
Datatilsynet om beskyttelse af personoplysninger
Hvordan beskytter du personoplysninger?
https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/grundlaeggende-begreber/hvordan-beskytter-du-personoplysninger
Hvad er HR-masterdata?
HR-masterdata er virksomhedens grunddata om medarbejdere
HR-masterdata er de centrale medarbejderdata, som virksomheden bruger på tværs af HR, løn, ledelse, adgangsstyring, dokumentation og rapportering.
Det er de faste eller relativt stabile oplysninger, der beskriver medarbejderen, ansættelsen, rollen og placeringen i organisationen. Det kan for eksempel være navn, kontaktoplysninger, stilling, afdeling, leder, ansættelsesdato, arbejdstid, lønforhold, udstyr, systemadgange og relevante dokumenter.
HR-masterdata er ikke bare data for dataens skyld. Det er det grundlag, virksomheden bruger til at drive en professionel HR-funktion. Når HR-masterdata er korrekte og samlet ét sted, bliver det lettere at onboarde medarbejdere, opdatere organisationsdiagrammet, håndtere adgangsrettigheder, dokumentere ansættelsesforhold og træffe bedre HR-beslutninger.
Hvad betyder masterdata?
Masterdata betyder grunddata eller stamdata.
Det er data, som bruges på tværs af flere processer og systemer i virksomheden. I HR handler masterdata om de oplysninger, der igen og igen bruges i forbindelse med medarbejderens ansættelse, udvikling og fratrædelse.
HR-masterdata kan blandt andet bruges i:
- Løn og personaleadministration
- Onboarding og offboarding
- Organisationsdiagram og rapporteringslinjer
- Adgangsstyring og IT-sikkerhed
- HR-dokumenter og kontrakter
- MUS og medarbejdersamtaler
- Trivselsmålinger og HR-rapportering
- HR-årshjul og planlægning
Når disse data er spredt i regneark, mails, lønsystemer og mapper, bliver HR-arbejdet hurtigt sårbart. Når de samles i et HR-system, får virksomheden et mere stabilt grundlag.
De vigtigste typer HR-masterdata
HR-masterdata kan groft inddeles i fire områder.
Persondata
Persondata handler om medarbejderens grundlæggende oplysninger. Det kan være navn, adresse, telefonnummer, mail, fødselsdato, privat kontaktinformation og eventuelle nødoplysninger.
Det er vigtigt, at disse oplysninger behandles sikkert og kun er tilgængelige for de personer, der har et legitimt behov.
Ansættelsesdata
Ansættelsesdata handler om medarbejderens job og ansættelsesforhold. Det kan være stilling, titel, afdeling, nærmeste leder, ansættelsesdato, arbejdstid, kontraktform, løn, pension, personalegoder og eventuelle tillæg.
Disse data bruges ofte af både HR, løn, ledere og økonomi.
Organisationsdata
Organisationsdata handler om medarbejderens placering i virksomheden. Det kan være afdeling, team, lokation, rapporteringslinje, lederrelation, projektgruppe eller organisatorisk enhed.
Disse data er vigtige for organisationsdiagrammer, ledelsesinformation, adgangsstyring og beslutninger om kapacitet, ansvar og struktur.
Dokumentdata
Dokumentdata handler om de dokumenter, der knytter sig til ansættelsen. Det kan være ansættelseskontrakt, tillæg, politikker, tavshedserklæringer, samtykker, uddannelsesbeviser, personalesager og dokumentation for udstyr eller adgang.
Dokumentdata er særligt vigtige, fordi de ofte har både juridisk, praktisk og organisatorisk betydning.
Hvorfor er HR-masterdata vigtige?
HR-masterdata er vigtige, fordi de skaber orden i virksomhedens medarbejderinformationer.
Hvis virksomheden ikke har styr på sine HR-masterdata, opstår der let fejl, dobbeltarbejde og usikkerhed. Den samme information kan ligge flere steder, være forældet eller kun være kendt af én person.
Det kan give problemer, når en medarbejder starter, skifter rolle, får ny leder, ændrer arbejdstid, skal have adgang til systemer eller forlader virksomheden.
Gode HR-masterdata gør det lettere at svare på enkle, men vigtige spørgsmål:
- Hvem arbejder hos os?
- Hvem refererer til hvem?
- Hvilke roller og ansvar har vi?
- Hvilke dokumenter er underskrevet?
- Hvem har adgang til hvilke systemer?
- Hvilket udstyr er udleveret?
- Hvilke medarbejdere er på vej ind eller ud?
- Hvilke data bruger vi som grundlag for HR-beslutninger?
HR-masterdata og GDPR
HR-masterdata indeholder ofte personoplysninger. Derfor skal de behandles sikkert og ansvarligt.
Det betyder blandt andet, at virksomheden skal vide, hvilke oplysninger den opbevarer, hvorfor oplysningerne opbevares, hvem der har adgang, hvor længe de gemmes, og hvordan de slettes eller arkiveres korrekt.
HR-masterdata bør derfor ikke ligge tilfældigt i regneark, mails eller private mapper. Det øger risikoen for fejl, forældede oplysninger og uautoriseret adgang.
Et HR-system kan hjælpe med at samle data, styre adgange og skabe bedre dokumentation. Men systemet løser ikke alt alene. Virksomheden skal stadig have klare processer, ansvar og retningslinjer for, hvordan HR-data håndteres.
HR-masterdata er ikke det samme som HR-analyser
Det er vigtigt at skelne mellem HR-masterdata og HR-analyser.
HR-masterdata er de grundlæggende oplysninger om medarbejdere, roller, ansættelser, organisatorisk placering og dokumenter.
HR-analyser, personprofiler, trivselsmålinger, MUS-data og ledelsesrapporter er noget andet. De kan være værdifulde, men de er ikke nødvendigvis masterdata i klassisk forstand.
Til gengæld kan de kobles med HR-masterdata og skabe stærkere indsigter. Når virksomheden både har styr på grunddata og relevante HR-målinger, bliver det lettere at se mønstre, prioritere indsatser og træffe bedre beslutninger.
Kort sagt: HR-masterdata skaber fundamentet. HR-analyser skaber indsigt oven på fundamentet.
HR-masterdata i et HR-system
Et HR-system gør det lettere at samle og vedligeholde HR-masterdata.
I stedet for at have oplysninger spredt i lønsystem, regneark, mapper, mails og ledernes egne noter, kan virksomheden samle centrale medarbejderdata ét sted.
Det giver bedre overblik og gør HR mindre personafhængigt.
Et HR-system kan blandt andet hjælpe med:
- Medarbejderoplysninger
- Ansættelsesdetaljer
- Organisationsdiagram
- Dokumenter og personalehåndbog
- Udstyr og adgang
- Preboarding og onboarding
- Offboarding
- Rollebaseret adgangsstyring
- HR-rapportering og dataeksport
Det gør det lettere for både HR og ledere at arbejde ensartet og sikkert med medarbejderdata.
HR-masterdata og PeopleSuite
I PeopleSuite Staff kan virksomheden samle de vigtigste HR-masterdata i én HR-platform.
Det kan blandt andet være grundlæggende medarbejderoplysninger, private kontaktoplysninger, ansættelsesdetaljer, løn og fordele, kompetencer, udstyr, adgang, dokumenter, håndbøger, preboarding, onboarding og offboarding.
Når virksomheden vokser, kan HR-masterdata kobles med flere funktioner som HR Insights, rollebaseret adgangsstyring, tidsregistrering, dataeksport, integrationer, API og moduler for trivsel, tilknytning og tiltrækning.
Det betyder, at HR-masterdata ikke kun bliver et administrativt arkiv. Det bliver en del af virksomhedens samlede HR-grundlag.
Typiske fejl med HR-masterdata
God praksis starter med enkelhed.
Virksomheden bør definere, hvilke HR-data der er nødvendige, hvem der ejer dem, hvor de opdateres, hvem der må se dem, og hvordan de bruges.
Det er bedre at have få, rigtige og opdaterede data end mange felter, der aldrig bliver vedligeholdt.
Gode HR-masterdata kræver typisk:
- Et klart HR-system som primær datakilde
- Tydeligt ansvar for opdatering
- Rollebaseret adgang til følsomme oplysninger
- Faste processer ved ansættelse, ændringer og fratrædelse
- Sammenhæng mellem kontrakter, dokumenter og medarbejderdata
- Regelmæssig oprydning og kvalitetssikring
- Kobling til HR-årshjul og ledelsesrapportering
Hvad er god praksis for HR-masterdata?
Mange virksomheder har HR-masterdata, men de har dem ikke samlet.
De ligger måske i lønsystemet, i Excel, i kontraktmapper, i mailbokse, i rekrutteringssystemet, i lederens egne noter eller i forskellige dokumentarkiver.
Det skaber typiske problemer:
- Oplysninger bliver ikke opdateret flere steder
- Ingen ved, hvilken version der er den rigtige
- Adgange bliver ikke lukket ved fratrædelse
- Dokumenter mangler eller ligger forkert
- Organisationsdiagrammet passer ikke med virkeligheden
- HR bruger for meget tid på at lede efter information
- Data kan ikke bruges sikkert til rapportering
Derfor er det vigtigt at definere, hvilket system der er virksomhedens primære kilde til HR-masterdata.
Kort sagt om HR Masterdata
HR-masterdata er virksomhedens centrale grunddata om medarbejdere, ansættelser, roller, organisation og dokumenter.
De bruges i mange HR-processer, blandt andet løn, onboarding, offboarding, organisationsdiagram, adgangsstyring, personalehåndbog og HR-rapportering.
Når HR-masterdata er samlet, opdateret og korrekt beskyttet, får virksomheden et stærkere fundament for både drift, compliance og strategiske HR-beslutninger.
Nyttige links og læs mere
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
HR-årshjul – der skaber struktur
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/
HR RealityTjek – et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
Hvad er forskellen på HR og HRM?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-forskellen-paa-hr-og-hrm/
Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/
Hvad er offboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-offboarding/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
Hvad er den integrale idé?
Den integrale idé handler om menneskelig udvikling som en helhed
Den integrale idé er en måde at forstå menneskelig udvikling på.
Grundtanken er, at mennesker ikke kun udvikler sig ved at lære mere eller få flere erfaringer. Vi udvikler os også gennem kvalitative spring i måden, vi tænker, føler, handler og forstår os selv i verden.
Det betyder, at udvikling ikke kun handler om at blive bedre til noget. Det handler også om at se verden fra et nyt ståsted. Når vi udvikler os, ændrer vi vores forståelse af os selv, andre mennesker, vores muligheder, vores ansvar og de relationer, vi indgår i.
I IPA Nordics analyseunivers bruges den integrale idé som en grundlæggende forståelsesramme for personlighed, adfærd og udvikling i arbejdslivet.
Udvikling sker gennem mentale platforme
Den integrale idé bygger på antagelsen om, at mennesker udvikler sig gennem forskellige mentale platforme.
En mental platform er en måde at opfatte og være i verden på. Den påvirker, hvordan vi tænker, hvordan vi handler, hvordan vi skaber relationer, og hvordan vi forstår vores egne muligheder og begrænsninger.
Når vi står på én mental platform, oplever vi verden på en bestemt måde. Når vi udvikler os til en ny platform, ændrer vores perspektiv sig. Det, der tidligere var vigtigt i sig selv, kan nu blive et middel til noget større.
Derfor er udvikling ikke bare mere af det samme. Det er en ny måde at forstå sig selv og verden på.
Det gamle bliver integreret i det nye
En vigtig pointe i den integrale idé er, at vi ikke bare forlader det gamle, når vi udvikler os.
Når vi bevæger os fra én platform til en anden, tager vi det bedste med os. Det gamle bliver integreret i det nye.
Det betyder, at tidligere erfaringer, styrker og forståelser ikke forsvinder. De får en ny funktion. Noget, der tidligere var et mål i sig selv, kan senere blive et redskab, vi bruger mere bevidst.
For eksempel kan struktur først være noget, vi har brug for for at skabe tryghed. Senere kan struktur blive et redskab til at skabe resultater, relationer eller udvikling. På den måde bygges nye udviklingstrin oven på tidligere erfaringer.
IPA Analysens fire hovedfaktorer
I IPA Core Personality er personligheden beskrevet gennem 12 personlighedstræk fordelt på fire hovedfaktorer.
De fire hovedfaktorer kan forstås som fire mentale platforme:
- Metode
- Resultat
- Relation
- Vækst
Hver platform beskriver en særlig måde at orientere sig på i arbejdslivet.
- Metode handler blandt andet om struktur, systematik, detaljer og sikkerhed.
- Resultat handler om mål, handlekraft, præstation og selvstændighed.
- Relation handler om mennesker, tillid, samarbejde og social forståelse.
- Vækst handler om potentiale, retning, integritet, intuition og indflydelse.
Den integrale idé betyder, at disse områder ikke skal forstås isoleret. De hænger sammen. Kvaliteten af det, vi udvikler på ét område, afhænger af det, vi har udviklet på de andre områder.
Personligheden forstås som en helhed
Den integrale idé adskiller sig fra en mere mekanisk forståelse af personlighed.
I stedet for kun at se personlighed som en række adskilte træk, ser den integrale idé mennesket som en helhed. De enkelte træk giver først rigtig mening, når de fortolkes i sammenhæng med hele profilen, personens livserfaringer, rolle og arbejdssituation.
Det betyder, at en IPA-analyse ikke bør læses som en liste over isolerede scores. Den skal forstås som et billede af, hvordan forskellige sider af personen spiller sammen.
Det er også derfor, IPA-analysen bruges som et dialogværktøj. Rapporten giver et udgangspunkt, men forståelsen skabes i samtalen mellem analyse, person og kontekst.
Udvikling er ikke altid lineær
Den integrale idé ser ikke udvikling som en helt lige linje.
Mennesker kan bevæge sig frem og tilbage mellem forskellige måder at tænke og handle på, afhængigt af situationen. Under pres kan vi falde tilbage i gamle mønstre. I nye roller kan vi få brug for at udvikle nye sider af os selv.
Det vigtige er ikke, at man “bliver færdig” med et udviklingstrin. Det vigtige er, at tidligere erfaringer bliver mere bevidste og kan bruges mere fleksibelt.
Når vi udvikler os, får vi flere perspektiver at handle ud fra. Vi kan i højere grad vælge vores reaktion i stedet for blot at gentage gamle mønstre.
Derfor er personlighedsanalyser nyttige
Den integrale idé er relevant i arbejdslivet, fordi mennesker ikke kun møder arbejdet med kompetencer og erfaringer. De møder også arbejdet med deres måde at forstå sig selv, andre og opgaven på.
Det har betydning for ledelse, samarbejde, udvikling og trivsel.
En medarbejder kan for eksempel have stærke faglige kompetencer, men stadig have brug for støtte til at håndtere kompleksitet, tage ansvar, skabe relationer eller finde retning i en ny rolle.
En leder kan være stærk på resultater, men have brug for at udvikle relationel forståelse, strategisk overblik eller evnen til at rumme paradokser og dilemmaer.
Den integrale idé hjælper derfor med at stille et dybere spørgsmål: Hvad er det næste udviklingstrin for denne person i denne rolle?
Hvordan bør personlighedsanalyser ikke bruges?
En personlighedsanalyse bør ikke bruges til at sætte mennesker i kasser.
Den bør heller ikke bruges alene til at ansætte, afvise, forfremme eller vurdere medarbejdere. Hvis en analyse bliver brugt mekanisk, kan den skabe forsimplede og uretfærdige vurderinger.
Det er også vigtigt, at analysen bliver fortolket professionelt. En rapport kan ikke stå alene uden dialog, kontekst og forståelse for den rolle, personen skal fungere i.
Den gode brug af personlighedsanalyser kræver derfor både faglighed, etik og ydmyghed. Analysen skal hjælpe os med at forstå mennesker bedre, ikke reducere dem til en type eller en score.
Hvorfor er den integrale idé relevant i arbejdslivet?
En personlighedsanalyse er et værktøj, der giver indsigt i en persons typiske præferencer, arbejdsstil og adfærdsmønstre.
Den kan bruges i rekruttering, udvikling, ledelse, teams og coaching. Men den skal altid bruges som et dialogværktøj og aldrig som en facitliste.
Når en personlighedsanalyse bruges rigtigt, kan den skabe bedre samtaler, stærkere selvindsigt og et mere præcist grundlag for at forstå, hvordan mennesker bedst trives, samarbejder og skaber værdi i arbejdslivet.
Den integrale idé og personlighedsanalyser
Når den integrale idé kobles til personlighedsanalyser, bliver analysen mere end en beskrivelse af adfærd.
Den bliver et afsæt for udvikling.
En personlighedsanalyse kan vise mønstre i arbejdsstil, præferencer og adfærd. Den integrale idé hjælper med at forstå, hvordan disse mønstre hænger sammen, og hvordan de kan udvikles over tid.
Det betyder, at analysen ikke kun handler om, hvem personen “er”. Den handler også om, hvad personen kan blive mere bevidst
Hvordan bør den integrale idé ikke forstås?
Den integrale idé bør ikke bruges til at rangordne mennesker.
Det er ikke en model, der siger, at nogle mennesker er bedre end andre. Den beskriver forskellige måder at forstå og handle i verden på, og hvordan mennesker kan udvikle sig gennem livet.
Den bør heller ikke forstås som en simpel trappemodel, hvor alle altid bevæger sig på samme måde. Mennesker er komplekse, og udvikling afhænger af erfaringer, relationer, opgaver, livssituation og kontekst.
Derfor skal den integrale idé bruges med ydmyghed. Den kan skabe et stærkt sprog for udvikling, men den må ikke bruges som en fastlåst sandhed om mennesker.
Kort sagt om dem om dem integrale idé
Den integrale idé handler om at forstå menneskelig udvikling som en helhed.
Vi udvikler os gennem kvalitative spring i måden, vi tænker, føler, handler og fortolker os selv i verden. Når vi bevæger os fra én mental platform til en anden, tager vi det bedste med os og integrerer det i en ny og mere bevidst forståelse.
I IPA Nordic danner den integrale idé grundlag for forståelsen af personlighed som noget sammenhængende, dynamisk og udviklingsorienteret.
Nyttige links og læs mere
Hvad er IPA analyse?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-ipa-analyse/
Hvad er en personlighedsanalyse?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-personlighedsanalyse/
Hvad er trækteori?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-traekteori/
Hvad er The Big Five?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-the-big-five/
Hvad er JTI? – Jungiansk Typeindeks
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-jti-jungiansk-typeindeks/
Hvad betyder grit?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-betyder-grit/
Motiverende foredrag omkring personprofiler
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/motiverende-foredrag-omkring-personprofiler/
Medarbejderens motivation og min ledelsesstil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/medarbejderens-motivation-og-min-ledelsesstil/
Forskning i Personlighedsanalyse – IPA Core
https://www.ipanordic.com/da/research
De 4 mentale platforme
https://www.ipanordic.com/da/research/the-4-mental-platforms
Personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
IPA Core Personality
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/core-personality
Meta-analyse
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/meta-factors
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
Hvad er Personlige Vækstfaktorer?
Hvad er Personlige Vækstfaktorer?
Hvad er Personlige Vækstfaktorer? Mennesker der føler sig hjemme i det gule rum har på mange af livets områder den personlige og mentale frihed til at realisere deres iboende potentiale og sætte sig selv i centrum for sit eget liv. Det er mennesker med en grundlæggende optimistisk og positiv tro på fremtiden og dens muligheder, de bliver stående på egne synspunkter og det de tror på når vinden blæser imod, og de har lysten og viljen til at søge indflydelse på både eget og andres liv. I det Gule rum finder vi mennesker, der sætter pris på kreative, forandringsorienterede og åbne arbejdsmiljøer.
- Intuition
- Integritet
- Indflydelse
- (Selv)indsigt
Intuition
Intuition er en fornemmelse for at alt er muligt. Det er et optimistisk tro på, at der altid er en vej ud af en slukket situation.
Integritet
Jeg står på det jeg tror på. Jeg tager imod de slag det giver. Man bruger konflikten til at komme videre.
Indflydelse
Kaptajn på eget skib – i stedet for at lade stå til, og lade andre definere retningen og derved målet.
Hvad er relationsfaktorer?
Relations-Faktorer
Mennesker der føler sig hjemme i det grønne rum viser stor interesse for deres medmennesker, og bruger meget tid på at sætte sig ind i og forstå andres tanker, følelser og handlinger. De er socialt nysgerrige, åbne og tolerante, og har i kraft af deres fokus på følelser og relationer opbygget en grundlæggende social kompetence. I det grønne rum finder vi mennesker, der befinder sig godt i jobsituationer, hvor en positiv personlig adfærd, samt indsigt i og interesse for andre mennesker er væsentlige succeskriterier.
Relationsfaktorer
Vi har hele vejen igennem skulle forholde os til og indgå i relationer til andre mennesker. På voreslivsrejse erfarer vi (måske), at for at for at kunne forbinde os med andre i dybere relationer ogkærlighedsforhold, men også for at opnå vores livsmål, slår det vi hidtil har lært ikke længere til.Indtil nu har vi primært fokuseret på os selv. For at komme videre må vi lære at sætte os i denandens sted, at give den anden plads, at lytte til den anden, at lytte til andre for at forstå desammenhænge vi indgår i. Vi bliver nysgerrige på hvad mennesker er, hvad de tænker og føler, ogvi opdager, at dette hjælper os videre i tilværelsen.
Arbejdslivsmotiv: Indsigt i sociale processer som middel til at nå fælles mål
Arbejdslivsroller: Ansvar for alt det relationelle i de sammenhænge man indgår i
Emotionelt motiv: Kærlighed og livskvalitet i sin forbundethed med andre
Læring: Gennem følelser. Indsigt i både sig selv og i andre mennesker. At se og forstå den anden.
Hvem tager springet til relationsfaktorerne?
Når vi tager udviklingsspringet fra det røde rum til det grønne rum, tager vi det bedste fra det røderum med os. Viljen og målorienteringen. Men nu anvender vi vores større indsigt i os selv OGandre til at integrere det røde rums kvaliteter i det grønne rum og sætte os endnu større mål. Mange lederjobs i arbejdslivet forudsætter grønne kvalifikationer. Og kompleksiteten øges, idetfacit ikke længere er en given kvantitativ eller faktuel størrelse, men opgaverne er mereprocessuelle, langvarige og usikre.
Hvem tager springet? Mennesker der scorer højt på Social Forståelse, Tillid og Udadvendthed føler sig hjemme i detgrønne rum. De viser stor interesse for deres medmennesker og bruger meget tid på at sætte sigind i og forstå andres tanker, følelser og handlinger. De er socialt nysgerrige, åbne og tolerante, oghar i kraft af deres fokus på følelser og relationer opbygget en grundlæggende social kompetence.
Enkeltfaktorer
– Social Forståelse
– Tillid
– Udadvendthed
Hvad er resultatfaktorer?
Resultatfaktorer
Mennesker der føler sig hjemme i det røde rum står på en stærk personlig og mental platform, og er godt rustede til at klare sig igennem vanskelige, kritiske og udfordrende opgaver. Det er mennesker med en indre trang til konstant at udføre opgaverne bedre, hurtigere og mere effektivt. De har et positivt syn på sig selv, deres evner og muligheder, og de ønsker frihed til selv at bestemme hvordan opgaverne skal løses. I det Røde rum finder vi mennesker, der sætter pris på dynamik, hastighed og klare mål, og de vil selv fylde jobbet ud, både i forhold til indhold, mål og metoder.
- Præstationsmotiv
- Selvtillid
- Selvstændighed
Resultatfaktorer
Arbejdslivsmotiv: At stræbe efter at nå materielle mål og præstere det ypperste.
Arbejdslivsroller: Leverandør af resultater
Emotionelt motiv: Selvhævdelse
Læring: Ved at prøve. Opnåelse af erfaring og personlige færdigheder.
Resultatfaktorer – Det røde rum
På et tidspunkt i vores liv vokser behovet for og lysten til at definere os selv som subjekt og træde frem i vores unikhed og forskellighed fra de andre. Vi må sætte os mål, lære ved at prøve, testevores vilje, præstere og udvikle os til et selvstændigt og unikt individ.
Vi må afgrænse os selv i forhold til andre og sætte os vore egne unikke mål. Vi må præstere og stræbe efter at nå vores livsmål.
Hvem tager springet til resultatfaktorerne?
Når vi tager udviklingsspringet fra vores trygheds- og sikkerhedszone i det blå rum og springer ud iverden, tager vi det bedste og mest brugbare med os fra den ”blå” periode. Men det der før var etmål i sig selv bliver nu et middel til at stræbe efter og nå de større personlige livsmål.
Hvem tager springet?Mennesker der scorer højt på Præstationsmotiv, Selvtillid og Selvstændighed føler sig hjemme idet røde rum. De er frihedssøgende og står på en stærk personlig og mental platform, hvorfra deer godt rustede til at klare sig igennem vanskelige, kritiske og udfordrende opgaver. De har en indre trang til konstant at udføre opgaverne bedre, hurtigere og mere effektivt, og de har et positivtsyn på sig selv, deres evner og muligheder
Enkeltfaktorer:
Præstationsmotiv
Selvtillid
Selvstændighed
Hvad er metodefaktorer?
Metodefaktorer
Mennesker der føler sig hjemme i det blå rum foretrækker orden, regelmæssighed og stabilitet, og har det bedst med tydelige rammer, klare regler og faste strukturer. Det er mennesker, der foretrækker at løse opgaverne på grundlag af en veldefineret og præcis viden i et kendt og forudsigeligt univers. I det blå rum har man det godt i arbejdssituationer, hvor succeskriterierne er entydige, hvor man har styr på tingene og hvor faktuel og faglig viden er et vigtigt grundlag for løsningen af opgaverne.
- Systemorientering
- Detailorientering
- Sikkerhedsorientering
Metodefaktorer – det blå rum
Roller i metodefaktorerne
Hvem føler sig hjemme i metodefaktorerne?
Læs mere om IPA Metodefaktorer på IPA Nordics hjemmeside
Hvad er The Big Five?
The Big Five er en af de mest kendte modeller for personlighedstræk
The Big Five er en personlighedsmodel, der beskriver personlighed ud fra fem brede træk.
Modellen bruges ofte i forskning, personlighedsanalyser og arbejdsliv, fordi den giver et enkelt og relativt robust sprog for forskelle mellem mennesker.
De fem træk er:
- Åbenhed
- Samvittighedsfuldhed
- Udadvendthed
- Omgængelighed
- Emotionel stabilitet eller neuroticisme
På engelsk kaldes de ofte Openness, Conscientiousness, Extraversion, Agreeableness og Neuroticism. Derfor bruger man også forkortelsen OCEAN.
The Big Five beskriver ikke typer, men dimensioner. Det betyder, at man ikke enten er udadvendt eller indadvendt. Man kan ligge mere eller mindre højt på en skala.
De fem personlighedstræk i The Big Five
Åbenhed handler om nysgerrighed, fantasi, idérigdom, læringslyst og interesse for nye perspektiver. Personer med høj åbenhed søger ofte variation, kompleksitet og nye muligheder.
Samvittighedsfuldhed handler om struktur, ansvarlighed, pligtopfyldenhed, målrettethed og selvdisciplin. Personer med høj samvittighedsfuldhed arbejder ofte systematisk og følger op på det, de sætter i gang.
Udadvendthed handler om energi i sociale sammenhænge, kontakt, aktivitet, begejstring og gennemslagskraft. Personer med høj udadvendthed får ofte energi af dialog, mennesker og ydre aktivitet.
Omgængelighed handler om tillid, samarbejdsvilje, hensyn, empati og venlighed. Personer med høj omgængelighed er ofte optaget af relationer, fællesskab og at skabe god stemning.
Neuroticisme handler om følelsesmæssig sårbarhed, bekymring, uro og reaktion på belastning. I arbejdslivet taler man ofte hellere om emotionel stabilitet, som er den positive modsætning. Høj emotionel stabilitet betyder typisk, at man bevarer roen bedre under pres.
Historien bag The Big Five
The Big Five er ikke opfundet af én enkelt person. Modellen er vokset frem gennem en lang tradition inden for personlighedspsykologi.
I slutningen af 1800-tallet begyndte forskere som Francis Galton og senere James McKeen Cattell at interessere sig for måling af menneskelige forskelle. Cattell arbejdede blandt andet med mentale tests, men de tidlige forsøg havde begrænset værdi i forhold til at forudsige menneskelig adfærd.
Senere fik Alfred Binet større betydning for udviklingen af intelligenstest, fordi hans tilgang lå tættere på praktiske vurderinger af børns læringsbehov.
Inden for personlighedspsykologien blev Gordon Allport og Henry Odbert vigtige, fordi de arbejdede med den leksikalske idé: at vigtige menneskelige forskelle ofte bliver indlejret i sproget. Hvis et træk er vigtigt i menneskers liv, vil vi typisk have ord for det.
Raymond B. Cattell videreførte denne tradition og brugte faktoranalytiske metoder til at finde underliggende personlighedstræk. Hans 16PF-model blev en klassiker inden for personlighedstest og bruges stadig i forskellige former.
Faktoranalysen gjorde modellen mulig
The Big Five hænger tæt sammen med faktoranalysen.
Faktoranalysen er en statistisk metode, der kan finde mønstre i store datamængder. Når mange mennesker vurderes på mange personlighedsord eller udsagn, kan metoden vise, hvilke træk der typisk hænger sammen.
Forskere som Charles Spearman, L. L. Thurstone og senere personlighedsforskere bidrog til at gøre faktoranalysen central i psykometrien.
I arbejdet med personlighed viste flere forskningsspor, at mange beskrivelser af personlighed kunne samles i fem brede dimensioner. Navne som Ernest Tupes, Raymond Christal, Warren Norman, Lewis Goldberg, Paul Costa og Robert McCrae er centrale i denne udvikling.
Costa og McCrae blev især kendte for Five-Factor Model og NEO-PI, som gjorde de fem faktorer meget udbredte i forskning og praksis.
Big Five er træk, ikke typer
En vigtig pointe er, at Big Five er en trækmodel.
Det betyder, at modellen beskriver brede dispositioner for adfærd. Den siger noget om, hvordan en person typisk har tendens til at tænke, føle og handle på tværs af situationer.
Det er noget andet end typemodeller som eksempelvis JTI eller MBTI, hvor mennesker ofte placeres i bestemte typer.
I Big Five placeres mennesker på skalaer. Man kan være mere eller mindre udadvendt, mere eller mindre samvittighedsfuld og mere eller mindre åben. Derfor giver Big Five ofte et mere nuanceret billede end modeller, hvor man enten er det ene eller det andet.
Hvad kan The Big Five bruges til?
The Big Five kan bruges til at skabe et fælles sprog for personlighedstræk.
I arbejdslivet kan modellen være relevant i forbindelse med rekruttering, ledelse, medarbejderudvikling, teamudvikling og coaching. Den kan hjælpe med at forstå, hvorfor mennesker arbejder forskelligt, trives under forskellige rammer og reagerer forskelligt på krav, samarbejde og forandring.
Eksempelvis kan samvittighedsfuldhed have betydning for struktur, opfølgning og pålidelighed. Udadvendthed kan have betydning for energi i sociale og kundevendte roller. Emotionel stabilitet kan have betydning for belastning, pres og ro i komplekse situationer.
Men Big Five bør aldrig bruges mekanisk. En personlighedsprofil skal altid fortolkes i sammenhæng med jobbet, erfaringen, motivationen, teamet og den konkrete arbejdssituation.
Kritik af The Big Five
The Big Five er en af de mest veldokumenterede modeller inden for personlighedspsykologien, men den er ikke uden kritik.
En vigtig kritik er, at modellen først og fremmest beskriver personlighed. Den forklarer ikke nødvendigvis, hvorfor personligheden er blevet, som den er, eller hvordan en person skaber mening, motivation og identitet i sit liv.
En anden kritik er, at fem brede træk kan blive for grove. To mennesker kan score ens på et overordnet træk, men være meget forskellige på de underliggende facetter. Derfor kan Big Five nogle gange blive for overordnet til at beskrive det enkelte menneske præcist nok.
Der er også kritik af den leksikalske tradition bag modellen. Hvis modellen bygger på sprog, kan den være påvirket af den kultur og det sprog, den er udviklet i. Det betyder, at man skal være forsigtig med at antage, at de fem faktorer fungerer ens i alle kulturer og arbejdssammenhænge.
Endelig er der den praktiske kritik, at personlighedsmålinger ofte bygger på selvrapportering. Mennesker kan misforstå spørgsmål, svare strategisk eller beskrive sig selv ud fra den rolle, de gerne vil passe ind i.
The Big Five måler ikke hele mennesket
The Big Five kan give nyttig indsigt, men modellen måler ikke hele personligheden.
Den siger begrænset om værdier, livserfaring, modenhed, motivation, relationelle mønstre, kultur, kontekst og den måde, personen skaber mening i arbejdet.
Det er især vigtigt i arbejdslivet. En person er ikke kun sin score på fem træk. Personen har også erfaringer, faglighed, ambitioner, belastninger, relationer og konkrete rammer, der påvirker adfærden.
Derfor bør Big Five forstås som et kort over nogle væsentlige personlighedstræk, ikke som hele landskabet.
Big Five og IPA Core Personality
IPA Core Personality bygger også på trækpsykologisk tænkning, men arbejder med en anden struktur end The Big Five.
IPA Core beskriver 12 personlighedstræk fordelt på fire hovedfaktorer:
- Metode
- Resultat
- Relation
- Vækst
Hvor Big Five giver fem brede personlighedsdimensioner, arbejder IPA Core med en mere integreret forståelse af personens arbejdsmæssige adfærd, præferencer og udviklingspotentiale.
Hos IPA Nordic ses personlighed ikke som endimensionel. De enkelte faktorer påvirker hinanden og skal forstås som en helhed. Derfor bruges analysen først og fremmest som et dialogværktøj i rekruttering, udvikling, ledelse og teams.
Hvordan bør The Big Five ikke bruges?
The Big Five bør ikke bruges som en facitliste.
Modellen bør ikke stå alene i rekruttering, medarbejdervurdering eller lederudvikling. Den kan bidrage med nyttig information, men den bør kombineres med interview, jobprofil, erfaring, kompetencer, referencer og en professionel dialog.
Det er også vigtigt ikke at gøre nogle træk “gode” og andre “dårlige”. Høj samvittighedsfuldhed kan være en styrke i nogle roller, men kan også hænge sammen med mindre fleksibilitet. Høj udadvendthed kan være en styrke i relationelle roller, men er ikke automatisk bedre end lavere udadvendthed.
Det afgørende spørgsmål er altid: Hvad kræver rollen, opgaven, teamet og situationen?
t
Kort sagt om The Big Five
The Big Five er en personlighedsmodel, der beskriver mennesker ud fra fem brede træk: åbenhed, samvittighedsfuldhed, udadvendthed, omgængelighed og neuroticisme eller emotionel stabilitet.
Modellen har en stærk forskningshistorik og er en af de mest kendte trækmodeller i personlighedspsykologien.
Samtidig skal den bruges med omtanke. Den beskriver vigtige sider af personligheden, men ikke hele mennesket. Derfor fungerer Big Five bedst som et fagligt udgangspunkt for dialog, ikke som en endelig sandhed om en person.
Nyttige links og læs mere
Hvad er trækteori?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-traekteori/
Hvad er en personlighedsanalyse?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-personlighedsanalyse/
Hvad er IPA analyse?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-ipa-analyse/
Hvad er JTI? – Jungiansk Typeindeks
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-jti-jungiansk-typeindeks/
Hvad betyder grit?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-betyder-grit/
HR-analyser til rekruttering
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/hr-analyser-til-rekruttering/
Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/
Motiverende foredrag omkring personprofiler
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/motiverende-foredrag-omkring-personprofiler/
Personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
IPA Core Personality
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/core-personality
Forskning i Personlighedsanalyse
https://www.ipanordic.com/da/research
De 4 mentale platforme
https://www.ipanordic.com/da/research/the-4-mental-platforms
APA Dictionary
Big Five personality model
https://dictionary.apa.org/big-five-personality-model
APA Dictionary
Cattell’s personality trait theory
https://dictionary.apa.org/cattells-personality-trait-theory
PubMed
The five-factor model in personality: a critical appraisal
https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/1635046/
Hvad er trækteori?
Amerikanerne er praktiske mennesker. De tager en fordybet teori og gør den praktisk anvendelig. Op igennem det 20. århundrede har de igennem både kliniske forsøg og indsamling af store datamængder identificeret en række personlighedstræk, der i dag anvendes indenfor både forsvaret og erhvervslivet.
Den trækteoretiske skole opfatter personligheden som en struktur af træk, dvs. brede dispositioner for at agere på en bestemt måde.
Et træk er en umiddelbar iagtagelig side ved en persons væremåde OG et træk er en overordnet personlig disposition til at være på en bestemt måde.
F.eks. at være selskabelig, kontaktsøgende og snakkesalig dækker over en dybere disposition for Udadvendthed. Udadvendthed er et Grundtræk, dvs. et stabilt vedvarende træk, som karakteriserer personen i alle situationer over en lang periode.
Trækket skal være stabilt, vedvarende, og vise sig som det SAMME handlingsmønster i FORSKELLIGE situationer.
Vi skal være opmærksomme på, at denne type personlighedsmålinger er at opfatte som ”et rids i lakken”, altså en mere konkret og fragmentarisk bestemmelse af personligheden som nogle adfærdsmønstre, der igen er et produkt af nogle dybere og bagvedliggende sociale motiver og internaliserede træk. Vi måler ikke hele personligheden, således som denne fremtræder eksistentielt og komplekst
IPA 12 personlighedstræk
IPA Nordic er har med IPA Core personlighedsanalysen udviklet den højest ratede personlighedsanalyse udviklet i Norden. Analysen er defineret med fire hovedfaktorer, der skabes af 3 enkelt personlighedstræk
Læs mere om hvad trækteori er på IPA Nordics hjemmeside
Metodefaktorer
Dette består af disse personlighedstræk:
Systemorientering
Detalje orientering
Sikkerhedsorientering
Resultatfaktorer
Dette består af disse personlighedstræk:
Præstationsfaktorer
Selvtillid
Selvstændighed
Relationsfaktorer
Dette består af disse personlighedstræk:
Social orientering
Tillid
Udadvendthed
Vækstfaktorer
Dette består af disse personlighedstræk:
Intuition
Integritet
Indflydelse
Hvad er kompetenceudvikling?
Kompetenceudvikling handler om at blive bedre til at lykkes i jobbet
Kompetenceudvikling handler om at lære noget nyt, styrke eksisterende færdigheder og blive bedre til at løse de opgaver, rollen kræver.
Det kan være faglig viden, nye metoder, bedre samarbejde, stærkere kommunikation, større forretningsforståelse eller evnen til at tage mere ansvar. Kompetenceudvikling handler derfor ikke kun om kurser. Det handler også om læring i hverdagen, feedback, sparring, nye opgaver og dialog mellem medarbejder og leder.
En strategisk og systematisk tilgang giver størst udbytte for både virksomheden og den enkelte medarbejder. Når kompetenceudvikling kobles til virksomhedens mål, medarbejderens rolle og fremtidige behov, bliver læring mere relevant og lettere at omsætte til praksis.
Hvad er kompetencer?
Der findes forskellige definitioner af kompetencer. En brugbar måde at forstå kompetencer på er at se dem som en kombination af viden, kunnen og mening.
Viden handler om det, vi ved. Det kan være teori, metoder, regler, faglig indsigt eller erfaringer, der kan sættes ord på.
Kunnen handler om det, vi kan gøre med det, vi ved. Det er evnen til at bruge viden i praksis, løse opgaver, træffe valg og handle i konkrete situationer.
Mening handler om, hvorfor det er vigtigt. Det handler om motivation, identitet, ansvar og forståelsen af, hvordan ens kompetencer bidrager til arbejdet, teamet og virksomheden.
Know what, know how og know why
Kompetencer kan også beskrives med tre enkle spørgsmål:
Know what: Hvad ved medarbejderen?
Know how: Hvad kan medarbejderen gøre med sin viden?
Know why: Hvorfor giver det mening, og hvad skal kompetencen bruges til?
Denne opdeling er vigtig, fordi kompetenceudvikling ofte bliver for snæver, hvis den kun handler om kurser og ny viden. En medarbejder kan godt vide meget uden at kunne bruge det sikkert i praksis. Omvendt kan en medarbejder have stor praktisk erfaring uden nødvendigvis at kunne forklare eller overføre den til andre.
God kompetenceudvikling skaber sammenhæng mellem det, medarbejderen ved, det medarbejderen kan, og den retning arbejdet skal understøtte.
Kompetenceudvikling på arbejdspladsen
På arbejdspladsen bør kompetenceudvikling tage udgangspunkt i både virksomhedens behov og medarbejderens udvikling.
Virksomheden skal vide, hvilke kompetencer der er nødvendige for at løse opgaverne i dag, og hvilke kompetencer der bliver vigtige i fremtiden. Medarbejderen skal samtidig have mulighed for at udvikle sig i en retning, der giver mening og styrker motivationen.
Derfor bør kompetenceudvikling kobles til MUS, løbende samtaler, feedback, rolleafklaring, karriereønsker og virksomhedens HR-årshjul. Når udvikling kun sker tilfældigt, bliver det svært at prioritere rigtigt. Når udvikling bliver en del af en fast rytme, kan virksomheden bedre følge op og skabe fremdrift.
Kompetenceudvikling er mere end kurser
Kurser kan være en vigtig del af kompetenceudvikling, men de står sjældent alene.
Meget læring sker i hverdagen. Det kan være gennem nye opgaver, sidemandsoplæring, deltagelse i projekter, feedback fra leder, sparring med kolleger, mentorordninger eller refleksion over konkrete erfaringer.
Det afgørende er, at læringen bliver brugt. Hvis ny viden ikke omsættes til adfærd, beslutninger eller bedre opgaveløsning, skaber kompetenceudviklingen begrænset værdi.
Derfor bør virksomheder altid spørge: Hvad skal medarbejderen kunne gøre anderledes efter udviklingsindsatsen?
Strategisk kompetenceudvikling
Strategisk kompetenceudvikling handler om at udvikle de kompetencer, virksomheden får brug for fremover.
Det kan være nye teknologier, nye markeder, nye kunde krav, nye lederroller, ændrede arbejdsformer eller behov for stærkere samarbejde på tværs af organisationen.
Når kompetenceudvikling bliver strategisk, handler det ikke kun om den enkelte medarbejders ønsker. Det handler også om virksomhedens samlede evne til at udvikle sig, tilpasse sig og fastholde vigtig viden.
Derfor bør kompetenceudvikling være en del af virksomhedens HR-planlægning. Det kan indgå i HR-årshjul, MUS, lederudvikling, talentudvikling og succession
Kompetenceudvikling og MUS
MUS er et naturligt sted at arbejde med kompetenceudvikling.
I en god MUS drøfter medarbejder og leder ikke kun trivsel og opgaver. De taler også om, hvilke kompetencer medarbejderen allerede har, hvilke kompetencer rollen kræver, og hvor der er behov for læring, støtte eller nye udfordringer.
Kompetenceudvikling bliver stærkest, når samtalen fører til konkrete aftaler. Det kan være et kursus, en ny opgave, en mentor, mere feedback, en ændret rolle eller en plan for, hvordan medarbejderen gradvist kan tage mere ansvar.
Det vigtigste er, at der følges op. Ellers bliver kompetenceudvikling let til gode intentioner uden reel effekt.
Nyttige links og læs mere
MUS-samtale
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tilknytning/mus-samtale/
Intelligent MUS
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tilknytning/intelligent-mus/
LUS
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tilknytning/lus/
HR-årshjul
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/
Talentudvikling
https://www.strategisk-hr.dk/talentudvikling/
Medarbejderledelse, motivation og feedback
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/lederudvikling/medarbejderledelse/
HR RealityTjek
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
IPA Nordic
https://www.ipanordic.com/da/
Kompetencesekretariatet om kompetenceudvikling
Hvad er kompetenceudvikling?
https://kompetenceudvikling.dk/inspiration/hvad-er-kompetenceudvikling/
Hvordan laver man preboarding?
Her er et eksempel på en checklisten til din virksomheds preboarding
Listen indeholder gode råd, som kan skabe tryghed og øget engagement for den nye medarbejder – allerede inden den første dag:
- Sørg for at den nye kollega får spist en uformel frokost sammen med den kommende leder og sit team. På den måde kan de både opleve stemningen i teamet, få dannet sig nogle relationer og se den dresscode, der er på arbejdspladsen.
- Er der lavet en IPA analyse, så del den, hvis medarbejderen er ok med det. Så ved alle, hvem der kommer på fagligt og personligt.
- Hvis det ikke passer med frokosten, så planlæg et videoopkald med teamet og den nye kollega. Det virker måske mere formelt, men det giver stadig alle en mulighed for at mødes.
- Hvis der er nogle sociale events eller fredagsbarer inden den nye kollega starter, så inviter den nye kollega med.
- Planlæg en tour for den nye kollega rundt på arbejdspladsen. På den måde kan den nye kollega allerede føle sig velkommen og mere hjemmevant, når han/hun starter rigtigt.
- Lad den nye kollega vide at han/hun får en social buddy og en professionel buddy på arbejdspladsen, og sørg for at de to buddies vil tage fat i den nye kollega, inden han/hun starter. Det behøver blot at dreje sig om en enkelt besked om, at de glæder sig til at møde den nye kollega.
HVORFOR ER PREBOARDING OG ONBOARDING VIGTIGT?
I de såkaldt gamle dage anså man rekrutteringsprocessen som slut, når det famøse opkald med sætningen “Du har fået jobbet” var foretaget, men gennem de seneste år har der været et øget fokus på den efterfølgende proces. Det skyldes med stor sandsynlighed, at:
– 25% af alle nyansatte har forladt deres stilling igen, inden det første år er gået.
– 46% af førstegangsjobsøgende, der får ansættelse, forlader jobbet inden for de første 18 måneder.
– 22% af de nyansatte, der forlader deres job, gør det inden for de første 45 dage af ansættelsen.
– 4% af de nyansatte vender aldrig tilbage efter deres første dag på jobbet.*
Det er tal, der er til at forstå, og som sætter tanken om preboarding og onboarding i perspektiv. Men hvad er forskellen på de to begreber, og hvad skal du gøre, når du skal byde en ny medarbejder velkommen i virksomheden?
Hvad er preboarding?
Preboarding er perioden før første arbejdsdag
Preboarding er den del af medarbejderrejsen, der foregår fra det øjeblik, kandidaten har sagt ja til jobbet, og frem til den første arbejdsdag.
Hvor onboarding handler om at hjælpe den nye medarbejder godt i gang efter opstart, handler preboarding om at skabe tryghed, relation og klarhed inden opstart.
Det er en vigtig fase, fordi den nye medarbejder ofte befinder sig i en overgang. Kontrakten er underskrevet, det gamle job er måske sagt op, og forventningerne til det nye job begynder at tage form. Hvis virksomheden bliver tavs i denne periode, kan der opstå tvivl, usikkerhed eller lavere engagement.
God preboarding viser den nye medarbejder, at virksomheden er klar, og at personen allerede er en del af fællesskabet.
Preboarding starter, når kandidaten siger ja
Mange virksomheder tænker først på introduktion, når medarbejderen møder ind den første dag. Men en god start begynder tidligere.
Preboarding starter, når kandidaten accepterer jobbet. Det kan være efter mundtlig accept, når kontrakten er sendt, eller når kontrakten er underskrevet. Her begynder virksomheden at fastholde relationen og omsætte rekrutteringen til en kommende ansættelse.
I denne fase skal medarbejderen ikke overvældes med information. Preboarding handler om at give den rigtige information på det rigtige tidspunkt. Det skal skabe tryghed, ikke ekstra arbejde.
Det kan være en kort velkomst, praktisk information, en hilsen fra lederen, præsentation af teamet eller en tydelig plan for første arbejdsdag.
Hvorfor er preboarding vigtigt?
Preboarding er vigtig, fordi tiden mellem kontrakt og første arbejdsdag kan være afgørende for medarbejderens forventninger og engagement.
Den nye medarbejder har måske sagt nej til andre muligheder, sagt sit tidligere job op og begynder nu mentalt at flytte sig ind i den nye rolle. Hvis virksomheden håndterer perioden professionelt, styrker det tilliden og lysten til at starte.
Hvis perioden derimod er præget af tavshed, manglende information eller praktisk kaos, kan det skabe en dårlig første oplevelse allerede før første arbejdsdag.
Preboarding reducerer risikoen for usikkerhed og gør det lettere for medarbejderen at møde velforberedt. Samtidig hjælper det virksomheden med at få styr på det praktiske, så den første dag ikke bruges på adgangsproblemer, manglende udstyr eller uklare aftaler.
Preboarding og onboarding hænger samme
Preboarding og onboarding bør ikke ses som to adskilte processer.
Preboarding skaber overgangen fra kandidat til kommende medarbejder. Onboarding fortsætter arbejdet, når medarbejderen starter og skal ind i rollen, opgaverne, relationerne og kulturen.
Hvis preboarding fungerer, bliver onboarding lettere. Medarbejderen møder ind med en grundlæggende forståelse af, hvad der skal ske, hvem der tager imod, og hvad de første dage kommer til at indeholde.
Det betyder, at den første arbejdsdag kan bruges på relationer, retning og opstart, i stedet for at løse praktiske problemer, som kunne være håndteret tidligere.
Hvad bør preboarding indeholde?
Preboarding bør tilpasses virksomheden, rollen og personen. Men en god preboarding indeholder typisk både praktiske, faglige og relationelle elementer.
Det praktiske handler om kontrakt, dokumenter, systemadgange, udstyr, arbejdstider, adresse, parkering, første mødetidspunkt og kontaktperson.
Det faglige handler om rollen, de første opgaver, forventninger, teamets arbejde og eventuel forberedelse.
Det relationelle handler om velkomst, kontakt med leder, introduktion til kolleger, buddy, kultur og oplevelsen af allerede at høre til.
Preboarding kan blandt andet indeholde:
- Velkomstmail fra leder
- Praktisk information om første dag
- Plan for de første dage og uger
- Kort præsentation af teamet
- Kontakt til buddy eller mentor
- Information om virksomheden, kulturen og værdierne
- Klargøring af udstyr, arbejdsplads og systemadgange
- Adgang til relevante dokumenter eller personalehåndbog
- Afklaring af spørgsmål og særlige behov
Fire faser i et godt preboardingforløb
Et preboardingforløb kan med fordel tænkes i fire faser.
Forventningsfasen
Her begynder virksomheden at skabe klarhed om rollen og den første tid.
Medarbejderen skal vide, hvad der skal ske, hvem der tager imod, og hvad der forventes i begyndelsen. Det handler ikke om at lægge pres på medarbejderen før opstart, men om at skabe ro og retning.
Det kan være en kort plan for de første dage, en beskrivelse af de vigtigste opgaver eller en introduktion til, hvordan teamet arbejder.
- 1. Forberedelsesfasen
Her sikrer virksomheden, at alt det praktiske er på plads. Kontrakt, dokumenter, udstyr, adgang, arbejdsplads og relevante systemer skal være klar.
Det virker simpelt, men det har stor betydning. Hvis den nye medarbejder møder ind til en computer, der ikke virker, eller en leder, der ikke har tid, sender det et dårligt signal.
Forberedelse viser, at medarbejderen er ventet.
2. Forbindelsesfasen
Her handler preboarding om relationer.
Den nye medarbejder kan få en hilsen fra teamet, blive koblet til en buddy eller få mulighed for at deltage i et relevant møde, en frokost eller et socialt arrangement, hvis det giver mening.
Formålet er ikke at gøre medarbejderen aktiv før ansættelsen reelt starter. Formålet er at skabe en følelse af kontakt og tilhørsforhold.
3. Forbindelsesfasen
Her handler preboarding om relationer.
Den nye medarbejder kan få en hilsen fra teamet, blive koblet til en buddy eller få mulighed for at deltage i et relevant møde, en frokost eller et socialt arrangement, hvis det giver mening.
Formålet er ikke at gøre medarbejderen aktiv før ansættelsen reelt starter. Formålet er at skabe en følelse af kontakt og tilhørsforhold.
4. Klar-til-start-fasen
Den sidste fase handler om at sikre, at medarbejderen møder første dag med ro i maven.
Her kan virksomheden sende en kort besked et par dage før opstart med mødetid, adresse, program, kontaktperson og praktiske detaljer.
Det er en lille handling, men den kan gøre en stor forskel. Den nye medarbejder skal ikke være i tvivl om, hvor de skal møde, hvem de skal spørge efter, eller hvad der sker den første dag.
Preboarding skal være personlig
Preboarding bør ikke kun være en standardmail.
En god preboarding tager højde for den konkrete medarbejder og den konkrete rolle. En erfaren leder, en nyuddannet medarbejder, en specialist, en international medarbejder og en medarbejder i en driftsfunktion har ikke brug for det samme.
Hvis virksomheden har brugt personprofil, jobprofil eller anden viden i rekrutteringen, kan den viden bruges konstruktivt i preboarding og onboarding.
Det kan for eksempel handle om, hvordan medarbejderen bedst får information, hvor meget struktur der er behov for, hvordan feedback bør gives, og hvilke forhold lederen skal være særligt opmærksom på i den første tid.
Preboarding af internationale medarbejdere
Ved internationale medarbejdere kan preboarding være ekstra vigtig.
Her handler det ikke kun om jobbet, men også om flytning, sprog, kultur, skat, bolig, familie, myndigheder og forståelse af danske arbejdsformer.
Hvis virksomheden ønsker at lykkes med internationale medarbejdere, bør den være tydelig om, hvad den hjælper med, og hvad medarbejderen selv skal håndtere.
Det kan også være relevant at sætte ekstra tid af til kulturforståelse, netværk og praktiske spørgsmål, så medarbejderen og eventuel familie får en mere tryg overgang.
Nyttige links og læs mere
Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/
Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/
Hvad er rekruttering?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-rekruttering/
Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/
Job- og kompetenceprofil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/job-og-kompetenceprofil/
Employer branding og EVP
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/employer-branding-og-evp/
Rekrutteringssystem og ATS
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekrutteringssystem-og-ats/
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
HR RealityTjek – et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
IPA Nordic
https://www.ipanordic.com/da/
Hvad er en IPA-analyse?
IPA er Integral Personligheds Analyse
En IPA-analyse er en erhvervsrettet personanalyse udviklet af danske IPA Nordic. IPA-analyserne har været anvendt på det danske marked siden 1996 og bruges blandt andet inden for rekruttering, medarbejderudvikling, teamudvikling og ledelsesudvikling.
Hvad viser en IPA-analyse?
IPA er i dag ikke én enkelt personlighedsanalyse, men en serie af analyser, som belyser forskellige sider af mennesket i arbejdslivet:
- Arbejdsstil og foretrukne måder at løse opgaver på
- Robusthed, vedholdenhed og reaktioner på modstand
- Adfærd og personlig gennemslagskraft
- Motivation, værdier og personlige præferencer
- Leadership Mindset og den naturlige tilgang til ledelse
Analyserne kan anvendes hver for sig eller kombineres, afhængigt af den konkrete rolle, problemstilling og det ønskede udviklingsformål
IPA Core Personality
Den klassiske IPA-analyse hedder i dag IPA Core Personality. Den beskriver 12 personlighedstræk, som er organiseret i fire sammenhængende hovedfaktorer.
Personligheden betragtes som en helhed, hvor de enkelte træk og faktorer påvirker hinanden. Analysen giver derfor ikke blot en type eller et enkelt resultat, men et nuanceret billede af personens naturlige adfærd og personlige mønstre.
En IPA-analyse er ikke en test med rigtige eller forkerte svar. Resultatet er et fagligt oplæg til refleksion og dialog. Den største værdi opstår, når analysen kobles til personens konkrete arbejdsopgaver, erfaringer, relationer og udviklingsbehov.
Nyttige links og læs mere
HR-analyser til rekruttering
Brug personanalyser til at kvalificere rekruttering og udvælgelse
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/hr-analyser-til-rekruttering/
Personligt lederskab
Brug IPA Core Personality og Leadership Mindset i lederudviklingen
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/lederudvikling/personligt-lederskab/
Certificeringer
Bliv certificeret i IPA Nordics personanalyser
https://www.strategisk-hr.dk/certificeringer/
IPA Nordic
Se den samlede serie af personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
IPA Core Personality
Læs om den klassiske IPA-personlighedsanalyse
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/core-personality
Forskningen bag IPA
Læs om IPA Nordics forskningsgrundlag
https://www.ipanordic.com/da/research
Hvad er en DISC-profil?
En DISC-profil beskriver typiske adfærdsmønstre
En DISC-profil er et værktøj, der bruges til at beskrive menneskers typiske adfærd, kommunikation og måde at reagere på i samarbejde med andre.
DISC bruges ofte i arbejdslivet til teamudvikling, kommunikation, ledelse og personlig refleksion. Modellen er populær, fordi den er enkel at forstå og let at bruge i samtaler om forskelle mellem mennesker.
DISC inddeler typisk adfærd i fire hovedområder:
D: Dominans
I: Indflydelse
S: Stabilitet
C: Samvittighedsfuldhed eller Compliance
Det er dog vigtigt at være præcis. DISC beskriver ikke hele personligheden. Den beskriver først og fremmest observerbare adfærdstendenser og foretrukne måder at agere på i bestemte situationer.
Hvor kommer DISC fra?
DISC bygger på idéer fra William Moulton Marston, som i 1928 beskrev fire grundlæggende former for adfærdsmæssige udtryk.
Marston var ikke primært optaget af psykiske sygdomme eller klinisk psykologi. Han interesserede sig for normale menneskers følelsesudtryk og adfærd. Hans idéer blev senere brugt som afsæt for forskellige DISC-baserede værktøjer.
Det er vigtigt at forstå, at Marston ikke skabte den moderne DISC-test, som mange kender i dag. De konkrete DISC-værktøjer er senere fortolkninger og videreudviklinger af hans teori.
Derfor findes der i dag mange forskellige DISC-versioner på markedet. De kan ligne hinanden i sproget, men de er ikke nødvendigvis ens i metode, kvalitet, dokumentation eller anvendelse.
Historien bag The Big Five
The Big Five er ikke opfundet af én enkelt person. Modellen er vokset frem gennem en lang tradition inden for personlighedspsykologi.
I slutningen af 1800-tallet begyndte forskere som Francis Galton og senere James McKeen Cattell at interessere sig for måling af menneskelige forskelle. Cattell arbejdede blandt andet med mentale tests, men de tidlige forsøg havde begrænset værdi i forhold til at forudsige menneskelig adfærd.
Senere fik Alfred Binet større betydning for udviklingen af intelligenstest, fordi hans tilgang lå tættere på praktiske vurderinger af børns læringsbehov.
Inden for personlighedspsykologien blev Gordon Allport og Henry Odbert vigtige, fordi de arbejdede med den leksikalske idé: at vigtige menneskelige forskelle ofte bliver indlejret i sproget. Hvis et træk er vigtigt i menneskers liv, vil vi typisk have ord for det.
Raymond B. Cattell videreførte denne tradition og brugte faktoranalytiske metoder til at finde underliggende personlighedstræk. Hans 16PF-model blev en klassiker inden for personlighedstest og bruges stadig i forskellige former.
De fire DISC-profiler
DISC beskriver typisk fire adfærdstendenser. De fleste mennesker vil kunne genkende noget fra flere af områderne, men ofte vil én eller flere tendenser være mere fremtrædende end andre.
D: Dominans
Dominans handler om handlekraft, resultater, beslutninger og viljen til at påvirke retningen.
Personer med en tydelig D-tendens kan ofte være direkte, målrettede, beslutsomme og optaget af at få ting til at ske. De trives typisk med ansvar, tempo, udfordringer og mulighed for at påvirke resultatet.
I samarbejde kan D-adfærd skabe fremdrift og tydelighed. Men hvis den bliver for ensidig, kan den også opleves som hård, utålmodig eller dominerende.
D bør derfor ikke forstås som “stærk” eller “bedre”. Det er en adfærdstendens, der kan være nyttig i nogle situationer og mindre hensigtsmæssig i andre.
I: Indflydelse
Indflydelse handler om kontakt, energi, kommunikation og evnen til at engagere andre.
Personer med en tydelig I-tendens kan ofte være udadvendte, optimistiske, idérige og gode til at skabe relationer. De får typisk energi af dialog, mennesker, begejstring og fælles aktivitet.
I samarbejde kan I-adfærd skabe motivation, energi og social sammenhængskraft. Men hvis den bliver for ensidig, kan den også føre til manglende struktur, for hurtige konklusioner eller for lidt opfølgning.
I bør derfor ikke kun forstås som “social”. Det handler også om påvirkning, engagement og evnen til at få andre med.
S: Stabilitet
Stabilitet handler om ro, samarbejde, tålmodighed og forudsigelighed.
Personer med en tydelig S-tendens kan ofte være loyale, hjælpsomme, lyttende og gode til at skabe tryghed omkring sig. De trives typisk bedst, når der er klare forventninger, ordentlighed og tid til at omstille sig.
I samarbejde kan S-adfærd skabe stabilitet, tillid og kontinuitet. Men hvis den bliver for ensidig, kan personen holde igen, undgå konflikt eller have svært ved hurtige forandringer.
S bør derfor ikke forstås som passivitet. Det kan være en vigtig adfærdstendens i teams, hvor der er brug for stabilitet, relationel opmærksomhed og vedholdenhed.
C: Samvittighedsfuldhed
C står ofte for Compliance på engelsk, men oversættes i mange danske sammenhænge til samvittighedsfuldhed, kvalitetssans eller grundighed.
Personer med en tydelig C-tendens kan ofte være analytiske, præcise, systematiske og optaget af kvalitet. De vil typisk gerne forstå grundlaget, før de handler, og de har ofte et stærkt blik for detaljer, standarder og fejlmuligheder.
I samarbejde kan C-adfærd skabe kvalitet, dokumentation og faglig sikkerhed. Men hvis den bliver for ensidig, kan den føre til langsom beslutningstagning, overdreven forsigtighed eller for meget fokus på fejl og risici.
C bør derfor ikke reduceres til “kontrol”. Det handler også om ansvarlighed, metode og ønsket om at gøre arbejdet ordentligt.
Hvad kan en DISC-profil bruges til?
En DISC-profil kan være nyttig, når formålet er at skabe et enkelt sprog for adfærd og kommunikation.
I teams kan DISC bruges til at tale om, hvorfor mennesker griber opgaver forskelligt an. Nogle går hurtigt mod beslutning og handling. Andre søger dialog og relationer. Nogle ønsker stabilitet og forudsigelighed. Andre vil have grundighed, fakta og kvalitetssikring.
DISC kan derfor give et fælles sprog for forskelle, som ellers kan blive tolket negativt. En direkte person kan blive opfattet som hård. En grundig person kan blive opfattet som langsom. En relationsorienteret person kan blive opfattet som snakkende. En stabil person kan blive opfattet som modvillig over for forandring.
Når forskellene bliver forstået som adfærdstendenser, kan teamet lettere tale om samarbejde, kommunikation og forventninger.
Hvad er problemet med DISC?
DISC har også klare begrænsninger.
Den største udfordring er, at modellen er meget enkel. Fire kategorier kan være lette at forstå, men de kan også blive for grove. Mennesker er mere komplekse end D, I, S og C.
Derfor kan DISC hurtigt blive for skematisk, hvis den bruges forkert. Man risikerer at tale om mennesker som “en høj D”, “en klassisk S” eller “en typisk C”, som om profilen forklarer hele personen.
Det gør den ikke.
En DISC-profil siger begrænset om personens dybere motivation, værdier, modenhed, erfaring, intelligens, læringsevne, robusthed, integritet eller faktiske præstation i en konkret rolle.
DISC bør ikke stå alene i rekruttering
DISC bør ikke bruges som selvstændigt beslutningsgrundlag i rekruttering.
Det kan være fristende at tænke, at en bestemt DISC-profil passer bedst til en bestemt rolle. For eksempel at sælgere skal være I, ledere skal være D, specialister skal være C, eller loyale medarbejdere skal være S.
Så enkelt er det ikke.
En dygtig sælger kan have mange forskellige profiler. En stærk leder kan være både direkte, relationel, analytisk eller stabil afhængigt af rolle, kontekst og modenhed. En god specialist er ikke kun grundig, men kan også være nysgerrig, samarbejdende, resultatorienteret eller udviklingsdrevet.
I rekruttering bør man først se på jobkrav, erfaring, kompetencer, motivation, cases, referencer, samtaler og match med rollen. En profil kan være et supplement, men den må aldrig blive facit.
DISC må ikke blive etiketter
Den måske største risiko ved DISC er, at sproget bliver for let.
Når et værktøj er enkelt, kan det hurtigt blive brugt som etiketter. Man siger måske: “Han er bare D”, “Hun er meget C”, eller “De to typer passer ikke sammen”.
Det kan låse mennesker fast og skabe en falsk forståelse af, at adfærd er mere stabil og forudsigelig, end den reelt er.
Mennesker tilpasser sig situationer. Vi ændrer adfærd afhængigt af rolle, relationer, pres, erfaring, kultur og opgave. En person kan være direkte i én sammenhæng og tilbageholdende i en anden. Grundig i én rolle og hurtig i en anden. Social i et trygt team og forsigtig i et utrygt.
Derfor bør DISC bruges som samtalestarter, ikke som personlig dom.
DISC og personlighedsanalyser er ikke det samme
DISC bliver ofte omtalt som en personlighedstest, men det er mere præcist at kalde det et adfærds- og kommunikationsværktøj.
En personlighedsanalyse bør give et mere nuanceret billede af personens træk, præferencer, motivation og arbejdsmæssige mønstre. Den bør også være tydelig om, hvad den måler, hvordan den måler det, og hvordan resultaterne bør fortolkes.
Hos Strategisk HR arbejder vi med personlighedsanalyser som dialogværktøjer. Det betyder, at analysen ikke skal give et hurtigt mærkat, men skabe en mere præcis samtale om mennesket, rollen, opgaven og konteksten.
Det er også her, forskellen mellem simple profilværktøjer og mere dybdegående analyser bliver vigtig.
Alternativer til DISC
Hvis formålet er en enkel teamsamtale, kan DISC være tilstrækkeligt.
Hvis formålet derimod er rekruttering, lederudvikling, talentudvikling eller dybere personlig indsigt, bør man vælge et mere nuanceret analyseværktøj.
Her kan trækbaserede personlighedsanalyser, jobprofiler, arbejdsstilsanalyser, motivationanalyser eller integrerede analyser give et bedre grundlag.
Det vigtigste er ikke, om et værktøj er populært. Det vigtigste er, om værktøjet passer til formålet, er fagligt veldokumenteret og bliver brugt professionelt.
En DISC-profil beskriver typiske adfærdstendenser inden for fire områder: dominans, indflydelse, stabilitet og samvittighedsfuldhed.
DISC kan være nyttigt som et enkelt dialogværktøj om kommunikation og samarbejde. Men modellen er grov og bør bruges med omtanke.
DISC må ikke bruges som facit om mennesker, og den bør ikke stå alene i rekruttering eller medarbejdervurdering. Mennesker er mere komplekse end fire bogstaver.
Nyttige links og læs mere
Hvad er en personlighedsanalyse?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-personlighedsanalyse/
Hvad er The Big Five?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-the-big-five/
Hvad er trækteori?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-traekteori/
Hvad er JTI? – Jungiansk Typeindeks
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-jti-jungiansk-typeindeks/
Hvad er IPA analyse?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-ipa-analyse/
Hvad betyder grit?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-betyder-grit/
HR-analyser til rekruttering
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/hr-analyser-til-rekruttering/
Motiverende foredrag omkring personprofiler
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/motiverende-foredrag-omkring-personprofiler/
Medarbejderens motivation og min ledelsesstil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/medarbejderens-motivation-og-min-ledelsesstil/
Personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
IPA Core Personality
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/core-personality
Forskning i Personlighedsanalyse – IPA Core
https://www.ipanordic.com/da/research
PubMed
Validation of an ipsative personality measure
https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/11771810/
Wiley
The validity of ipsative and quasi-ipsative forced-choice personality inventories
https://bpspsychub.onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1111/joop.12098
Hvad er rekruttering?
Rekruttering handler om at finde og vælge den rette medarbejder
Rekruttering er processen med at finde, vurdere og ansætte en person til en bestemt rolle i virksomheden.
Det lyder enkelt, men god rekruttering handler om mere end at skrive et jobopslag og holde samtaler. Det handler om at forstå virksomhedens behov, definere rollen tydeligt, tiltrække relevante kandidater og træffe en kvalificeret beslutning om, hvem der passer bedst til opgaven, teamet og organisationen.
En god rekruttering starter derfor ikke med kandidaten. Den starter med virksomheden selv: Hvad er det reelle behov? Hvilke opgaver skal løses? Hvilke kompetencer er nødvendige? Hvilken kultur skal kandidaten kunne fungere i? Og hvad skal personen lykkes med i rollen?
Intern og ekstern rekruttering
Man skelner ofte mellem intern og ekstern rekruttering.
Intern rekruttering betyder, at virksomheden finder den nye medarbejder blandt de personer, der allerede er ansat. Det kan være en medarbejder, der får mere ansvar, skifter afdeling eller udvikler sig ind i en ny rolle.
Intern rekruttering kan styrke tilknytning og motivation, fordi medarbejdere oplever, at der er udviklingsmuligheder i virksomheden. Samtidig kender virksomheden allerede medarbejderens erfaring, adfærd og måde at samarbejde på.
Ekstern rekruttering betyder, at virksomheden søger kandidater uden for organisationen. Det kan være nødvendigt, når der mangler nye kompetencer, ny erfaring eller et andet perspektiv. Ekstern rekruttering kan tilføre energi og viden, men kræver også en tydelig proces, fordi virksomheden ikke kender kandidaten på forhånd.
En god rekruttering starter med behovet
En af de mest almindelige fejl i rekruttering er at starte for hurtigt med jobopslaget.
Før virksomheden går ud i markedet, bør den afklare, hvad der faktisk skal rekrutteres til. Er der tale om en erstatning for en tidligere medarbejder, eller har rollen ændret sig? Skal den nye medarbejder løse de samme opgaver, eller er der behov for andre kompetencer fremover?
En god behovsafklaring ser både på opgaver, ansvar, resultater, samarbejdsflader, kultur og fremtidige krav. Det gør det lettere at skrive et præcist jobopslag og vurdere kandidater på det, der reelt betyder noget.
Når behovet er uklart, bliver rekrutteringen ofte styret af kemi, mavefornemmelse eller ønsket om hurtigt at få stillingen besat. Det øger risikoen for fejlrekruttering.
Job- og kompetenceprofilen er fundamentet
En job- og kompetenceprofil beskriver, hvad rollen kræver, og hvad kandidaten skal kunne bidrage med.
Den bør blandt andet beskrive stillingens formål, vigtigste opgaver, succeskriterier, faglige kompetencer, personlige præferencer og de rammer, medarbejderen skal lykkes inden for.
Jobprofilen hjælper virksomheden med at skelne mellem det, der er nødvendigt, og det, der blot er ønskeligt. Den gør det også lettere at sammenligne kandidater mere fair og struktureret.
Uden en tydelig job- og kompetenceprofil bliver samtaler og vurderinger let forskellige fra kandidat til kandidat. Det kan gøre beslutningen mindre præcis og sværere at forklare bagefter.
Rekrutteringsprocessen trin for trin
En rekrutteringsproces kan se forskellig ud fra virksomhed til virksomhed, men en professionel proces indeholder typisk flere faste trin.
Først opstår behovet for en ny medarbejder. Derefter afklares rollen, og der udarbejdes en job- og kompetenceprofil. På den baggrund laves jobopslag, valg af kanaler og eventuel search.
Herefter modtages og screenes ansøgninger. Relevante kandidater inviteres til samtale, og virksomheden vurderer både erfaring, motivation, kompetencer og match med rollen. Ved mere komplekse stillinger kan der være flere samtalerunder, cases, analyser, færdighedstest eller en second opinion.
Til sidst vælges den bedst egnede kandidat, referencer indhentes, kontrakten forhandles, og processen går videre til preboarding og onboarding.
Rekruttering handler også om kandidatoplevelsen
Rekruttering er ikke kun virksomhedens vurdering af kandidaten. Det er også kandidatens vurdering af virksomheden.
Kandidater lægger mærke til, hvordan de bliver mødt, hvor tydelig kommunikationen er, om processen virker professionel, og om virksomheden skaber realistiske forventninger til jobbet.
En god kandidatoplevelse styrker virksomhedens employer brand. Også de kandidater, der ikke får jobbet, kan gå fra processen med et positivt indtryk af virksomheden.
Omvendt kan en uklar, langsom eller uprofessionel proces skade virksomhedens omdømme og gøre det sværere at tiltrække de rette kandidater næste gang.
Analyser og test i rekruttering
Analyser og test kan være værdifulde i rekruttering, hvis de bruges rigtigt.
De bør aldrig stå alene, og de bør ikke bruges som en mekanisk facitliste. De skal bruges som et supplement til jobprofil, interview, erfaring, cases, referencer og den samlede vurdering af kandidatens match med rollen.
HR-analyser kan give et mere struktureret billede af kandidatens arbejdsstil, motivation, robusthed, ledelsesmæssige præferencer eller potentiale. Det kan styrke samtalen og gøre det lettere at stille bedre spørgsmål.
Det afgørende er, at analysen vælges ud fra jobbet og fortolkes professionelt. En analyse giver først værdi, når den kobles til den konkrete rolle, teamet og organisationen.
Rekruttering slutter ikke med ansættelsen
En rekruttering er ikke færdig, når kandidaten siger ja til jobbet.
Den næste fase er preboarding og onboarding. Her skal virksomheden sikre, at den nye medarbejder fastholder motivationen, får en god start og hurtigt forstår rolle, kultur, forventninger og samarbejdsflader.
Det er vigtigt, fordi mange fejlrekrutteringer ikke kun skyldes, at den forkerte kandidat blev valgt. De skyldes også, at den rigtige kandidat ikke fik de rette betingelser for at lykkes.
Derfor bør rekruttering, preboarding og onboarding ses som én samlet medarbejderrejse.
Rekruttering i et HR-system
God rekruttering har stor betydning for virksomhedens drift, kultur og udvikling.
Den rette medarbejder kan skabe fremdrift, styrke samarbejdet og tilføre de kompetencer, virksomheden mangler. Den forkerte ansættelse kan derimod koste tid, energi, penge og påvirke både team, leder og kunder.
Derfor bør rekruttering ikke behandles som en hurtig administrativ opgave. Det er en af de vigtigste beslutninger, en virksomhed træffer om sin fremtid.
En professionel rekrutteringsproces gør det lettere at vælge rigtigt, skabe en bedre kandidatoplevelse og give den nye medarbejder et stærkere afsæt for at lykkes.
Hvorfor er god rekruttering vigtig?
Et HR-system eller ATS kan gøre rekrutteringsprocessen mere struktureret.
Det kan hjælpe virksomheden med at holde styr på jobopslag, kandidater, ansøgninger, kommunikation, samtykker, vurderinger og beslutninger. Det giver både bedre overblik og bedre dokumentation.
Et digitalt rekrutteringssystem er især relevant, når flere personer deltager i processen, eller når virksomheden ønsker en mere ensartet og professionel måde at håndtere kandidater på.
Systemet løser dog ikke rekrutteringen alene. Det skaber rammen. Den gode beslutning kræver stadig en tydelig jobprofil, kvalificerede samtaler og en ansvarlig vurdering.
Nyttige links og læs mere
Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/
Job- og kompetenceprofil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/job-og-kompetenceprofil/
Rekrutteringssystem og ATS
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekrutteringssystem-og-ats/
ATS rekrutteringssystem
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/ats-rekrutteringssystem/
HR-analyser til rekruttering
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/hr-analyser-til-rekruttering/
Second Opinion ved rekruttering
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/second-opinion/
Employer branding og EVP
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/employer-branding-og-evp/
Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/
Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
Personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
IPA Core Personality
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/core-personality
IPA Research
https://www.ipanordic.com/da/research
Hvad er offboarding i praksis?
Kommuniker at medarbejderen stopper
Undgå unødvendig forsinkelse i at lade de nærmeste interessenter (kollager, kunder, samarbejdspartnere m.m.) vide at medarbejderen forlader virksomheden. Dette for at undgå rygter og lignende til skade for arbejdspladsen.
Lad alle vide at medarbejderen stopper, tak medarbejderen for dennes tid og hvis det er passende lad alle vide hvorfor medarbejderen forlader virksomheden og hvem der skal overtage arbejdsopgaverne.
For senior ledere kan det være nødvendigt med offentlig kommunikation.
Overdragelse af viden og arbejdsopgaver til efterfølgeren
Såfremt der er identificeret en efterfølger er dette et relativt enkelt trin og hvis ikke håber vi at en god relation er bevaret.
Bed medarbejderen om, at overføre viden om kunder, samarbejdspartnere m.m samt viden om arbejdsopgaver til efterfølgeren. Hvis der ikke er en efterfølger bør der udarbejdes dokumenter, arbejdsbeskrivelser, kontaktlister m.m. som en senere efterfølger kan anvende.
Præcist hvordan viden overføres vil afhænge af medarbejdernes rolle og ansvar. Tekniske og proces-orienterede kan nemt dokumenteres hvorimod ledelsesprocesser er en smule vanskeligere.
Organiser overdragelse af virksomhedens effekter udleveret til medarbejderen
For mange virksomheder fejler i, at sikre overdragelse af virksomhedens effekter som nøgler, adgangskort, børbare, pc’ere, m.m. For at sikre dette sker bør der udpeges en ansvarlig – og ikke nærmeste leder – som følger op og holder styr på indleverede effekter.
Opdater organisationsdiagram og andet hvor medarbejderen fremgår
Interne sider, lister som referer til tidligere medarbejdere forsinker det interne arbejde. Vær sikker på at organisationsdiagrammer, intranet, brochure materiale m.m. er opdateret og gerne med en efterfølgers navn.
Stop eller begræns adgang til IT-systemer
Huller i IT sikkerhed koster hvert år danske virksomheder store summer og en væsentlig andel menes at skyldes tidligere medarbejdere, som ikke får lukket deres brugerkonti.
Husk at alle delte postkasser, brugerkonti mm. også skal have deres password ændret.
Gennemfør et exit interview
Der sættes ofte spørgsmålstegn ved værdien af exit interviews. Vi mener det er en fantastisk kilde til hvad der fungerer og ikke fungerer i virksomheden og/eller afdelingen. Vi anbefaler at en neutral person fra HR eller anden afdeling – end der hvor medarbejderen kommer fra – gennemfører exit interviewet.
Tak medarbejderen
Når medarbejdere forlader en organisation – og i særdeleshed de som forlader med et positivt indtryk – bør de anerkendes for deres indsats og resultater. Det vil naturligvis medføre en øget sandsynlighed for et positivt indtryk af virksomheden (måske som en fremtidig kunde, samarbejdspartner eller leverandør) men det vil også påvirke moralen hos de tilbageblivende medarbejdere som måske er påvirkede af afskeden.
Engager den forhenværende medarbejder I en alumni gruppe
Der er en stigende tendens til at tidligere medarbejdere vil komme tilbage i virksomheden og tilfører yderligere erfaring, viden og relationer. De er også ambassadører for virksomheden og kan tilskynde potentiale kandidater at søge jobs.
For at dette skal kunne ske er det naturligvis vigtigt med en god offboarding oplevelse.
Det er essentielt at virksomheden sikrer en form for kontakt med medarbejderen i deres karriere og Alumni programmer er særdeles gode til, at holde kontakten samt annoncering af ledige stillinger.
Hvad er offboarding?
Offboarding er medarbejderens afslutning i virksomheden
Offboarding er den proces, der foregår, når en medarbejder forlader virksomheden. Det kan ske frivilligt, hvis medarbejderen selv siger op, eller ufrivilligt, hvis virksomheden opsiger medarbejderen.
Hvor onboarding handler om at give en ny medarbejder en god start, handler offboarding om at sikre en ordentlig, struktureret og professionel afslutning. En god offboarding beskytter både virksomheden, medarbejderen og de kolleger, der skal overtage opgaverne.
Når en medarbejder stopper, forsvinder der ofte vigtig viden, erfaring, kunderelationer og praktisk indsigt. Hvis overdragelsen ikke håndteres ordentligt, kan det skabe usikkerhed, ekstraarbejde og tab af kontinuitet i organisationen.
Hvorfor er offboarding vigtigt?
Offboarding er vigtig, fordi en medarbejders afsked sjældent kun berører den enkelte medarbejder. Den påvirker også teamet, lederen, kunder, samarbejdspartnere og virksomhedens omdømme.
En struktureret offboarding sikrer, at opgaver bliver overdraget, viden bliver dokumenteret, systemadgange bliver lukket, og at kommunikationen omkring fratrædelsen håndteres ordentligt. Det reducerer risikoen for fejl, misforståelser, sikkerhedsproblemer og tab af vigtig viden.
Offboarding har også betydning for medarbejderoplevelsen. En medarbejder, der forlader virksomheden på en god måde, kan senere blive kunde, samarbejdspartner, kandidat eller ambassadør for virksomheden. En dårlig afslutning kan derimod skade både relationer og employer brand.
Exit interview og læring
Et exit interview kan være en værdifuld kilde til læring. Når en medarbejder forlader virksomheden, kan vedkommende ofte give ærlig feedback om ledelse, samarbejde, kultur, arbejdsforhold og årsager til fratrædelsen.
Exit interviews bør gennemføres professionelt og gerne af en neutral person. Formålet er ikke at diskutere medarbejderens beslutning, men at forstå, hvad virksomheden kan lære af forløbet.
Hvis flere medarbejdere nævner de samme problemer, kan det være et vigtigt signal om forhold, virksomheden bør tage alvorligt. På den måde kan offboarding bidrage til bedre trivsel, stærkere ledelse og lavere uønsket medarbejderomsætning.
Hvad bør en god offboarding indeholde?
En god offboarding bør have en klar proces. Det bør være tydeligt, hvem der gør hvad, hvornår det skal ske, og hvordan afskeden kommunikeres.
Først bør virksomheden kommunikere, at medarbejderen stopper, når det er relevant og afstemt. Det mindsker risikoen for rygter og usikkerhed. Dernæst bør der laves en plan for overdragelse af arbejdsopgaver, kunder, projekter, dokumenter og vigtige relationer.
Virksomheden bør også sikre, at udstyr afleveres, at adgang til IT-systemer lukkes eller ændres, og at organisationsdiagrammer, kontaktlister og interne systemer opdateres. Det praktiske må ikke afhænge af tilfældigheder eller den enkelte leders hukommelse.
Offboarding og alumni
Offboarding slutter ikke nødvendigvis den dag, medarbejderen afleverer computer og adgangskort. I mange virksomheder giver det mening at bevare en god relation til tidligere medarbejdere.
Tidligere medarbejdere kan være stærke ambassadører. De kan anbefale virksomheden til andre, vende tilbage med ny erfaring eller blive kunder, leverandører eller samarbejdspartnere. Derfor kan det være en god idé at tænke alumni-relationer ind i offboardingprocessen.
En god afslutning sender også et vigtigt signal til de medarbejdere, der bliver tilbage. Når de ser, at en kollega bliver behandlet ordentligt, styrker det tilliden til virksomheden og ledelsen.
Nyttige links og læs mere
Preboarding og onboarding
Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/
Hvad er onboarding?
Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/
Personalehåndbog og HR-politikker
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
Gratis HR-system
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
HR-årshjul
HR-årshjul, der skaber struktur
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/
HR RealityTjek
HR RealityTjek, et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
Outplacement
Outplacement
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/coaching/outplacement/
PeopleSuite HR-system
PeopleSuite HR System
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Freemium
PeopleSuite Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite Flex
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
Hvad er preboarding?
Preboarding er perioden før første arbejdsdag
Preboarding er den del af medarbejderrejsen, der foregår fra det øjeblik, kandidaten har sagt ja til jobbet, og frem til den første arbejdsdag.
Hvor onboarding handler om at hjælpe den nye medarbejder godt i gang efter opstart, handler preboarding om at skabe tryghed, relation og klarhed inden opstart.
Det er en vigtig fase, fordi den nye medarbejder ofte befinder sig i en overgang. Kontrakten er underskrevet, det gamle job er måske sagt op, og forventningerne til det nye job begynder at tage form. Hvis virksomheden bliver tavs i denne periode, kan der opstå tvivl, usikkerhed eller lavere engagement.
God preboarding viser den nye medarbejder, at virksomheden er klar, og at personen allerede er en del af fællesskabet.
Preboarding starter, når kandidaten siger ja
Mange virksomheder tænker først på introduktion, når medarbejderen møder ind den første dag. Men en god start begynder tidligere.
Preboarding starter, når kandidaten accepterer jobbet. Det kan være efter mundtlig accept, når kontrakten er sendt, eller når kontrakten er underskrevet. Her begynder virksomheden at fastholde relationen og omsætte rekrutteringen til en kommende ansættelse.
I denne fase skal medarbejderen ikke overvældes med information. Preboarding handler om at give den rigtige information på det rigtige tidspunkt. Det skal skabe tryghed, ikke ekstra arbejde.
Det kan være en kort velkomst, praktisk information, en hilsen fra lederen, præsentation af teamet eller en tydelig plan for første arbejdsdag.
Hvorfor er preboarding vigtigt?
Preboarding er vigtig, fordi tiden mellem kontrakt og første arbejdsdag kan være afgørende for medarbejderens forventninger og engagement.
Den nye medarbejder har måske sagt nej til andre muligheder, sagt sit tidligere job op og begynder nu mentalt at flytte sig ind i den nye rolle. Hvis virksomheden håndterer perioden professionelt, styrker det tilliden og lysten til at starte.
Hvis perioden derimod er præget af tavshed, manglende information eller praktisk kaos, kan det skabe en dårlig første oplevelse allerede før første arbejdsdag.
Preboarding reducerer risikoen for usikkerhed og gør det lettere for medarbejderen at møde velforberedt. Samtidig hjælper det virksomheden med at få styr på det praktiske, så den første dag ikke bruges på adgangsproblemer, manglende udstyr eller uklare aftaler.
Preboarding og onboarding hænger samme
Preboarding og onboarding bør ikke ses som to adskilte processer.
Preboarding skaber overgangen fra kandidat til kommende medarbejder. Onboarding fortsætter arbejdet, når medarbejderen starter og skal ind i rollen, opgaverne, relationerne og kulturen.
Hvis preboarding fungerer, bliver onboarding lettere. Medarbejderen møder ind med en grundlæggende forståelse af, hvad der skal ske, hvem der tager imod, og hvad de første dage kommer til at indeholde.
Det betyder, at den første arbejdsdag kan bruges på relationer, retning og opstart, i stedet for at løse praktiske problemer, som kunne være håndteret tidligere.
Hvad bør preboarding indeholde?
Preboarding bør tilpasses virksomheden, rollen og personen. Men en god preboarding indeholder typisk både praktiske, faglige og relationelle elementer.
Det praktiske handler om kontrakt, dokumenter, systemadgange, udstyr, arbejdstider, adresse, parkering, første mødetidspunkt og kontaktperson.
Det faglige handler om rollen, de første opgaver, forventninger, teamets arbejde og eventuel forberedelse.
Det relationelle handler om velkomst, kontakt med leder, introduktion til kolleger, buddy, kultur og oplevelsen af allerede at høre til.
Preboarding kan blandt andet indeholde:
- Velkomstmail fra leder
- Praktisk information om første dag
- Plan for de første dage og uger
- Kort præsentation af teamet
- Kontakt til buddy eller mentor
- Information om virksomheden, kulturen og værdierne
- Klargøring af udstyr, arbejdsplads og systemadgange
- Adgang til relevante dokumenter eller personalehåndbog
- Afklaring af spørgsmål og særlige behov
Fire faser i et godt preboardingforløb
Et preboardingforløb kan med fordel tænkes i fire faser.
Forventningsfasen
Her begynder virksomheden at skabe klarhed om rollen og den første tid.
Medarbejderen skal vide, hvad der skal ske, hvem der tager imod, og hvad der forventes i begyndelsen. Det handler ikke om at lægge pres på medarbejderen før opstart, men om at skabe ro og retning.
Det kan være en kort plan for de første dage, en beskrivelse af de vigtigste opgaver eller en introduktion til, hvordan teamet arbejder.
- 1. Forberedelsesfasen
Her sikrer virksomheden, at alt det praktiske er på plads. Kontrakt, dokumenter, udstyr, adgang, arbejdsplads og relevante systemer skal være klar.
Det virker simpelt, men det har stor betydning. Hvis den nye medarbejder møder ind til en computer, der ikke virker, eller en leder, der ikke har tid, sender det et dårligt signal.
Forberedelse viser, at medarbejderen er ventet.
2. Forbindelsesfasen
Her handler preboarding om relationer.
Den nye medarbejder kan få en hilsen fra teamet, blive koblet til en buddy eller få mulighed for at deltage i et relevant møde, en frokost eller et socialt arrangement, hvis det giver mening.
Formålet er ikke at gøre medarbejderen aktiv før ansættelsen reelt starter. Formålet er at skabe en følelse af kontakt og tilhørsforhold.
3. Forbindelsesfasen
Her handler preboarding om relationer.
Den nye medarbejder kan få en hilsen fra teamet, blive koblet til en buddy eller få mulighed for at deltage i et relevant møde, en frokost eller et socialt arrangement, hvis det giver mening.
Formålet er ikke at gøre medarbejderen aktiv før ansættelsen reelt starter. Formålet er at skabe en følelse af kontakt og tilhørsforhold.
4. Klar-til-start-fasen
Den sidste fase handler om at sikre, at medarbejderen møder første dag med ro i maven.
Her kan virksomheden sende en kort besked et par dage før opstart med mødetid, adresse, program, kontaktperson og praktiske detaljer.
Det er en lille handling, men den kan gøre en stor forskel. Den nye medarbejder skal ikke være i tvivl om, hvor de skal møde, hvem de skal spørge efter, eller hvad der sker den første dag.
Preboarding skal være personlig
Preboarding bør ikke kun være en standardmail.
En god preboarding tager højde for den konkrete medarbejder og den konkrete rolle. En erfaren leder, en nyuddannet medarbejder, en specialist, en international medarbejder og en medarbejder i en driftsfunktion har ikke brug for det samme.
Hvis virksomheden har brugt personprofil, jobprofil eller anden viden i rekrutteringen, kan den viden bruges konstruktivt i preboarding og onboarding.
Det kan for eksempel handle om, hvordan medarbejderen bedst får information, hvor meget struktur der er behov for, hvordan feedback bør gives, og hvilke forhold lederen skal være særligt opmærksom på i den første tid.
Preboarding af internationale medarbejdere
Ved internationale medarbejdere kan preboarding være ekstra vigtig.
Her handler det ikke kun om jobbet, men også om flytning, sprog, kultur, skat, bolig, familie, myndigheder og forståelse af danske arbejdsformer.
Hvis virksomheden ønsker at lykkes med internationale medarbejdere, bør den være tydelig om, hvad den hjælper med, og hvad medarbejderen selv skal håndtere.
Det kan også være relevant at sætte ekstra tid af til kulturforståelse, netværk og praktiske spørgsmål, så medarbejderen og eventuel familie får en mere tryg overgang.
Nyttige links og læs mere
Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/
Hvad er onboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-onboarding/
Hvad er rekruttering?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-rekruttering/
Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/
Job- og kompetenceprofil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/job-og-kompetenceprofil/
Employer branding og EVP
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/employer-branding-og-evp/
Rekrutteringssystem og ATS
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekrutteringssystem-og-ats/
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
HR RealityTjek – et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
IPA Nordic
https://www.ipanordic.com/da/
Hvad er JTI? – Jungiansk Typeindeks
JTI står for Jungiansk Typeindeks
JTI står for Jungiansk Typeindeks og er et profilværktøj, der bygger på Carl Jungs teori om psykologiske typer.
JTI bruges til at undersøge menneskers grundlæggende præferencer. Det handler ikke om, hvad en person kan, men om hvordan personen typisk foretrækker at opfatte verden, træffe beslutninger, hente energi og organisere sig i hverdagen.
I praksis bruges JTI ofte i lederudvikling, teamudvikling, samarbejde, kommunikation og personlig udvikling. Formålet er at skabe et fælles sprog for forskelle mellem mennesker, så man bedre kan forstå sig selv og andre.
JTI arbejder med fire dimensioner
JTI beskriver personlighed ud fra fire polariserede dimensioner. Hver dimension har to præferencer, og tilsammen danner de en typekode på fire bogstaver.
De fire dimensioner handler typisk om:
- Ekstroversion eller introversion
Hvor henter personen energi, og hvordan orienterer personen sig mod omverdenen? - Sansning eller intuition
Hvordan foretrækker personen at indsamle information, forstå situationer og lægge mærke til detaljer eller muligheder? - Tænkning eller følen
Hvordan foretrækker personen at træffe beslutninger, vurdere information og afveje hensyn? - Vurdering eller opfattelse
Hvordan foretrækker personen at organisere sig, planlægge, handle og forholde sig til struktur eller fleksibilitet?
JTI forsøger dermed at beskrive en persons foretrukne måde at være i verden på. Det er vigtigt at forstå ordet præference. En præference betyder ikke, at man kun kan én ting. Det betyder, at noget føles mere naturligt, energigivende eller umiddelbart for personen.
De 16 personlighedstyper i JTI
Når de fire dimensioner kombineres, ender man med en typekode. Den kan for eksempel bestå af fire bogstaver, der beskriver personens foretrukne præferencer på tværs af dimensionerne.
Det giver i alt 16 mulige typekombinationer.
Typekoden kan være nyttig, fordi den giver et enkelt sprog for mønstre i adfærd, kommunikation og samarbejde. Den kan hjælpe mennesker med at forstå, hvorfor nogle foretrækker hurtig dialog, mens andre har brug for tid til refleksion. Hvorfor nogle søger struktur, mens andre trives bedst med fleksibilitet. Eller hvorfor nogle lægger vægt på logik og principper, mens andre først ser på relationer og konsekvenser for mennesker.
Men typekoden skal bruges med omtanke. Den er en forenkling, ikke en fuld beskrivelse af et menneske.
Hvad kan JTI bruges til?
JTI kan være nyttigt, når formålet er udvikling, dialog og bedre samarbejde.
I teams kan JTI bruges til at tale om forskelle i arbejdsstil, kommunikation, beslutningstagning og konflikthåndtering. Det kan give teamet et mere neutralt sprog for forskelle, så man ikke kun forklarer hinanden som besværlige, langsomme, dominerende eller uklare.
I lederudvikling kan JTI bruges til at forstå, hvordan en leder naturligt kommunikerer, træffer beslutninger og motiverer andre. Det kan også gøre lederen mere opmærksom på, at medarbejdere ikke nødvendigvis motiveres, informeres eller ledes på samme måde.
I personlig udvikling kan JTI hjælpe den enkelte med at se egne styrker, blinde vinkler og foretrukne måder at arbejde på.
Hvordan bør JTI ikke bruges?
JTI bør ikke bruges som en facitliste over mennesker.
Typeteorien kan give et nyttigt sprog for præferencer, men den beskriver ikke hele personen. Den siger ikke alt om kompetencer, erfaring, modenhed, intelligens, motivation, værdier, robusthed eller faktisk adfærd i en konkret arbejdssituation.
Derfor bør JTI heller ikke bruges alene i rekruttering. Det kan være fristende at lede efter en bestemt type, som man tror passer perfekt ind i et team, men det er en for snæver måde at vurdere kandidater på.
I rekruttering bør man først og fremmest se på jobkrav, erfaring, kompetencer, motivation, adfærd, cases, referencer og match med rollen. Personprofiler og analyser kan være værdifulde, men de bør altid bruges som supplement og fortolkes professionelt.
JTI, personlighedsanalyser og træk
JTI adskiller sig fra trækbaserede personlighedsanalyser.
JTI bygger på typologi. Det betyder, at personer beskrives gennem typer og præferencer. Trækbaserede analyser arbejder derimod med skalaer og grader af personlighedstræk. Her beskrives man ikke som enten det ene eller det andet, men som mere eller mindre udpræget på forskellige træk.
Begge tilgange kan give værdi, men de svarer på forskellige spørgsmål.
JTI kan være stærkt som dialogværktøj, fordi det er enkelt at forstå og bruge i samtaler om forskelle. Trækbaserede analyser kan ofte give et mere nuanceret billede, fordi de viser variation og styrkegrad på flere dimensioner.
Derfor er det vigtigt at vælge analyse ud fra formålet. Skal der skabes fælles sprog i et team? Skal der arbejdes med lederudvikling? Skal der rekrutteres? Skal der arbejdes med robusthed, motivation eller arbejdsmæssige præferencer? Forskellige formål kræver forskellige værktøjer.
JTI og samarbejde i teams
En af de stærkeste anvendelser af JTI er i teams.
Når teammedlemmer forstår hinandens præferencer, bliver det lettere at se, hvorfor man griber opgaver forskelligt an. Nogle ønsker hurtig handling, andre ønsker analyse. Nogle tænker højt, andre tænker bedst, før de taler. Nogle søger detaljer og fakta, andre ser mønstre og muligheder.
Hvis forskellene ikke forstås, kan de skabe irritation. Hvis de forstås, kan de blive en styrke.
JTI kan derfor bruges som afsæt for bedre kommunikation, tydeligere rollefordeling, færre misforståelser og mere bevidst samarbejde. Det vigtigste er, at typekoderne ikke bruges til at låse mennesker fast, men til at åbne samtalen.
Kort sagt
JTI er et profilværktøj, der beskriver menneskers psykologiske præferencer med afsæt i Carl Jungs typeteori.
Det kan give et fælles sprog for forskelle i kommunikation, samarbejde, beslutningstagning og arbejdsstil. Det er særligt relevant i udvikling, ledelse og teamarbejde.
Men JTI skal bruges med omtanke. Det beskriver præferencer, ikke hele mennesket. Derfor bør det ikke bruges som facitliste, og det bør aldrig stå alene i rekruttering eller vurdering af medarbejdere.
Nyttige links og læs mere
Hvad er trækteori?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-traekteori/
Hvad er The Big Five?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-the-big-five/
Motiverende foredrag omkring personprofiler
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/motiverende-foredrag-omkring-personprofiler/
Medarbejderens motivation og min ledelsesstil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/medarbejderens-motivation-og-min-ledelsesstil/
HR – Den Strategiske Brobygger
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/hr-den-strategiske-brobygger/
Talentudvikling
https://www.strategisk-hr.dk/talentudvikling/
Hvad er rekruttering?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-rekruttering/
Personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
IPA Core Personality
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/core-personality
IPA Research
https://www.ipanordic.com/da/research
IPA Teamanalyse
https://www.ipanordic.com/da/organisational-analyses/ipa-team-analysis
Hvad er onboarding?
Onboarding giver nye medarbejdere en god start
Onboarding er den proces, der hjælper en ny medarbejder godt ind i virksomheden, rollen og fællesskabet.
Det er mere end en introduktionsdag, en rundvisning og en tjekliste med praktiske opgaver. En god onboarding sikrer, at medarbejderen forstår jobbet, kulturen, forventningerne, relationerne og de systemer, der skal bruges i hverdagen.
Når onboarding fungerer, føler den nye medarbejder sig hurtigere velkommen, tryg og klar til at bidrage. Det styrker både trivsel, engagement og tilknytning.
Onboarding starter før første arbejdsdag
Onboarding begynder ikke først, når medarbejderen møder på arbejde. Den starter allerede, når kontrakten er underskrevet.
Perioden før første arbejdsdag kaldes ofte preboarding. Her handler det om at fastholde relationen, skabe tryghed og sikre, at den nye medarbejder ved, hvad der skal ske.
Virksomheden kan for eksempel sende velkomstmateriale, dele praktisk information, præsentere teamet, klargøre computer og systemadgange og sørge for, at arbejdspladsen er klar.
Det gør en stor forskel, at medarbejderen oplever, at virksomheden også er klar til ham eller hende.
Den første arbejdsdag skal være enkel og tryg
Den første arbejdsdag har stor betydning for medarbejderens oplevelse af virksomheden.
En god første dag bør være overskuelig, venlig og velplanlagt. Det kan være en fælles morgenmad, en rundvisning, korte møder med leder og kolleger, en introduktion til de vigtigste opgaver og en tydelig plan for de næste dage.
Det er også en god idé at give medarbejderen en mindre opgave, som er mulig at lykkes med. Det skaber aktivitet, retning og en følelse af at være i gang
De første 30 dage handler om rolle, kultur og relationer
De første 30 dage bruger medarbejderen på at forstå arbejdspladsen. Det handler ikke kun om opgaver, men også om kultur, normer, samarbejde og uskrevne regler.
Derfor bør lederen være tydelig om forventninger, prioriteringer og succeskriterier. Medarbejderen skal vide, hvad der er vigtigt i rollen, hvem der skal samarbejdes med, og hvor man kan få hjælp.
En buddy eller mentor kan være en stor hjælp. Det giver den nye medarbejder et trygt sted at stille spørgsmål, også om de ting, der kan virke små, men som betyder meget i hverdagen.
De første 90 dage skal følges op
Onboarding stopper ikke efter den første uge. Efter de første 30, 60 og 90 dage bør der følges op på, hvordan medarbejderen oplever rollen, opgaverne, kulturen og samarbejdet.
Efter cirka tre måneder bør leder og medarbejder tage en egentlig opfølgningssamtale. Her kan de tale om opgavernes kompleksitet, arbejdsmængde, kvalitet, trivsel, læring og behov for yderligere støtte.
Det er også her, virksomheden kan justere onboardingforløbet, så medarbejderen får de bedste betingelser for at lykkes i rollen.
Hvad bør en god onboarding indeholde?
En god onboarding bør både dække det praktiske, det faglige og det sociale.
Det praktiske handler om adgang, udstyr, systemer, dokumenter, møder og information. Det faglige handler om opgaver, ansvar, mål, arbejdsgange og jobtræning. Det sociale handler om relationer, kultur, samarbejde og oplevelsen af at høre til.
En god onboarding indeholder typisk:
- Rundvisning og introduktion til kolleger
- Gennemgang af virksomhedens værdier og kultur
- Tydelig forventningsafstemning om rollen
- Adgang til relevante systemer, dokumenter og ressourcer
- Jobtræning og løbende feedback
- Buddy eller mentor
- Opfølgning efter 30, 60 og 90 dage
Nyttige links og læs mere
Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/
Rekrutteringsproces
Rekruttering
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/
Job- og kompetenceprofil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/job-og-kompetenceprofil/
Rekrutteringssystem og ATS
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekrutteringssystem-og-ats/
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
HR-årshjul – der skaber struktur
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/
Hvad er Offboarding?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-offboarding/
PeopleSuite HR System
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
Hvad laver man som HR?
Som HR er der mange forskellige opgaver, og det er en afdeling, der arbejder med håndtering af medarbejdere og deres arbejdsforhold. HR står for Human Resources eller på dansk, personale.
En af de vigtigste opgaver for HR
er at rekruttere de rigtige medarbejdere til en virksomhed. Det er en omfattende proces, der kræver at HR kan lave en stillingsannonce, screene og udvælge kandidater til interviews og vurdere, hvem der er den bedste kandidat til jobbet.
Når nye medarbejdere er ansat
har HR ansvaret for at sørge for, at de har en ordentlig kontrakt og er klar over deres arbejdsopgaver og forventninger. HR skal også sørge for, at medarbejderne har alt det udstyr og de faciliteter, der skal bruges til at udføre deres arbejde.
HR skal desuden sørge for, at medarbejderne er tilfredse på deres arbejdsplads. Det inkluderer at tilbyde træning og udvikling, så de kan forbedre deres færdigheder og dermed også blive mere værdifulde for virksomheden. HR skal også se til, at medarbejdernes arbejdsforhold opfylder lovgivningsmæssige krav, såsom ordentlige arbejdstider og løn.
HR skal også tage sig af, når det er tid til at sige farvel til en medarbejder. Det kan være alt fra at opsige en medarbejder på grund af dårlig arbejdsindsats til at fratræde medarbejdere i forbindelse med nedskæringer. HR skal følge loven og lovgivningen og sørge for, at processen foregår på en ordentlig og professionel måde.
I dag skal HR også være med til at skabe en god arbejdskultur på arbejdspladsen og at sørge for, at medarbejdernes trivsel er i top. Det inkluderer også at tage hånd om eventuelle problemer, der kan opstå på arbejdspladsen, såsom konflikter mellem medarbejdere.
Kort sagt, er opgaverne, der hører til HR, mange og forskellige. Det er vigtigt, at HR er med til at skabe en god og professionel arbejdsplads, hvor medarbejderne trives og udfører deres arbejde på bedst mulig vis og kan bidrage med succes til virksomheden.
Læs mere om “Hvad laver man som HR?” på IPA Nordics Hjemmeside
Hvad beskæftiger en HR-medarbejder sig med?
En HR-medarbejder arbejder med mennesker, struktur og udvikling
En HR-medarbejder arbejder med de opgaver, der handler om virksomhedens medarbejdere.
Det kan være rekruttering, onboarding, trivsel, kompetenceudvikling, MUS, personalehåndbog, HR-politikker, medarbejderdata, arbejdsmiljø, løn, ansættelsesforhold og offboarding.
HR står for Human Resources. I praksis betyder det, at HR arbejder med hele medarbejderrejsen, fra virksomheden får behov for en ny medarbejder, til medarbejderen en dag forlader virksomheden igen.
En god HR-medarbejder arbejder ikke kun administrativt. HR skal også forstå virksomheden, lederne, kulturen og de udfordringer, der opstår i hverdagen. Derfor er HR ofte bindeled mellem ledelse, medarbejdere, systemer og virksomhedens strategi.
HR-medarbejderen hjælper virksomheden med at tiltrække medarbejdere
En vigtig del af HR-arbejdet handler om rekruttering og tiltrækning.
HR kan hjælpe med at afklare behovet for en ny medarbejder, udarbejde job- og kompetenceprofil, skrive jobopslag, håndtere ansøgninger, strukturere samtaler og sikre en god kandidatoplevelse.
I nogle virksomheder står HR selv for store dele af processen. I andre virksomheder støtter HR lederne, så de træffer bedre og mere kvalificerede beslutninger.
Rekruttering handler ikke kun om at finde en person, der kan løse opgaven her og nu. Det handler også om at finde en medarbejder, der passer til rollen, teamet, kulturen og virksomhedens fremtidige behov.
HR-medarbejderen skaber en god start for nye medarbejdere
Når en ny medarbejder er ansat, fortsætter HR-arbejdet med preboarding og onboarding.
HR-medarbejderen kan sikre, at den nye medarbejder får den information, de systemadgange, det udstyr og den introduktion, der er nødvendig for at komme godt i gang.
En god onboarding handler både om det praktiske, det faglige og det sociale. Den nye medarbejder skal forstå sin rolle, kende forventningerne, møde de vigtigste kolleger og få en god fornemmelse af kulturen.
Når onboarding fungerer, bliver medarbejderen hurtigere tryg, produktiv og tilknyttet virksomheden.
HR-medarbejderen arbejder med trivsel og arbejdsmiljø
HR spiller ofte en central rolle i arbejdet med trivsel, arbejdsmiljø og medarbejderoplevelse.
Det kan handle om trivselsmålinger, APV, stressforebyggelse, sygefravær, konflikter, samarbejde, feedbackkultur og lederstøtte.
HR skal ikke løse alle problemer alene. Trivsel og arbejdsmiljø er et fælles ansvar mellem ledelse, medarbejdere, arbejdsmiljøorganisation og HR. Men HR kan skabe struktur, stille de rigtige spørgsmål og sikre, at der bliver fulgt op.
En vigtig del af HR-opgaven er derfor at opdage mønstre. Hvis flere medarbejdere mistrives, hvis sygefraværet stiger, eller hvis samarbejdet i et team bliver vanskeligt, skal HR hjælpe virksomheden med at handle.
HR-medarbejderen understøtter udvikling og motivation
HR arbejder også med medarbejderudvikling, kompetenceudvikling og motivation.
Det kan ske gennem MUS, udviklingsplaner, feedback, lederdialog, kurser, sidemandsoplæring, talentudvikling eller nye opgaver.
Formålet er, at medarbejderne udvikler de kompetencer, der både giver mening for dem selv og skaber værdi for virksomheden.
HR-medarbejderen kan hjælpe ledere med at tale mere konkret om udvikling. Hvad skal medarbejderen blive bedre til? Hvilke opgaver kræver nye kompetencer? Hvad motiverer medarbejderen? Og hvordan følger vi op, så udvikling ikke kun bliver en god intention?
HR-medarbejderen arbejder med vilkår, regler og personaleadministration
HR har også en vigtig administrativ og juridisk rolle.
Det kan handle om ansættelseskontrakter, personalehåndbog, HR-politikker, ferie, barsel, løn, personalegoder, dokumentation, GDPR, fratrædelse og andre forhold i ansættelsen.
Denne del af HR-arbejdet er vigtig, fordi klare rammer skaber tryghed og forebygger misforståelser.
Medarbejdere skal vide, hvilke regler og vilkår der gælder. Ledere skal vide, hvordan de skal håndtere personalesager. Og virksomheden skal kunne dokumentere, at processer og aftaler er håndteret ordentligt.
HR-medarbejderen hjælper lederne
En HR-medarbejder arbejder sjældent kun med medarbejdere. En stor del af HR-opgaven handler om at støtte ledere.
Det kan være sparring om rekruttering, trivsel, fravær, konflikter, feedback, svære samtaler, medarbejderudvikling eller teamudfordringer.
HR skal kunne hjælpe lederen med både det konkrete og det strategiske. Nogle gange handler det om en praktisk proces. Andre gange handler det om at forstå, hvad der reelt er på spil i en afdeling, et team eller en relation.
Derfor kræver HR både faglig viden, menneskelig forståelse og forretningsforståelse.
HR-medarbejderen arbejder med data og systemer
Moderne HR handler i stigende grad om data og digitale systemer.
Et HR-system kan give overblik over medarbejderdata, dokumenter, kontrakter, onboarding, MUS, fravær, kompetencer, udstyr, adgangsstyring og HR-processer.
HR-medarbejderen kan bruge data til at skabe bedre beslutningsgrundlag. Det kan for eksempel handle om medarbejderomsætning, trivsel, sygefravær, rekruttering, udviklingsbehov eller opfølgning på HR-årshjul.
Data erstatter ikke dialog og ledelse, men det kan hjælpe virksomheden med at se mønstre og prioritere rigtigt.
HR-medarbejderen bidrager til kultur og tilknytning
HR arbejder også med virksomhedens kultur.
Det kan handle om værdier, samarbejde, kommunikation, ledelse, socialt miljø, psykologisk tryghed og oplevelsen af at høre til.
Tidligere talte man ofte om fastholdelse af medarbejdere. I dag giver det ofte mere mening at tale om tilknytning. Medarbejdere bliver ikke i en virksomhed, fordi de bliver fastholdt. De bliver, fordi de oplever mening, udvikling, ordentlige vilkår, god ledelse og en arbejdsplads, de kan se sig selv i.
HR-medarbejderen kan være med til at skabe de rammer, hvor medarbejdere både kan trives og præstere.
Kort sagt
En HR-medarbejder beskæftiger sig med de mennesker, processer og systemer, der får virksomheden til at fungere som arbejdsplads.
HR arbejder med både tiltrækning, tilknytning, trivsel, udvikling, administration, ledelse og fratrædelse.
Den bedste HR-medarbejder løser ikke kun opgaver. Han eller hun skaber sammenhæng mellem virksomhedens behov og medarbejdernes hverdag.
Nyttige links og læs mere
Hvad er en HR-ansvarlig?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-hr-ansvarlig/
Hvad er forskellen på HR og HRM?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-forskellen-paa-hr-og-hrm/
HR RealityTjek – et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
HR-årshjul – der skaber struktur
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/
Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/
MUS-samtale
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tilknytning/mus-samtale/
Medarbejderledelse
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/lederudvikling/medarbejderledelse/
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite Trivsel
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/wellbeing
PeopleSuite Governance
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/governance
Personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
Hvad er forskellen på HR og HRM?
HR og HRM bliver ofte brugt om det samme
HR og HRM bliver ofte brugt som om, de betyder det samme. Det gør de delvist også i praksis, men der er en vigtig forskel.
HR står for Human Resources og bruges typisk om personaleområdet, HR-funktionen, HR-afdelingen eller de konkrete HR-opgaver i en virksomhed.
HRM står for Human Resource Management og handler mere om ledelsen, styringen og udviklingen af virksomhedens menneskelige ressourcer. HRM er altså den ledelsesmæssige og strategiske tilgang til, hvordan virksomheden tiltrækker, udvikler, leder og tilknytter medarbejdere.
Kort sagt: HR er ofte funktionen og opgaverne. HRM er den samlede ledelsesmæssige tilgang til arbejdet med mennesker i organisationen.
Hvad betyder HR?
HR er en forkortelse for Human Resources. På dansk kan det oversættes til personaleområdet eller arbejdet med virksomhedens medarbejdere.
HR dækker over mange forskellige opgaver. Det kan være rekruttering, ansættelseskontrakter, onboarding, personalehåndbog, løn, trivsel, MUS, kompetenceudvikling, arbejdsmiljø, fravær, medarbejderdata og offboarding.
I nogle virksomheder er HR en egentlig afdeling. I andre virksomheder ligger HR-opgaverne hos direktøren, en leder, en administrationsmedarbejder eller en ekstern HR-partner.
Det afgørende er ikke, om virksomheden har en stor HR-afdeling. Det afgørende er, om de vigtigste HR-opgaver bliver løst ordentligt, rettidigt og med sammenhæng.
Hvad betyder HRM?
HRM står for Human Resource Management.
HRM handler om, hvordan virksomheden arbejder systematisk og strategisk med mennesker, roller, opgaver, ledelse og organisation. Det handler ikke kun om administration, men om at skabe sammenhæng mellem virksomhedens mål og medarbejdernes kompetencer, motivation, trivsel og udvikling.
Inden for HRM ser man på samspillet mellem personer, arbejdsopgaver, ledelse og organisatorisk kontekst. Det handler blandt andet om, hvordan virksomheden tiltrækker de rette medarbejdere, udvikler deres kompetencer, skaber gode arbejdsforhold og sikrer, at medarbejderne kan bidrage bedst muligt.
HRM er derfor tæt forbundet med virksomhedens strategi, kultur og ledelse.
HR er opgaverne, HRM er sammenhængen
En enkel måde at forstå forskellen på er denne:
- HR handler om de konkrete opgaver.
- HRM handler om den samlede styring og sammenhæng mellem opgaverne.
Eksempelvis kan onboarding være en HR-opgave. Men når virksomheden arbejder med onboarding som en del af rekruttering, kultur, rolleforståelse, lederansvar og medarbejdertilknytning, bliver det en del af HRM.
Det samme gælder MUS, kompetenceudvikling, trivsel og rekruttering. Hver opgave kan løses enkeltstående, men værdien bliver større, når de hænger sammen i en samlet HRM-tilgang.
HR og HRM i mindre virksomheder
HR bliver ofte forbundet med større virksomheder, der har en intern HR-afdeling. Men det er en misforståelse, at mindre virksomheder ikke har behov for HR.
I mindre virksomheder er medarbejderne ofte endnu mere afgørende for driften. Når der er få personer, kan én forkert ansættelse, én uklar rolle eller én dårlig fratrædelse få stor betydning for både kultur, kunder, drift og økonomi.
Derfor kan HR og HRM være mindst lige så vigtigt i små og mellemstore virksomheder. Forskellen er blot, at løsningen skal være mere enkel, praktisk og tilpasset virksomhedens størrelse.
Mindre virksomheder har sjældent brug for tung HR-administration. De har brug for klare processer, tydeligt ansvar, gode samtaler og et HR-årshjul, der sikrer, at de vigtigste ting bliver gjort.
Fra personaleadministration til strategisk HR
HR har udviklet sig meget over tid.
Tidligere blev HR ofte forbundet med løn, kontrakter, regler og personaleadministration. De opgaver er stadig vigtige, men moderne HR handler også om rekruttering, trivsel, tilknytning, kompetenceudvikling, ledelse, kultur, arbejdsmiljø og data.
Det betyder, at HR i stigende grad bliver en strategisk funktion. HR skal ikke kun håndtere medarbejderforhold, når der opstår problemer. HR skal også hjælpe virksomheden med at skabe struktur, forudse behov og understøtte udviklingen af organisationen.
Det er netop her, HRM bliver relevant. HRM handler om at se medarbejderområdet som en del af virksomhedens samlede ledelse og udvikling.
Hvorfor er forskellen vigtig?
Forskellen mellem HR og HRM er vigtig, fordi mange virksomheder har HR-opgaver, men ikke nødvendigvis en samlet HRM-tilgang.
De ansætter medarbejdere, holder samtaler, laver kontrakter og håndterer fravær. Men hvis opgaverne ikke hænger sammen, bliver HR let reaktivt og personafhængigt.
En HRM-tilgang hjælper virksomheden med at stille bedre spørgsmål:
- Hvilke kompetencer får vi brug for?
- Hvordan tiltrækker vi de rette mennesker?
- Hvordan giver vi nye medarbejdere en god start?
- Hvordan udvikler vi ledere og medarbejdere?
- Hvordan skaber vi trivsel og tilknytning?
- Hvordan bruger vi data til at træffe bedre HR-beslutninger?
Når HR og HRM hænger sammen, bliver arbejdet med mennesker ikke kun en administrativ funktion. Det bliver en aktiv del af virksomhedens strategi og udvikling.
Nyttige links og læs mere
Hvad er en HR-ansvarlig?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-en-hr-ansvarlig/
HR RealityTjek
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
HR-årshjul
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
Medarbejderledelse
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/lederudvikling/medarbejderledelse/
HR – Den Strategiske Brobygger
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/hr-den-strategiske-brobygger/
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
IPA Nordic
https://www.ipanordic.com/da/
Hvad er en HR ansvarlig?
En HR-ansvarlig har ansvar for virksomhedens HR-arbejde
En HR-ansvarlig er den person, der har ansvar for, at virksomhedens vigtigste HR-opgaver bliver løst professionelt, rettidigt og med sammenhæng.
Rollen kan se meget forskellig ud fra virksomhed til virksomhed. I en større virksomhed kan den HR-ansvarlige være HR-chef, HR-manager eller leder af en HR-afdeling. I en mindre virksomhed kan rollen ligge hos direktøren, en administrationsansvarlig, en økonomiansvarlig eller en leder med særligt ansvar for medarbejderområdet.
Det afgørende er ikke titlen. Det afgørende er, at nogen har ansvar for at skabe struktur, retning og opfølgning på arbejdet med medarbejdere, ledere, kultur, trivsel, rekruttering, udvikling og HR-processer.
Hvad laver en HR-ansvarlig?
En HR-ansvarlig arbejder med hele medarbejderrejsen.
Det betyder, at rollen kan spænde fra rekruttering og onboarding til trivsel, MUS, kompetenceudvikling, personalehåndbog, HR-politikker, ledersparring, arbejdsmiljø, medarbejderdata og offboarding.
Den HR-ansvarlige skal sikre, at HR ikke bliver tilfældige enkeltsager, men hænger sammen med virksomhedens drift, strategi og ledelse.
I praksis kan den HR-ansvarlige blandt andet arbejde med:
- Rekruttering og udvælgelse
- Preboarding og onboarding
- MUS og udviklingssamtaler
- Trivsel og arbejdsmiljø
- Personalehåndbog og HR-politikker
- Kompetenceudvikling og talentudvikling
- Lederstøtte og sparring
- Fravær, konflikter og personalesager
- Løn, vilkår og personalegoder
- HR-system, data og dokumentation
- Offboarding og exit-samtaler
Den HR-ansvarlige skaber sammenhæng
En af de vigtigste opgaver for en HR-ansvarlig er at skabe sammenhæng.
Mange virksomheder har HR-opgaver, men ikke nødvendigvis en samlet HR-struktur. De ansætter medarbejdere, holder samtaler, håndterer fravær og laver kontrakter. Men hvis opgaverne ikke hænger sammen, bliver HR hurtigt reaktivt og personafhængigt.
Den HR-ansvarlige skal derfor sikre, at virksomheden har klare processer, tydeligt ansvar og en fast rytme for de vigtigste HR-aktiviteter.
Det kan for eksempel være et HR-årshjul, der viser, hvornår der arbejdes med MUS, trivselsmålinger, APV, lønregulering, kompetenceudvikling, rekruttering, onboarding og opfølgning.
Den HR-ansvarlige er bindeled mellem ledelse og medarbejdere
En HR-ansvarlig arbejder i krydsfeltet mellem ledelse, medarbejdere og forretning.
Rollen handler ikke kun om at administrere medarbejderforhold. Den handler også om at forstå, hvad virksomheden har brug for, hvad medarbejderne oplever, og hvad lederne har behov for støtte til.
Den HR-ansvarlige skal derfor have føling med organisationen. Det kræver dialog med ledere, kontakt med medarbejdere og forståelse for den hverdag, HR-processerne skal fungere i.
HR må ikke blive HR for HR’s skyld. HR skal hjælpe virksomheden med at få hverdagen til at fungere bedre.
HR-ansvarlig og HR-medarbejder er ikke altid det samme
En HR-medarbejder løser typisk konkrete HR-opgaver.
Det kan være rekruttering, kontrakter, onboarding, personaleadministration, trivselsmålinger, MUS-processer, dokumenter eller opdatering af HR-systemet.
En HR-ansvarlig har derimod det samlede ansvar for retning, prioritering og sammenhæng i HR-arbejdet.
I større virksomheder kan den HR-ansvarlige være leder for flere HR-medarbejdere. I mindre virksomheder kan den samme person både være HR-ansvarlig og udføre de praktiske HR-opgaver selv.
Forskellen ligger derfor ikke kun i opgaverne, men i ansvaret. Den HR-ansvarlige skal sikre, at HR-indsatsen understøtter virksomhedens mål og ikke kun løser opgaver enkeltvis.
HR-ansvarlig og HR-chef
I nogle virksomheder bruges betegnelserne HR-ansvarlig og HR-chef næsten ens.
En HR-chef har typisk ledelsesansvar for HR-funktionen og ofte også personaleansvar for HR-medarbejdere. En HR-ansvarlig kan have samme ansvar, men titlen bruges ofte bredere, især i mindre og mellemstore virksomheder.
En HR-ansvarlig behøver derfor ikke nødvendigvis at være chef for en HR-afdeling. Rollen kan også være en funktion, hvor personen har ansvar for at koordinere, prioritere og følge op på HR-arbejdet.
Det vigtige er, at virksomheden ved, hvem der ejer HR-processerne, og hvem der sikrer, at de bliver gennemført.
Den HR-ansvarlige skal forstå forretningen
En stærk HR-ansvarlig skal forstå mere end HR.
Rollen kræver også forretningsforståelse. HR-indsatser skal ikke kun være pæne initiativer. De skal understøtte virksomhedens mål, drift, kultur, ledelse og økonomi.
Det betyder ikke, at medarbejdere skal reduceres til “ressourcer”, der bare skal optimeres. Det betyder, at den HR-ansvarlige skal kunne se sammenhængen mellem mennesker og resultater.
God rekruttering, tydelige roller, stærk onboarding, god ledelse, trivsel, kompetenceudvikling og ordentlig offboarding har betydning for virksomhedens evne til at levere.
Derfor er HR både menneskeligt og forretningsmæssigt vigtigt.
Den HR-ansvarlige støtter lederne
En stor del af HR-ansvaret handler om at støtte lederne.
Ledere har ofte det daglige ansvar for medarbejdere, performance, trivsel og samarbejde. Men de har ikke altid HR-fagligheden, tiden eller erfaringen til at håndtere svære personalesituationer alene.
Her kan den HR-ansvarlige hjælpe med struktur, sparring og proces.
Det kan være ved rekruttering, opfølgning på nyansatte, fravær, konflikter, feedback, svære samtaler, udviklingsplaner eller spørgsmål om vilkår og politikker.
Den HR-ansvarlige skal ikke overtage lederens ansvar. Men rollen skal hjælpe lederen med at tage ansvaret på en ordentlig og professionel måde.
Den HR-ansvarlige har ansvar for HR-processer og politikker
En HR-ansvarlig skal sikre, at virksomheden har de nødvendige HR-processer og politikker.
Det kan være ansættelseskontrakter, personalehåndbog, ferie, barsel, fravær, hjemmearbejde, løn, adfærd, arbejdsmiljø, whistleblowerordning, onboarding, offboarding og behandling af medarbejderdata.
Formålet er ikke at skabe regler for reglernes skyld. Formålet er at skabe klarhed, retfærdighed og fælles rammer.
Når processer og politikker er tydelige, bliver det lettere for både ledere og medarbejdere at vide, hvad der gælder, og hvordan situationer skal håndteres.
Den HR-ansvarlige arbejder med data og HR-system
Moderne HR kræver overblik.
Den HR-ansvarlige skal kunne arbejde med medarbejderdata, dokumenter, HR-masterdata, organisationsdiagram, adgang, onboarding, MUS, trivsel og rapportering.
Et HR-system kan hjælpe med at samle data og processer ét sted. Det gør HR mindre afhængigt af regneark, mails og enkeltpersoners hukommelse.
Data skal dog bruges med omtanke. HR-data handler ofte om mennesker og følsomme forhold. Derfor skal den HR-ansvarlige også have fokus på datasikkerhed, adgangsstyring og GDPR.
HR-ansvarlig i mindre virksomheder
I mindre virksomheder findes der ofte ikke en egentlig HR-afdeling.
Det betyder ikke, at der ikke er HR-opgaver. Tværtimod kan HR være ekstra vigtigt, fordi få medarbejdere kan have stor betydning for drift, kultur og kundeleverancer.
I mindre virksomheder skal den HR-ansvarlige ofte arbejde meget praktisk. Det kan handle om at få styr på kontrakter, onboarding, medarbejderdata, HR-årshjul, MUS, trivsel og rekruttering.
Her er enkelhed vigtig. Virksomheden har sjældent brug for tung HR-administration. Den har brug for tydelige processer, klare aftaler og et niveau, der passer til virksomhedens størrelse.
Hvad kendetegner en god HR-ansvarlig?
En god HR-ansvarlig kombinerer struktur, menneskelig forståelse og forretningsblik.
Rollen kræver både faglighed og dømmekraft. Den HR-ansvarlige skal kunne arbejde med systemer og processer, men også forstå relationer, kultur, ledelse og de svære situationer, der opstår mellem mennesker.
En god HR-ansvarlig:
- Skaber overblik og struktur
- Tænker HR sammen med virksomhedens mål
- Har føling med organisationen
- Støtter lederne uden at overtage deres ansvar
- Taler både medarbejdernes og ledelsens sprog
- Arbejder systematisk med trivsel og tilknytning
- Sikrer dokumentation og ordentlige processer
- Bruger data uden at glemme mennesket
- Kan prioritere, hvad der er vigtigst lige nu
Hvordan kan en HR-ansvarlig komme godt i gang?
Hvis virksomheden ikke har haft en tydelig HR-struktur før, bør den HR-ansvarlige starte med at skabe overblik.
Det kan ske ved at stille nogle enkle spørgsmål:
- Hvilke HR-opgaver løser vi i dag?
- Hvem har ansvar for hvad?
- Hvor ligger vores medarbejderdata og dokumenter?
- Har vi styr på rekruttering, onboarding og offboarding?
- Har vi et HR-årshjul?
- Hvordan arbejder vi med trivsel, MUS og udvikling?
- Hvor er der størst risiko eller mest spildtid?
- Hvilke HR-indsatser vil skabe mest værdi først?
Det vigtigste er ikke at gøre alt på én gang. Det vigtigste er at skabe et realistisk fundament og prioritere de indsatser, der vil gøre størst forskel.
Kort sagt om den hr ansavarlige
En HR-ansvarlig har ansvar for, at virksomhedens HR-arbejde hænger sammen.
Rollen handler om rekruttering, onboarding, trivsel, udvikling, HR-politikker, ledersparring, data, systemer og offboarding. Men den handler også om retning, prioritering og sammenhæng.
Den HR-ansvarlige er den person, der sikrer, at arbejdet med mennesker ikke bliver tilfældigt, men bliver en professionel del af virksomhedens drift og udvikling.
Nyttige links og læs mere
Hvad er forskellen på HR og HRM?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-forskellen-paa-hr-og-hrm/
HR RealityTjek – et godt sted at starte
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/hr-reality-tjek-et-godt-sted-at-starte/
HR-årshjul – der skaber struktur
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/aarshjul-for-hr/
Personalehåndbog og HR-politikker
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/hr-fundament/personalehaandbog-hr-politikker/
Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/
Preboarding og onboarding
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/preboarding-og-onboarding/
MUS-samtale
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tilknytning/mus-samtale/
Medarbejderledelse, motivation og feedback
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/lederudvikling/medarbejderledelse/
HR – Den Strategiske Brobygger
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/hr-den-strategiske-brobygger/
Gratis HR-system
https://www.strategisk-hr.dk/gratis-hr-system/
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
PeopleSuite Staff Freemium
https://www.ipanordic.com/da/staff/freemium
PeopleSuite Flex
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex
PeopleSuite 360 Complete
https://www.ipanordic.com/da/staff/flex/360-complete
Hvad er en personlighedsanalyse?
En personlighedsanalyse er ikke en test med rigtige og forkerte svar
En personlighedsanalyse er et værktøj, der giver indsigt i en persons typiske adfærd, præferencer, motivation og måde at indgå i arbejdsmæssige sammenhænge på.
Mange kalder det en personlighedstest, fordi det er den mest udbredte betegnelse. Men i virkeligheden er ordet test ikke helt præcist. En personlighedsanalyse har ikke et facit. Der er ikke rigtige og forkerte svar, og man kan ikke bestå eller dumpe.
Formålet er i stedet at tegne et mere nuanceret billede af personens profil. Analysen kan give et fælles sprog for, hvordan personen typisk arbejder, samarbejder, træffer beslutninger, håndterer krav og reagerer i forskellige arbejdssituationer.
Hvad bruger man en personlighedsanalyse til?
Personlighedsanalyser bruges i dag i mange forskellige sammenhænge.
De bruges ofte i rekruttering, hvor de kan kvalificere samtalen med kandidaten og give et bedre grundlag for at vurdere match mellem person, job, team og organisation.
De bruges også i lederudvikling, medarbejderudvikling, teamudvikling, coaching, talentudvikling og MUS. Her kan analysen hjælpe med at skabe større selvindsigt og bedre forståelse for forskelle mellem mennesker.
En personlighedsanalyse kan blandt andet give indsigt i:
- Hvordan personen foretrækker at arbejde
- Hvad der giver og tager energi
- Hvordan personen samarbejder med andre
- Hvordan personen typisk kommunikerer
- Hvilke styrker der kan bringes i spil
- Hvilke blinde vinkler der kan være relevante at tale om
- Hvordan personen kan ledes, støttes og udvikles bedst
En personlighedsanalyse er et dialogværktøj
Den største værdi af en personlighedsanalyse opstår ikke i selve rapporten. Den opstår i dialogen.
Rapporten kan sætte ord på mønstre, præferencer og mulige opmærksomhedspunkter, men den skal altid forstås i sammenhæng med personens erfaringer, rolle, opgaver og arbejdssituation.
Derfor bør en personlighedsanalyse aldrig bruges som en facitliste. Den bør bruges som et struktureret afsæt for en samtale.
I en rekruttering kan analysen hjælpe med at stille bedre spørgsmål. I et team kan den skabe forståelse for forskelle. I lederudvikling kan den give lederen et mere præcist billede af egen stil og mulige udviklingsområder.
Personlighedsanalyse i rekruttering
I rekruttering er interviewet stadig et centralt værktøj. En personlighedsanalyse kan ikke erstatte et godt interview, en tydelig jobprofil, erfaring, referencer eller faglige kompetencer.
Men analysen kan styrke rekrutteringsprocessen.
Den kan give et mere systematisk billede af kandidatens arbejdsstil, motivation, samarbejdsform og naturlige præferencer. Den kan også gøre det lettere at undersøge, hvordan kandidaten matcher de krav, der ligger i jobbet.
Det vigtigste spørgsmål er ikke, om kandidaten har en “god” profil. Det vigtigste spørgsmål er, om profilen passer til den konkrete rolle, det konkrete team og de forventninger, virksomheden har.
Hvad måler en personlighedsanalyse?
En personlighedsanalyse måler ikke hele mennesket.
Personlighed er kompleks og påvirkes af erfaringer, relationer, livssituation, kultur, rolle og kontekst. Derfor bør en analyse forstås som et kvalificeret billede af nogle udvalgte mønstre, ikke som en fuldstændig beskrivelse af personen.
En god analyse kan give indsigt i personens typiske præferencer og adfærdsmønstre. Det kan for eksempel handle om struktur, resultatorientering, relationer, forandring, selvstændighed, tillid, detaljer, gennemslagskraft eller samarbejdsform.
Men mennesker er mere end deres profil. Vi kan tilpasse os, lære nyt og handle forskelligt afhængigt af situationen.
IPA Core Personality
Hos Strategisk HR arbejder vi blandt andet med IPA Core Personality fra IPA Nordic.
IPA Core Personality er en integreret personlighedsanalyse, der er udviklet til arbejdslivet. Analysen beskriver 12 personlighedstræk fordelt på fire hovedfaktorer og bruges som et dialogværktøj i blandt andet rekruttering, udvikling, ledelse og teams.
Analysen er ipsativ. Det betyder, at respondenten skal vælge mellem flere udsagn, der er vægtet op mod hinanden. I den klassiske opbygning arbejder respondenten med 48 udsagnsgrupper med fire udsagn i hver. Her skal man typisk markere det udsagn, man er mest enig i, og det udsagn, man er mest uenig i.
Denne metode hjælper med at skabe et mere differentieret billede af personens præferencer og arbejdsmæssige mønstre.
Derfor er personlighedsanalyser nyttige
En HR-medarbejder arbejder sjældent kun med medarbejdere. En stor del af HR-opgaven handler om at støtte ledere.
Det kan være sparring om rekruttering, trivsel, fravær, konflikter, feedback, svære samtaler, medarbejderudvikling eller teamudfordringer.
HR skal kunne hjælpe lederen med både det konkrete og det strategiske. Nogle gange handler det om en praktisk proces. Andre gange handler det om at forstå, hvad der reelt er på spil i en afdeling, et team eller en relation.
Derfor kræver HR både faglig viden, menneskelig forståelse og forretningsforståelse.
Hvordan bør personlighedsanalyser ikke bruges?
En personlighedsanalyse bør ikke bruges til at sætte mennesker i kasser.
Den bør heller ikke bruges alene til at ansætte, afvise, forfremme eller vurdere medarbejdere. Hvis en analyse bliver brugt mekanisk, kan den skabe forsimplede og uretfærdige vurderinger.
Det er også vigtigt, at analysen bliver fortolket professionelt. En rapport kan ikke stå alene uden dialog, kontekst og forståelse for den rolle, personen skal fungere i.
Den gode brug af personlighedsanalyser kræver derfor både faglighed, etik og ydmyghed. Analysen skal hjælpe os med at forstå mennesker bedre, ikke reducere dem til en type eller en score.
Kort sagt om hvad en personlighedsanalyse er
En personlighedsanalyse er et værktøj, der giver indsigt i en persons typiske præferencer, arbejdsstil og adfærdsmønstre.
Den kan bruges i rekruttering, udvikling, ledelse, teams og coaching. Men den skal altid bruges som et dialogværktøj og aldrig som en facitliste.
Når en personlighedsanalyse bruges rigtigt, kan den skabe bedre samtaler, stærkere selvindsigt og et mere præcist grundlag for at forstå, hvordan mennesker bedst trives, samarbejder og skaber værdi i arbejdslivet.
Kort sagt
En HR-medarbejder beskæftiger sig med de mennesker, processer og systemer, der får virksomheden til at fungere som arbejdsplads.
HR arbejder med både tiltrækning, tilknytning, trivsel, udvikling, administration, ledelse og fratrædelse.
Den bedste HR-medarbejder løser ikke kun opgaver. Han eller hun skaber sammenhæng mellem virksomhedens behov og medarbejdernes hverdag.
Nyttige links og læs mere
Hvad er IPA analyse?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-ipa-analyse/
Hvad er trækteori?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-traekteori/
Hvad er The Big Five?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-the-big-five/
Hvad er JTI? – Jungiansk Typeindeks
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-er-jti-jungiansk-typeindeks/
Hvad betyder grit?
https://www.strategisk-hr.dk/faq-items/hvad-betyder-grit/
HR-analyser til rekruttering
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/hr-analyser-til-rekruttering/
Rekrutteringsproces
https://www.strategisk-hr.dk/hr-opgaver/tiltraekning/rekruttering/
Motiverende foredrag omkring personprofiler
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/motiverende-foredrag-omkring-personprofiler/
Medarbejderens motivation og min ledelsesstil
https://www.strategisk-hr.dk/hr-foredrag/medarbejderens-motivation-og-min-ledelsesstil/
Personlighedsanalyser
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses
IPA Core Personality
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/core-personality
IPA Meta Factors
https://www.ipanordic.com/da/personality-analyses/meta-factors
Forskning i Personlighedsanalyse
https://www.ipanordic.com/da/research
PeopleSuite HR-system
https://www.ipanordic.com/da/staff
Forskningen bliver primært leveret af IPA Nordic.
